Ovlašteni službenik Europske zaklade za poboljšanje životnih i radnih uvjeta (Eurofound),

UZIMAJUĆI U OBZIR Uredbu Vijeća (EEZ) br. 1365/75 od 26. svibnja 1975. o osnivanju Europske zaklade za poboljšanje životnih i radnih uvjeta, izmijenjenu Uredbom Vijeća (EEZ) br. 1947/93 od 30. lipnja 1993.;

UZIMAJUĆI U OBZIR Financijske propise Europske zaklade za poboljšanje životnih i radnih uvjeta usvojene 30. kolovoza 2019.;

UZIMAJUĆI U OBZIR potrebu pojašnjenja i ažuriranja prethodnih pravila;

UZIMAJUĆI U OBZIR potrebu pojednostavljenja administrativnih postupaka za stručnjake i Eurofound kako bi se usredotočili na istraživanje;

Usvojio je sljedeća pravila:

Članak 1: Primjenjivost i uloge

Osobe na koje se ova pravila primjenjuju:

• Osobe koje nisu zaposlene u Eurofoundu pozvane su na sudjelovanje na sastancima koje organizira Eurofound u stručnom svojstvu, isključujući članove institucija i drugih tijela Europske unije.

• Upravni odbor, članovi ureda i članovi Savjetodavnog odbora Eurofounda (zajednički nazvani u daljnjem tekstu 'članovi Upravnog odbora');

Članak 2: Načela

Stručnjaci i članovi Upravnog odbora koji prisustvuju sastancima Eurofounda trebali bi dolaziti i odlaziti što je moguće bliže početku i kraju sastanka.

Troškovi putovanja bit će nadoknađeni, a dnevnice i hotelske naknade isplaćene u skladu s važećim pravilima.

U slučaju da Eurofound nudi 'all-inclusive' paket, tj. organizira i izravno plaća prijevoz (npr. letovi, vlak, autobus), smještaj, obroci i lokalni prijevoz, Stručnjaku/članu Odbora neće se isplatiti dodatna naknada. Svako odstupanje od dogovorenog putnog paketa ne uspostavlja pravo na povrat troškova.

Članak 3: Poštivanje administrativnih formalnosti

Stručnjaci i članovi Upravnog odbora moraju se pridržavati administrativnih formalnosti koje se primjenjuju u trenutku poziva. Primjenjive administrativne formalnosti opisane su u Prilogu A.1.

Članak 4: Transparentnost

Usluge zadužene za nadoknadu imaju pravo provesti sve potrebne provjere i zatražiti bilo kakve dokaze od stručnjaka i člana Upravnog odbora potrebne za tu svrhu.

Članak 5: Opće informacije o organizaciji putovanja

5.1. Troškovi putovanja vraćaju se na temelju načela najekonomičnijih ukupnih troškova.

5.2. Stručnjaci i članovi Upravnog odbora imaju pravo na povrat troškova putovanja nastalih putovanjem između mjesta porijekla i mjesta sastanka.

5.3. Ako stručnjaci i članovi Upravnog odbora putuju iz ili u drugo mjesto od mjesta podrijetla, troškovi putovanja bit će refundirani sve dok su u zemljama EU i unutar važećeg limita. Ako su dani dolaska/odlaska različiti od dana sastanka (ali unutar +2/-2 dana), putovanje će također biti refundirano, unutar odgovarajućeg gornjeg limita. Ako je dulje (izvan +2/-2 dana), doprinos će biti prema odluci Eurofounda.

5.4. Sljedeći indikativni limiti primjenjuju se na troškove putovanja:

Maksimalna moguća naknada (gornja granica):
Putovanje unutar Europe 800 EUR
Putovanje izvan Europe 1.500 EUR

5.5. Ako troškovi putovanja premaše te limite, potrebna je prethodna suglasnost Eurofounda kako bi se dobila potpuna naknada. U nedostatku takvog odobrenja, naknada će biti ograničena na maksimalne iznose.

5.6. Troškovi putovanja bit će vraćeni samo jednom stručnjaku ili članu Odbora po sastanku, osim ako nije pozvan drugačije (npr. zamjenski članovi Odbora na sastancima Grupe). Ako jednog stručnjaka ili člana Odbora tijekom sastanka zamijeni drugi, ovaj drugi nema pravo na troškove putovanja.

Članak 6: Pravila o prijevozu

6.1. Putovanje vlakom i/ili autobusom na duge relacije

U načelu, za putovanja kraća od 400 km (jednosmjerno, prema službenoj udaljenosti željeznicom), primjereno je prijevozno sredstvo prvoklasna željeznica ili autobus na duge relacije.

