Zmocnilující úředník Evropské nadace pro zlepšení životních a pracovních podmínek (Eurofound),

S OHLEDEM na nařízení Rady (EHS) č. 1365/75 ze dne 26. května 1975 o vzniku Evropské nadace pro zlepšení životních a pracovních podmínek, jak bylo novelizováno nařízením Rady (EHS) č. 1947/93 ze dne 30. června 1993;

S OHLEDEM NA FINANČNÍ PŘEDPISY Evropské nadace pro zlepšení životních a pracovních podmínek přijaté dne 30. srpna 2019;

S OHLEDEM na nutnost upřesnění a aktualizace předchozích pravidel;

S OHLEDEM na nutnost zjednodušit administrativní postupy jak pro experty, tak pro Eurofound, aby se mohly zaměřit na výzkum;

Přijal následující pravidla:

Článek 1: Použitelnost a role

Osoby, na které se tato pravidla vztahují:

• Osoby, které nejsou zaměstnané Eurofoundem, byly zvány k účasti na setkáních pořádaných Eurofoundem v expertní kapacitě, s výjimkou členů institucí a jiných orgánů Evropské unie.

• Představenstvo, členové úřadů a poradních výborů Eurofoundu (společně označovaní dále jako "členové představenstva");

Článek 2: Principy

Odborníci a členové představenstva, kteří se účastní zasedání Eurofoundu, by měli přicházet a odcházet co nejblíže začátku a konci jednání.

Cestovní výdaje budou proplaceny a denní a hotelové příspěvky hradeny v souladu s těmito pravidly.

V případě, že Eurofound nabízí balíček "all-inclusive", tj. organizuje a platí přímo za dopravu (např. letenky, vlak, autobus), ubytování, stravu a místní dopravu, nebude expertovi/členovi rady vyplácen další příspěvek. Jakákoli odchylka od dohodnutého cestovního balíčku nezaručuje žádné právo na náhradu nákladů.

Článek 3: Dodržování správních formalit

Odborníci a členové představenstva musí dodržovat administrativní formality platné v době pozvání. Příslušné administrativní formality jsou popsány v příloze A.1.

Článek 4: Transparentnost

Služby odpovědné za úhrady mají právo provést jakékoli potřebné kontroly a požádat odborníka a člena představenstva o jakékoli důkazy potřebné k tomuto účelu.

Článek 5: Obecné informace o organizaci cestování

5.1. Cestovní náklady budou vráceny na základě principu nejúspornějšího celkového výdaje.

5.2. Odborníci a členové rady mají nárok na náhradu cestovních nákladů vzniklých při cestování mezi místem původu a místem konání schůze.

5.3. Pokud z osobních nebo pracovních důvodů odborníci a členové představenstva cestují z nebo do jiného místa než původu, cestovní náklady budou proplaceny, pokud jsou v zemích EU a v rámci příslušného stropu. Pokud se dny příjezdu/odletu liší od dnů setkání (ale v rámci +2/-2 dnů), cesta bude také proplacena, v rámci příslušného stropu. Pokud je delší (mimo +2/-2 dny), příspěvek bude přispět podle uvážení Eurofoundu.

5.4. Na cestovní náklady se vztahují následující indikativní stropy:

Maximální možná náhrada (strop):
Cestování po Evropě 800 EUR
Cesta mimo Evropu: 1 500 EUR

5.5. Pokud cestovní náklady překročí tyto stropy, je pro získání plné náhrady vyžadováno předchozí schválení Eurofoundem. V případě absence takového schválení bude náhrada omezena na maximální částky.

5.6. Cestovní náklady budou vráceny pouze jednomu expertovi nebo členovi rady na každé schůzi, pokud není vyzván jinak (např. náhradníci rady na skupinových schůzích). Pokud je jeden expert nebo člen rady během zasedání nahrazen jiným, nemá nárok na cestovní náklady.

Článek 6: Pravidla dopravy

6.1. Cestování vlakem a/nebo dálkovou autobusovou dopravou

V zásadě je pro cesty kratší než 400 km (jednosměrně, podle oficiální vzdálenosti vlakem) dostatečným dopravním prostředkem první třída vlakem nebo dálkový autobus.

Cestování vlakem a/nebo dálkovým autobusem nezahrnuje místní dopravu (s výjimkou setkání konaných v prostorách Eurofoundu v Dublinu (viz 6.5); místní doprava se považuje za probíhající mezi letištěm a městskou oblastí místa původu/místa setkání) na letiště, které je zahrnuto do denního příspěvku.

Musí být použita nejkratší a nejekonomičtější trasa mezi místem původu a místem konání schůze. Náklady na rezervaci míst a přepravu nezbytných zavazadel jsou způsobilými výdaji.

Jízdenky na vlak by měly být rezervovány co nejdříve po obdržení pozvánky od Eurofoundu.

6.2. Letecké cestování

Letecká doprava by měla být použita pouze tehdy, pokud vzdálenost mezi místem odvozu a místem setkání přesahuje 400 km nebo pokud je zapojena námořní plavba.

Letenky by měly být rezervovány v nejnižší dostupné ekonomické třídě a co nejdříve po obdržení pozvánky od Eurofoundu.

Letenky zakoupené ve vyšší třídě než ekonomická nebude proplacena. Pokud za výjimečných okolností není možné rezervovat letenku v ekonomické třídě, měli by odborníci a členové představenstva požádat o předchozí schválení Eurofoundu. Pokud předchozí schválení nebylo uděleno, může být částečná náhrada nabídnuta podle uvážení zmocňujícího úředníka.

Pokud doba letu trvá šest nebo více hodin, lze si rezervovat business třídu, avšak stropy podle bodu 5.4 stále platí.

6.3. Pozdní rezervace, změny časů schůzek a zrušení schůzek

Pokud jsou vstupenky rezervovány méně než 10 dní předem a překročí maximální limit podle bodu 5.4. Odborníci a členové představenstva musí požádat o předchozí schválení rezervace Eurofoundem.

Pokud nebylo uděleno předchozí schválení, Eurofound si vyhrazuje právo proplatit částku, kterou považuje za vhodnou. Toto pravidlo neplatí, pokud byla pozvánka na setkání zaslána méně než 20 dní před samotným začátkem.

Pokud Eurofound změní časy schůzek způsobem, který vyžaduje změnu cestovního harmonogramu, nebo schůzku zruší, veškeré již vzniklé cestovní náklady budou proplaceny předložením původních podpůrných dokumentů.

6.4. Způsobilé cestovní náklady

Následující položky jsou považovány za způsobilé náklady:

Letecké daně

• Poplatky cestovní kanceláře

• Poplatky za kreditní karty

• Rezervace míst

• Přeprava nezbytných zavazadel

• Poplatky za odbavení na letišti.

6.5. Nezpůsobilé cestovní náklady

Následující položky nejsou považovány za způsobilé náklady:

• Nadměrná zavazadla, pokud to není odůvodněno oficiálními požadavky

• Prioritní nástup, rychlý nástup, preferované místo k sezení a další cestovní bonusy nejsou proplaceny, pokud je za to dodatečný poplatek a nejsou součástí ekonomického tarifu

• Náklady na zdravotní, životní a zavazadlové pojištění

• Poplatek za zrušení, přerezervaci nebo změnu poplatku, pokud o to Eurofound nepožádá

• Místní letiště je možné přestupovat taxíkem, autobusem, vlakem nebo jinou veřejnou dopravou. V případě schůzek konaných v prostorách Eurofoundu v Dublinu může být přeprava na letiště a z letiště proplacena, pokud Eurofound neorganizoval žádné přestupní opatření a není k dispozici rozumná veřejná doprava (např. mimo provozní dobu autobusů nebo pokud hotel není blízko zastávky pro letištní kyvadlové spoje).

6.6. Cestování autem

Odborníci a členové představenstva, kteří cestují autem nebo motocyklem, tak činí na vlastní riziko. Eurofound se zříká veškeré odpovědnosti za jakoukoli nehodu, která může během cesty nastat.

Použití soukromého auta (analogicky motocyklu) je vráceno na základě paušální sazby uvedené v příloze A.2, mezi místem původu a místem setkání a zpět pro jednu osobu cestující samostatně, přičemž se zohledňuje nejkratší trasa z místa původu do místa setkání.

Pokud dvě nebo více osob oprávněných na náhradu cestovních nákladů používají stejné auto, bude proplaceno pouze osobě odpovědné za auto ve výši 150 %.

Vždy musí být uveden počet ujetých kilometrů a registrační číslo auta. Následující položky nejsou považovány za způsobilé výdaje:

• Náklady na dálniční mýto

• Pronájem auta a náklady na palivo

• Náklady na přepravu auta po moři

• Náklady na parkování na letišti a v hotelu.

Článek 7: Podpůrné dokumenty

Cestovní náklady jsou proplaceny po předložení originálních dokumentů, letenek nebo internetových výtisků v případě online nákupu. Předložené dokumenty by měly uvádět: jméno cestujícího, cestovní třídu, časy cesty a zaplacenou cenu. Pokud v dokumentech není uvedena cena, bude vyžadována faktura.

Článek 8: Pravidla o denní výživné

8.1. Odborníci a členové představenstva pozvaní Eurofoundem na zasedání mohou obdržet příspěvky na živobytí, pokud je to uvedeno v pozvání.

8.2. Příspěvky na živobytí zahrnují:

• Denní příspěvek pokrývající všechny výdaje na místě, kde se setkání koná, včetně nákladů na jídlo a místní dopravu (autobus, tramvaj, metro, taxi atd.).

• Příspěvek na hotel pokrývající náklady na ubytování na místě setkání (stropy jsou uvedeny v příloze A.3).

8.3. Denní příspěvek vrácený vždy odpovídá počtu dnů schůzek.

8.4. Příspěvek na hotel je roven počtu dnů setkání. Celkový počet hotelových příspěvků proplacených na místě setkání může být zvýšen na celkový počet dnů setkání + 1, pokud to cestovní uspořádání vyžaduje.

Ve výjimečných případech a podle uvážení Eurofoundu může být příspěvek na hotel dále zvýšen na celkový počet dnů setkání+2, pokud není možné následující den opustit místo schůzky.

Příspěvek na hotel je proplacen pouze tehdy, pokud cestovní doklady (letenky a seznam účastníků) prokazují potřebu takové náhrady.
 

Článek 9: Pravidla o přizpůsobení

9.1. Pokud je místo původu uvedené v pozvánce rovno nebo méně než 100 km od místa setkání, hotel nebude proplacen, pouze cestovní náklady a denní příspěvek budou proplaceny.

9.2. Jídla (obědy nebo večeře) nabízená Eurofoundem nebo jinou třetí stranou během schůzky pořádané Eurofoundem budou odečtena z příspěvků ve výši 30 % z denního příspěvku.

9.3 Svačiny nabízené Eurofoundem nebo jakoukoli jinou třetí stranou během schůzky pořádané Eurofoundem budou odečteny z příspěvků sazbou 15 % z denního příspěvku.

Článek 10: Další pravidla o uchovávání podpůrných dokumentů, dalších výdajích a lhůtách pro nároky

10.1. Kopie všech cestovních dokladů musí být uchovávány odborníky a členy správní rady až do obdržení platby.

10.2. Jakékoli dodatečné cestovní náklady, hotelové a denní příspěvky vynaložené odborníky a členy rady vyplývající z nepředvídaných osobních okolností (např. rodinné záležitosti, nemoc atd.) budou vráceny pouze tehdy, pokud je předloženo odůvodnění (např. lékařské potvrzení) a již vzniklé náklady nelze získat zpět.

10.3 Odborníkům může být zaplacen odborný poplatek, pokud je schválen vedoucím jednotky Eurofoundu odpovědným za organizaci jednání. Výše bude v souladu s interní politikou Eurofoundu v této záležitosti.

10.4. Odborníci jsou povinni dodržet lhůtu pro uplatnění cestovních výdajů a příspěvků na živobytí ve výši dvou měsíců po skončení schůze. Po této lhůtě je Eurofound zproštěn jakékoli povinnosti proplácet cestovní náklady nebo platit jakékoli příspěvky.

Článek 11: Obecná pravidla pro platební uspořádání

11.1. Cestovní náklady budou proplaceny v eurech podle pravidla směnného kurzu Evropské komise prvního dne v měsíci, kdy se zasedání koná.

11.2. Všechny náhrady musí být provedeny na jeden bankovní účet do dvou měsíců po obdržení kompletní žádosti o náhradu a podpůrné dokumentace.

11.3. Při uplatňování výdajů musí člen představenstva/odborník ve formuláři žaloby uvést, zda mají být úhrady na jeho soukromý účet nebo na účet jeho/jejího zaměstnavatele. V případě, že je soukromý účet zvolen, Eurofound si vyhrazuje právo informovat svého zaměstnavatele o svých dohodách o úhradě.

11.4. Odborníci a členové představenstva mohou být povini uhradit jakékoli částky zaplacené omylem.

Tato kapitola se vztahuje na jakoukoli osobu, která doprovází osobu se zdravotním postižením pozvanou jako odborník nebo člen správní rady.

Článek 12: Pravidlo pro uplatnění nákladů na náhradu morální, materiální nebo tělesné újmy

Jakákoli morální, materiální nebo tělesná újma utrpěná buď odborníkem pozvaným Eurofoundem, nebo osobou odpovědnou za doprovod odborníka se zdravotním postižením během cesty nebo jeho pobytu na místě, kde se jednání koná, nesmí být předmětem nároku proti Eurofoundu, pokud jej nelze přičíst Eurofoundu.

Článek 13: Oprávněné dodatečné výdaje

Všechny výdaje vynaložené odborníkem se zdravotním postižením a jeho doprovodem, které nejsou dostatečně pokryty příspěvky na živobytí, mohou být proplaceny na žádost příslušného zmocňujícího úředníka a po předložení potřebných dokumentů.

Článek 14: Zrušení a vstup v platnost

Tato pravidla nahrazují:

• pravidla pro náhradu cestovních, příspěvků na živobytí a dalších výdajů odborníkům pozvaným na jednání pořádaná Eurofoundem (dokument EF-GB-82-5), která vstoupila v platnost 5. března 2010.

• pravidla upravující úhradu cestovních a obživných nákladů vzniklých osobami nezaměstnanými Eurofoundem, které jsou pozvány na jednání v odborné kapacitě (dokument EF-AB 50/8(d)), která vstoupila v platnost 29. listopadu 1994.

• pravidla týkající se úhrady cestovních, živinných a různých výdajů členů Správní rady (Doc EF-AB 6/9 (b)/1), která vstoupila v platnost 3. března 1978.

Tato pravidla vstupují v platnost prvního dne měsíce po jejich přijetí zmocňujícím úředníkem Eurofoundu.

Ivailo Kalfin
Výkonný ředitel
Provedeno v Dublinu, 27. 6. 2025

1. Registrace

Na každé setkání je třeba provést registraci podle pokynů zaslaných v pozvánce/e-mailu.

2. Setkání

Všechny relevantní cestovní dokumenty musí být zaslány e-mailem asistentovi schůzky na e-mailovou adresu uvedenou v pozvánce.

Odborníci, kteří se dříve zúčastnili jednání proplaceného Evropskou komisí, nebo jejichž osobní a bankovní údaje jsou již registrovány u Evropské komise (a tedy již mají "kód"), musí poskytnout pouze cestovní doklady.

Odborníci neregistrovaní u Evropské komise musí kromě cestovních dokladů poskytnout řádně vyplněný a podepsaný formulář právnických osob/bankovních účtů (osobní, soukromý nebo veřejný), tento dokument lze nalézt na: Právnické osoby a bankovní účty.

Výše uvedený formulář by měl být podepsán a datován odborníkem. Měla by být předložena aktuální kopie bankovního výpisu, kde je jasně viditelné jméno experta a kód IBAN; v případě absence by měl být formulář bankou orazítlován. Je také nutné poskytnout sken průkazu totožnosti a/nebo pasu odborníka.

Odborníci musí zajistit, aby všechny předložené formuláře byly čitelné, neobsahovaly žádná přeškrtnutá slova a byly doprovázeny kompletní podpůrnou dokumentací, pokud je to požadováno.

3. Po schůzce

Po každém setkání musí odborníci uplatnit své výdaje pomocí online formuláře pro náhradu nákladů v odkazu zaslaném v pozvánce/e-mailu.

Příspěvek na cestu autem: 0,22 EUR za kilometr.

Příjmy pro země v Evropské unii: