L’Officier Chargé de l’Autorisation de la Fondation Européenne pour l’Amélioration des Conditions de Vie et de Travail (Eurofound),

TENANT COMPTE du Règlement (CEE) n° 1365/75 du Conseil du 26 mai 1975 sur la création d’une Fondation européenne pour l’amélioration des conditions de vie et de travail, tel que modifié par le Règlement (CEE) n° 1947/93 du Conseil du 30 juin 1993 ;

EN TENANT COMPTE du règlement financier de la Fondation européenne pour l’amélioration des conditions de vie et de travail adopté le 30 août 2019 ;

TENANT COMPTE de la nécessité de clarifier et de mettre à jour les règles précédentes ;

TENANT COMPTE de la nécessité de simplifier les procédures administratives tant pour Experts que pour Eurofound afin de se concentrer sur la recherche ;

A adopté les règles suivantes :

Article 1 : Applicabilité et rôles

Personnes à qui ces règles s’appliquent :

• Les personnes non employées par Eurofound sont invitées à participer à des réunions organisées par Eurofound en tant qu’experts, à l’exclusion des membres des institutions et autres organismes de l’Union européenne.

• le conseil d’administration, les membres du bureau et les membres du comité consultatif (collectivement désignés ci-après « membres du conseil ») ;

Article 2 : Principes

Les experts et les membres du conseil d’administration présents aux réunions d’Eurofound doivent arriver et partir aussi près que possible du début et de la fin de la réunion.

Les frais de déplacement seront remboursés et les allocations journalières et hôtelières versées conformément aux règles actuelles.

Dans le cas où Eurofound propose un forfait « tout compris », c’est-à-dire organiser et payer directement le transport (par exemple, vols, train, bus), l’hébergement, les repas et le transport local, aucune allocation supplémentaire ne sera versée à l’expert ou au membre du conseil d’administration. Toute dérogation à un forfait de voyage prévu ne constitue aucun droit au remboursement.

Article 3 : Respect des formalités administratives

Les experts et les membres du Conseil doivent se conformer aux formalités administratives applicables au moment de l’invitation. Les formalités administratives applicables sont décrites à l’annexe A.1.

Article 4 : Transparence

Les services chargés du remboursement ont le droit de procéder à toutes les vérifications nécessaires et de demander toute preuve requise à l’expert et au membre du Conseil à cet effet.

Article 5 : Informations générales sur l’organisation des voyages

5.1. Les frais de déplacement doivent être remboursés sur la base du principe de la dépense globale la plus économique.

5.2. Les experts et les membres du Conseil ont droit au remboursement des frais de déplacement engagés lors du déplacement entre le lieu d’origine et celui de la réunion.

5.3. Si, pour des raisons personnelles ou professionnelles, les experts et les membres du Conseil voyagent depuis ou vers un lieu différent de leur lieu d’origine, les frais de déplacement seront remboursés tant qu’ils se trouvent dans les pays de l’UE et respectent le plafond applicable. Si les jours d’arrivée/départ sont différents des jours de réunion (mais dans les +2/-2 jours), le voyage sera également remboursé, dans la limite du plafond applicable. Si elle est plus longue (en dehors de +2/-2 jours), une contribution sera faite à la discrétion d’Eurofound.

5.4. Les plafonds indicatifs suivants s’appliquent aux frais de déplacement :

Remboursement maximal possible (plafond) :
Voyager en Europe 800 EUR
Voyager hors d’Europe 1 500 EUR

5.5. Si les coûts de déplacement dépassent ces plafonds, une approbation préalable d’Eurofound est requise pour obtenir un remboursement complet. En l’absence d’une telle approbation, le remboursement sera limité aux montants plafonds.

5.6. Les frais de déplacement doivent être remboursés à un seul expert ou membre du conseil par réunion, sauf invitation contraire (par exemple, des membres suppléants du conseil lors des réunions du groupe). Si un expert ou un membre du conseil est remplacé par un autre au cours de la réunion, ce dernier n’a pas droit aux frais de déplacement.

Article 6 : Règles sur les transports

6.1. Voyager en train et/ou en bus longue distance

En principe, pour les trajets de moins de 400 km (aller simple, selon la distance officielle en train), le train de première classe ou le bus longue distance constituent le moyen de transport adéquat.

Les déplacements en train et/ou en bus longue distance n’incluent pas le transport local (à l’exception des réunions tenues sur les locaux d’Eurofound à Dublin (voir 6.5) ; le transport local est considéré comme ayant lieu entre l’aéroport et la zone urbaine du lieu d’origine / lieu de rendez-vous) vers un aéroport inclus dans la Daily Allowance.

Il faut emprunter l’itinéraire le plus court et le plus économique entre le lieu d’origine et le lieu où se tient la réunion. Le coût de la réservation des sièges et du transport des bagages nécessaires sont des dépenses éligibles.

Les billets de train doivent être réservés dès que possible après la réception de l’invitation d’Eurofound.

6.2. Voyager par avion

Le voyage par avion ne doit être utilisé que si la distance entre le lieu d’origine et le lieu de rencontre dépasse 400 km ou lorsqu’une traversée maritime est impliquée.

Les billets d’avion doivent être réservés dans la classe économique la plus basse disponible et dès que possible après réception de l’invitation d’Eurofound.

Les billets d’avion réservés dans une classe supérieure à l’Économie ne seront pas remboursés. Si, dans des circonstances exceptionnelles, la réservation d’un billet d’avion en classe économique n’est pas possible, les experts et les membres du conseil doivent demander une approbation préalable d’Eurofound. Lorsqu’une approbation préalable n’a pas été accordée, un remboursement partiel peut être accordé à la discrétion de l’agent habilitant.

Si la durée du vol est de six heures ou plus, la classe affaires peut être réservée, cependant, les plafonds au point 5.4 restent en vigueur.

6.3. Réservation tardive, changements d’horaires de réunion et annulation des réunions

Si les billets sont réservés moins de 10 jours à l’avance et dépassent le plafond selon le point 5,4. Les experts et les membres du conseil d’administration devront demander l’approbation préalable de la réservation par Eurofound.

Si aucune approbation préalable n’a été accordée, Eurofound se réserve le droit de rembourser le montant qu’il juge approprié. Cette règle ne s’applique pas si l’invitation à la réunion a été envoyée moins de 20 jours avant la réunion.

Si Eurofound modifie les horaires des réunions de manière à modifier le calendrier de déplacement, ou annule la réunion, tout coût de déplacement déjà engagé sera remboursé à la présentation des documents justificatifs originaux.

6.4. Frais de déplacement éligibles

Les éléments suivants sont considérés comme des coûts éligibles :

Taxes sur les billets d’avion

• Honoraires des agents de voyage

• Frais de carte de crédit

• Réservation de sièges

• Transport des bagages nécessaires

• Frais d’enregistrement à l’aéroport.

6.5. Frais de déplacement non éligibles

Les éléments suivants ne sont pas considérés comme des coûts éligibles :

• Bagages excédentaires sauf justification pour des exigences officielles

• L’embarquement prioritaire, le fast-track, les places préférentielles et tout autre supplément de voyage ne sont pas remboursés lorsqu’il y a des frais supplémentaires et ne font pas partie du tarif économique

• Coût de l’assurance santé, vie et bagages

• Frais d’annulation, de reréservation ou de modification sauf demande d’Eurofound

• Transfert aéroportuaire local par taxis, bus, train ou autres moyens de transport en commun. Dans le cas de réunions tenues sur les locaux d’Eurofound à Dublin, les correspondances vers et depuis l’aéroport peuvent être remboursées si aucune disposition de transfert n’a été organisée par Eurofound et qu’aucun transport public raisonnable n’est disponible (par exemple en dehors des heures d’ouverture des bus ou si l’hôtel n’est pas proche d’un arrêt de bus pour les navettes de l’aéroport).

6.6. Voyager en voiture

Les experts et les membres du conseil voyageant en voiture ou à moto le font à leurs risques et périls. Eurofound renonce à toute responsabilité en cas d’accident pouvant survenir pendant le trajet.

L’utilisation d’une voiture privée (par analogie) est remboursée sur la base d’un tarif forfaitaire fixé à l’annexe A.2, entre le lieu d’origine et le lieu de rendez-vous et le retour pour une personne voyageant seule, en tenant compte du trajet le plus court entre le lieu d’origine et le lieu de rendez-vous.

Lorsque deux personnes ou plus ayant droit au remboursement des frais de déplacement utilisent la même voiture, seule la personne responsable de la voiture est remboursée au taux de 150 %.

Le nombre de kilomètres parcourus et le numéro d’immatriculation doivent toujours être fournis. Les éléments suivants ne sont pas considérés comme dépenses éligibles :

• Frais de péage sur autoroute

• Coût de la location de voiture et du carburant

• Coûts du transport de la voiture par voie maritime

• Frais de stationnement à l’aéroport et à l’hôtel.

Article 7 : Documents justificatifs

Les frais de déplacement sont remboursés lors de la présentation des documents originaux, des billets ou des impressions en ligne en cas d’achat en ligne. Les documents soumis doivent indiquer : le nom du passager, la classe de voyage, les temps de trajet et le prix payé. Si aucun prix n’est mentionné sur les documents, une facture sera exigée.

Article 8 : Règles sur l’allocation de subsistance journalière

8.1. Les experts et membres du conseil invités par Eurofound à une réunion peuvent recevoir des allocations de subsistance, à condition que cela soit indiqué dans l’invitation.

8.2. Les allocations de subsistance comprennent :

• Allocation journalière couvrant toutes les dépenses sur le lieu de la réunion, y compris le coût des repas et des transports locaux (bus, tram, métro, taxi, etc.).

• Allocation d’hôtel couvrant les frais d’hébergement sur le lieu de réunion (les plafonds sont fixés à l’annexe A.3.)

8.3. L’allocation journalière remboursée sera toujours égale au nombre de jours de réunion.

8.4. L’allocation d’hôtel est égale au nombre de jours de réunion. Le nombre total d’allocations d’hôtel remboursées au lieu de la réunion peut être augmenté au nombre total de jours de réunion + 1 si les arrangements de voyage l’exigent.

Dans des cas exceptionnels et à la discrétion d’Eurofound, l’allocation hôtelière peut être augmentée au total des jours + 2, s’il n’est pas possible de quitter le lieu de réunion le lendemain.

L’allocation d’hôtel n’est remboursée que si les documents de voyage (billets d’avion et liste de présence) attestent de la nécessité de ce remboursement.
 

Article 9 : Règles sur l’aménagement

9.1. Lorsque le lieu d’origine mentionné dans l’invitation est égal ou inférieur à 100 km du lieu de rendez-vous, l’hôtel ne sera pas remboursé, seuls les frais de déplacement et l’allocation journalière seront remboursés.

9.2. Les repas (déjeuners ou dîners) proposés par Eurofound ou tout autre tiers lors d’une réunion organisée par Eurofound seront déduits des Indemnités au taux de 30 % de l’Allocation Journalière.

9.3 Les snacks offerts par Eurofound ou tout autre tiers lors d’une réunion organisée par Eurofound seront déduits des allocations au taux de 15 % de l’allocation journalière.

Article 10 : Autres règles concernant la conservation des documents justificatifs, autres dépenses et délai pour les réclamations

10.1. Les copies de tous les documents de voyage doivent être conservées par les experts et les membres du conseil jusqu’à la réception du paiement.

10.2. Tout frais de déplacement supplémentaires, allocations d’hôtel et de journal engagés par les experts et les membres du conseil d’administration en raison de circonstances personnelles imprévues (c’est-à-dire des affaires familiales, maladie, etc.) ne sera remboursable que si une justification (par exemple un certificat médical) est fournie et que les frais déjà engagés ne peuvent être récupérés.

10.3 Un honoraire d’expert peut être versé aux experts s’il est autorisé par le chef d’unité d’Eurofound chargé d’organiser la réunion. Le montant doit être conforme à la politique interne d’Eurofound à ce sujet.

10.4. Les experts sont tenus de respecter un délai de deux mois pour la réclamation des frais de déplacement et des allocations de subsistance suivant la fin de la réunion. Au-delà de ce délai, Eurofound est dégagée de toute obligation de rembourser les frais de déplacement ou de verser des allocations.

Article 11 : Règles générales pour les arrangements de paiement

11.1. Les frais de déplacement seront remboursés en euros selon la règle de taux de change de la Commission européenne le premier jour du mois où la réunion se tient.

11.2. Tous les remboursements doivent être versés sur un seul compte bancaire dans les deux mois suivant la réception complète de la demande de remboursement et des documents justificatifs.

11.3. Lors de la réclamation des frais, dans le formulaire de réclamation, le membre du Conseil/expert doit faire une déclaration indiquant si les remboursements doivent être versés sur leur compte privé ou sur celui de son employeur. Dans le cas où le compte privé est choisi, Eurofound se réserve le droit d’informer son employeur de ses modalités de remboursement.

11.4. Les experts et les membres du conseil peuvent être tenus de rembourser toute somme payée par erreur.

Ce chapitre s’applique à toute personne accompagnant une personne en situation de handicap, invitée en tant qu’expert ou membre du conseil d’administration.

Article 12 : Règle pour la réclamation des frais contre les préjudices moraux, matériels ou corporels subis

Tout préjudice moral, matériel ou corporel subi, soit par un expert invité par Eurofound, soit par la personne responsable d’accompagner un expert handicapé au cours du voyage ou de son séjour sur le lieu où se tient la réunion ne peut faire l’objet d’une réclamation contre Eurofound, sauf si cela peut être imputé à Eurofound.

Article 13 : Dépenses supplémentaires justifiées

Toutes les dépenses engagées par un expert handicapé et sa personne accompagnante qui ne sont pas suffisamment couvertes par les Allocations de subsistance peuvent être remboursées à la demande de l’officier habilitant responsable et à la présentation des documents nécessaires.

Article 14 : Abrogation et entrée en vigueur

Ces règles remplacent :

• les règles de remboursement des allocations de voyage et de subsistance ainsi que d’autres dépenses pour les experts invités aux réunions organisées par Eurofound (Doc. EF-GB-82-5), entrées en vigueur le 5 mars 2010.

• les règles régissant le remboursement des frais de voyage et de subsistance engagés par les personnes non employées par Eurofound et invitées à assister à des réunions en tant qu’expert (Doc. EF-AB 50/8(d)), entrées en vigueur le 29 novembre 1994.

• les règles relatives au remboursement des frais de déplacement, de subsistance et divers des membres du Conseil administratif (Doc EF-AB 6/9 (b)/1), qui sont entrées en vigueur le 3 mars 1978.

Ces règles entreront en vigueur le premier jour du mois suivant leur adoption par l’Officier Mandataire d’Eurofound.

Ivailo Kalfin
Directeur exécutif
Fait à Dublin, 27/6/2025

1. Enregistrement

Pour chaque réunion, une inscription doit être faite en suivant les instructions envoyées dans la lettre d’invitation ou l’email.

2. Réunion

Tous les documents de voyage pertinents doivent être soumis par e-mail à l’assistant de la réunion, à l’adresse e-mail indiquée dans l’invitation.

Les experts ayant précédemment assisté à une réunion remboursée par la Commission européenne, ou dont les informations personnelles et bancaires sont déjà enregistrées auprès de la Commission européenne (et disposent donc déjà d’un « code »), doivent fournir uniquement les documents de voyage.

Les experts non inscrits auprès de la Commission européenne doivent fournir, en plus des documents de voyage, le formulaire dûment rempli et signé de l’Entité Morale/Compte bancaire (personnel, privé ou public), ce document est disponible à l’adresse suivante : Entités juridiques et comptes bancaires.

Le formulaire mentionné ci-dessus doit être signé et daté par l’Expert. Une copie récente d’un relevé bancaire doit être fournie, où le nom de l’expert et le code IBAN sont clairement visibles ; en l’absence de cela, le formulaire doit être tamponné par la banque. Un scan de la carte d’identité et/ou du passeport de l’expert doit également être fourni.

Les experts doivent s’assurer que tous les formulaires soumis sont lisibles, ne contiennent pas de mots barrés et sont accompagnés de la documentation complète à l’appui sur demande.

3. Après la réunion

Après chaque réunion, les experts doivent déclarer leurs dépenses via le formulaire de remboursement en ligne indiqué dans le lien envoyé dans la lettre d’invitation/email.

Allocation de transport en voiture : 0,22 EUR par kilomètre.

Franchises pour les pays de l’Union européenne :