Putovanje vlakom i/ili autobusom na duge relacije ne uključuje lokalni prijevoz (osim sastanaka održanih u prostorijama Eurofounda u Dublinu (vidi 6.5); lokalni prijevoz smatra se da se odvija između zračne luke i gradskog područja mjesta polaska/mjesta sastanka) do zračne luke koja je uključena u dnevnicu.

Mora se koristiti najkraća i najekonomičnija ruta između mjesta porijekla i mjesta održavanja sastanka. Trošak rezervacije sjedala i prijevoza potrebne prtljage su prihvatljivi troškovi.

Karte za vlak treba rezervirati što je prije moguće nakon primitka pozivnice od Eurofounda.

6.2. Putovanje zrakoplovom

Putovanje zrakoplovom smije se koristiti samo ako udaljenost između mjesta porijekla i mjesta susreta prelazi 400 km ili kada je u pitanju prelazak mora.

Avionske karte treba rezervirati u najnižoj dostupnoj ekonomskoj klasi i što je prije moguće nakon primitka poziva od Eurofounda.

Avionske karte kupljene u klasi višoj od ekonomske ne smiju biti refundirane. Ako, u iznimnim okolnostima, rezervacija avionske karte u ekonomskoj klasi nije moguća, stručnjaci i članovi Uprave trebaju prethodno zatražiti odobrenje Eurofounda. Ako prethodno odobrenje nije odobreno, djelomična naknada može biti ponuđena prema odluci ovlaštenog službenika.

Ako je trajanje leta šest ili više sati, može se rezervirati poslovna klasa, no i dalje vrijede ograničenja prema točki 5.4.

6.3. Kasne rezervacije, promjene termina sastanaka i otkazivanje sastanaka

Ako se karte rezerviraju manje od 10 dana unaprijed i premaše gornju granicu prema točki 5.4. Stručnjaci i članovi Upravnog odbora trebaju tražiti prethodno odobrenje za rezervaciju od strane Eurofounda.

Ako prethodno nije dano odobrenje, Eurofound zadržava pravo nadoknaditi iznos koji smatra prikladnim. Ovo pravilo ne vrijedi ako je pozivnica za sastanak poslana manje od 20 dana prije sastanka.

Ako Eurofound promijeni termine sastanaka na način koji zahtijeva promjene rasporeda putovanja ili otkaže sastanak, svi već nastali troškovi putovanja bit će nadoknađeni uz predočenje izvorne prateće dokumentacije.

6.4. Prihvatljivi troškovi putovanja

Sljedeće stavke smatraju se prihvatljivim troškovima:

Porezi na avionske karte

• Naknade turističkog agenta

• Naknade za kreditne kartice

• Rezervacija mjesta

• Prijevoz potrebne prtljage

• Naknade za prijavu na aerodrom.

6.5. Neprihvatljivi troškovi putovanja

Sljedeće stavke se ne smatraju prihvatljivim troškovima:

• Višak prtljage osim ako nije opravdano službenim zahtjevima

• Prioritetno ukrcavanje, ubrzani prijevoz, preferirano sjedenje i svi ostali putni dodaci ne vraćaju se ako postoji dodatna naknada i nisu dio ekonomske karte

• Trošak zdravstvenog, životnog i prtljažnog osiguranja

• Otkazivanje, ponovno rezerviranje ili promjena naknade osim ako to ne zatraži Eurofound

• Lokalni prijevoz do zračne luke taksijem, autobusom, vlakom ili drugim javnim prijevozom. U slučaju sastanaka održanih u prostorijama Eurofounda u Dublinu, prijevoz do i od zračne luke može biti nadoknađen ako Eurofound nije organizirao presjedanje i ako nema razumnog javnog prijevoza (npr. izvan radnog vremena autobusa ili ako hotel nije blizu autobusnog stajališta za shuttle usluge zračne luke).

6.6. Putovanje automobilom

Stručnjaci i članovi Upravnog odbora koji putuju automobilom ili motociklom to čine na vlastitu odgovornost. Eurofound odbacuje svaku odgovornost u vezi s bilo kojom nesrećom koja se može dogoditi tijekom putovanja.

Korištenje privatnog automobila (motocikla po analogiji) vraća se na temelju fiksne naknade navedene u Prilogu A.2, između mjesta polaska do mjesta susreta i natrag za jednu osobu koja putuje sama, uzimajući u obzir najkraći put od mjesta polazišta do mjesta susreta.

Ako dvije ili više osoba koje imaju pravo na povrat putnih troškova koriste isti automobil, samo osoba odgovorna za automobil bit će nadoknađena po stopi od 150%.

Broj prijeđenih kilometara i registracijski broj automobila uvijek moraju biti navedeni. Sljedeće stavke ne smatraju se prihvatljivim troškovima:

• Troškovi cestarine na autocestama

• Najam automobila i troškovi goriva

• Troškovi prijevoza automobila morem

• Troškovi parkiranja u zračnoj luci i hotelima.

Članak 7: Pomoćni dokumenti

Troškovi putovanja nadoknađuju se nakon predlaganja originalnih dokumenata, ulaznica ili internetskih isprinta u slučaju online kupnje. Dokumenti koji se predaju trebaju sadržavati: ime putnika, klasu putovanja, vrijeme putovanja i plaćenu cijenu. Ako u dokumentima nije navedena cijena, bit će potrebna faktura.

Članak 8: Pravila o dnevnoj naknadi za preživljavanje

8.1. Stručnjaci i članovi Uprave koje Eurofound poziva na sastanak mogu dobiti naknade za preživljavanje, pod uvjetom da je to navedeno u pozivu.

8.2. Naknade za preživljavanje obuhvaćaju:

• Dnevnica pokriva sve troškove na mjestu održavanja sastanka, uključujući troškove obroka i lokalnog prijevoza (autobus, tramvaj, podzemna željeznica, taksi itd.).

• Naknada za hotel koja pokriva troškove smještaja na mjestu sastanka (gornje granice su navedene u Prilogu A.3.)

8.3. Dnevni iznos koji se vraća uvijek je jednak broju dana sastanaka.

8.4. Naknada za hotel jednaka je broju dana sastanaka. Ukupan broj hotelskih naknada koje se nadoknađuju na mjestu sastanka može se povećati na ukupan broj dana sastanka + 1 ako to zahtijevaju putni aranžmani.

U iznimnim slučajevima i prema nahođenju Eurofounda, naknada za hotel može se dodatno povećati na ukupan broj dana sastanka+2, ako nema mogućnosti napustiti mjesto sastanka sljedećeg dana.

Naknada za hotel se nadoknađuje samo ako putni dokumenti (avionske karte i popis posjetitelja) dokazuju potrebu za takvom naknadom.
 

Članak 9: Pravila o prilagodbi

9.1. Ako je mjesto podrijetla navedeno u pozivnici jednako ili manje od 100 km od mjesta sastanka, hotel se ne vraća, već se vraćaju samo putni troškovi i dnevnica.

9.2. Obroci (ručkovi ili večere) koje nudi Eurofound ili bilo koja druga treća strana tijekom sastanka koji organizira Eurofound bit će odbijeni od Naknada po stopi od 30% dnevne naknade.

9.3 Obroci za grickalice koje nudi Eurofound ili bilo koja druga treća strana tijekom sastanka koji organizira Eurofound bit će odbijeni od Naknada po stopi od 15% dnevne naknade.

Članak 10: Ostala pravila o čuvanju popratnih dokumenata, ostalim troškovima i rokovima za zahtjeve

10.1. Kopije svih putnih dokumenata moraju čuvati stručnjaci i članovi Odbora dok se ne primi uplata.

10.2. Svi dodatni putni troškovi, hotelske i dnevne naknade koje imaju stručnjaci i članovi Odbora zbog nepredviđenih osobnih okolnosti (npr. obiteljski problemi, bolest itd.) mogu se vratiti samo ako je opravdanje (npr. liječnička potvrda) i ako se već nastali troškovi ne mogu nadoknaditi.

10.3 Stručna naknada može se isplatiti stručnjacima ako je ovlašten od strane Eurofoundovog voditelja odjela odgovornog za organizaciju sastanka. Iznos mora biti u skladu s internom politikom Eurofounda po tom pitanju.

10.4. Stručnjaci su dužni poštovati rok za podnošenje zahtjeva za putne troškove i naknade za preživljavanje od dva mjeseca nakon završetka sastanka. Nakon tog roka, Eurofound je oslobođen bilo kakve obveze nadoknade putnih troškova ili plaćanja bilo kakvih naknada.

Članak 11: Opća pravila za aranžmane plaćanja

11.1. Putni troškovi bit će refundirani u eurima prema pravilu Europske komisije o tečaju prvog dana u mjesecu u kojem se održava sastanak.

11.2. Svi povrati moraju biti izvršeni na jedan bankovni račun unutar dva mjeseca nakon što se zaprimi potpuni zahtjev za povrat i prateća dokumentacija.

11.3. Prilikom podnošenja zahtjeva za troškove, član Odbora/stručnjak mora dati izjavu u kojoj navodi trebaju li povrati biti na njegov privatni račun ili na račun njegovog/njezinog poslodavca. U slučaju da se odabere privatni račun, Eurofound zadržava pravo obavijestiti svog poslodavca o svojim aranžmanima nadoknade.

11.4. Stručnjaci i članovi Upravnog odbora mogu biti obvezni vratiti sve iznose isplaćene pogreškom.

Ovo poglavlje odnosi se na svaku osobu koja prati osobu s invaliditetom pozvanu kao stručnjak ili član Upravnog odbora.

Članak 12: Pravilo o traženju troškova za moralnu, materijalnu ili tjelesnu štetu nastalu

Svaka moralna, materijalna ili tjelesna šteta koju pretrpi stručnjak kojeg je pozvao Eurofound ili osoba odgovorna za pratnju stručnjaka s invaliditetom tijekom putovanja ili njegovog boravka na mjestu održavanja sastanka ne može biti predmet tužbe protiv Eurofounda osim ako se ne može pripisati Eurofoundu.

Članak 13: Opravdani dodatni troškovi

Svi troškovi koje imaju stručnjak s invaliditetom i njegova/njezina prateća osoba, a nisu dovoljno pokriveni Naknadama za preživljavanje, mogu se nadoknaditi na zahtjev nadležnog ovlaštenog službenika i uz predočenje potrebnih dokumenata.

Članak 14: Ukidanje i stupanje na snagu

Ta pravila zamjenjuju:

• pravila za nadoknadu putnih i naknade za preživljavanje te drugih troškova za stručnjake pozvane na sastanke koje organizira Eurofound (Doc. EF-GB-82-5), koja su stupila na snagu 5. ožujka 2010.

• pravila koja uređuju nadoknadu putnih i životnih troškova koje imaju osobe koje nisu zaposlene u Eurofoundu, a pozvane su na sastanke u stručnom svojstvu (Doc. EF-AB 50/8(d)), koja su stupila na snagu 29. studenog 1994.

• pravila o nadoknađivanju putnih, preživljavanja i raznih troškova članova Upravnog odbora (Doc EF-AB 6/9 (b)/1), koja su stupila na snagu 3. ožujka 1978.

Ova pravila stupaju na snagu prvog dana u mjesecu nakon što ih usvoji ovlašteni službenik Eurofounda.

Ivailo Kalfin
Izvršni direktor
Izvedeno u Dublinu, 27.6.2025.

1. Registracija

Za svaki sastanak potrebno je izvršiti registraciju prema uputama poslanim u pozivnom pismu/e-mailu.

2. Sastanak

Svi relevantni putni dokumenti moraju se poslati putem e-pošte asistentu sastanka, na adresu navedenu u pozivnici.

Stručnjaci koji su prethodno prisustvovali sastanku koji je Europska komisija nadoknadila, ili čiji su osobni i bankovni podaci već registrirani kod Europske komisije (i stoga već imaju 'kod'), moraju dostaviti samo putne dokumente.

Stručnjaci koji nisu registrirani pri Europskoj komisiji moraju uz putne isprave dostaviti i uredno ispunjeni i potpisani Obrazac za pravne osobe/bankovni račun (osobni, privatni ili javni), a ovaj dokument može se pronaći na: Pravne osobe i bankovni računi.

Obrazac naveden gore treba biti potpisan i datiran od strane stručnjaka. Treba priložiti nedavnu kopiju bankovnog izvoda, gdje su ime stručnjaka i IBAN kod jasno vidljivi, a u nedostatku toga, obrazac treba biti ovjeren od strane banke. Također je potrebno priložiti sken osobne iskaznice i/ili putovnice stručnjaka.

Stručnjaci moraju osigurati da su svi podneseni obrasci čitljivi, da ne sadrže precrtane riječi i da su popraćeni kompletnom popratnom dokumentacijom gdje je to zatraženo.

3. Nakon sastanka

Nakon svakog sastanka stručnjaci moraju prijaviti svoje troškove putem online obrasca za nadoknadu u poveznici poslanoj u pozivnom pismu/e-mailu.

Naknada za prijevoz automobilom: 0,22 EUR po kilometru.

Dozvole za zemlje unutar Europske unije: