Poverený pracovník Európskej nadácie pre zlepšenie životných a pracovných podmienok (Eurofound),

S OHĽADOM na nariadenie Rady (EHS) č. 1365/75 z 26. mája 1975 o vytvorení Európskej nadácie na zlepšenie životných a pracovných podmienok, novelizované nariadením Rady (EHS) č. 1947/93 zo 30. júna 1993;

S OHĽADOM na finančné nariadenia Európskej nadácie pre zlepšenie životných a pracovných podmienok prijaté 30. augusta 2019;

S OHĽADOM NA POTREBU OBJASNIŤ A AKTUALIZOVAŤ PREDCHÁDZAJÚCE PRAVIDLÁ;

S OHĽADOM NA POTREBU ZJEDNODUŠIŤ ADMINISTRATÍVNE POSTUPY PRE EXPERTOV AJ EUROFOUND, ABY SA MOHLI ZAMERAŤ NA VÝSKUM;

Prijal nasledujúce pravidlá:

Článok 1: Použiteľnosť a úlohy

Osoby, na ktoré sa tieto pravidlá vzťahujú:

• Osoby, ktoré neboli zamestnané Eurofoundom, boli pozvané na účasť na stretnutiach organizovaných Eurofoundom v odbornej kapacite, s výnimkou členov inštitúcií a iných orgánov Európskej únie.

• Predstavenstvo, členovia úradu a poradného výboru Eurofoundu (spoločne označovaní ďalej len "členovia predstavenstva");

Článok 2: Princípy

Odborníci a členovia predstavenstva, ktorí sa zúčastňujú stretnutí Eurofoundu, by mali prichádzať a odchádzať čo najbližšie k začiatku a koncu stretnutia.

Cestovné náklady budú preplatené a denné a hotelové príspevky hradené v súlade s týmito pravidlami.

V prípade, že Eurofound ponúka "all-inclusive" balík, t. j. organizuje a platí priamo za dopravu (napr. lety, vlak, autobus), ubytovanie, stravu a miestnu dopravu, nebude expertovi/členovi predstavenstva vyplácaný žiadny ďalší príspevok. Akékoľvek odchýlky od dohodnutého cestovného balíka nezaručujú žiadne právo na preplatenie.

Článok 3: Dodržiavanie administratívnych formalít

Odborníci a členovia predstavenstva musia dodržiavať administratívne formality platné v čase pozvania. Príslušné administratívne formality sú opísané v prílohe A.1.

Článok 4: Transparentnosť

Služby zodpovedné za preplácanie majú právo vykonať akékoľvek potrebné kontroly a požiadať odborníka a člena predstavenstva o akýchkoľvek dôkazoch potrebných na tento účel.

Článok 5: Všeobecné informácie o organizácii cestovania

5.1. Cestovné náklady sa preplatia na základe princípu najúspornejších celkových výdavkov.

5.2. Odborníci a členovia predstavenstva majú nárok na preplatenie cestovných nákladov vzniknutých cestovaním medzi miestom pôvodu a miestom konania zasadnutia.

5.3. Ak z osobných alebo pracovných dôvodov odborníci a členovia predstavenstva cestujú z alebo do iného miesta, než je ich domovské miesto, cestovné náklady budú preplatené, pokiaľ sú v krajinách EÚ a v rámci príslušného stropu. Ak sú dni príchodu/odchodu odlišné od dní stretnutí (ale v rámci +2/-2 dní), cesta bude tiež preplatená v rámci príslušného stropu. Ak je dlhšie (mimo +2/-2 dní), príspevok bude poskytnutý podľa uváženia Eurofoundu.

5.4. Nasledujúce indikatívne stropy sa vzťahujú na cestovné náklady:

Maximálna možná náhrada (strop):
Cestovanie po Európe 800 EUR
Cestovanie mimo Európy 1 500 EUR

5.5. Ak cestovné náklady prekročia tieto stropy, na získanie plnej náhrady je potrebné predchádzajúce schválenie Eurofoundom. V prípade absencie takéhoto schválenia bude náhrada obmedzená na maximálne sumy.

5.6. Cestovné náklady budú preplatené iba jednému expertovi alebo členovi rady na jedno stretnutie, pokiaľ nie sú pozvaní inak (napr. náhradní členovia rady na stretnutiach skupiny). Ak je jeden odborník alebo člen rady počas stretnutia nahradený iným, ten druhý nemá nárok na cestovné náklady.

Článok 6: Pravidlá dopravy

6.1. Cestovanie vlakom a/alebo diaľkovou autobusovou dopravou

V zásade, pre cesty kratšie ako 400 km (jednosmerne podľa oficiálnej vzdialenosti vlakom) je dostatočným dopravným prostriedkom prvotriedna železnica alebo diaľkový autobus.

Cestovanie vlakom a/alebo diaľkovým autobusom nezahŕňa miestnu dopravu (s výnimkou stretnutí konaných v priestoroch Eurofoundu v Dubline (pozri 6.5); miestna doprava sa považuje za prebiehajúcu medzi letiskom a mestskou časťou miesta pôvodu/miesta stretnutia) na letisko, ktoré je zahrnuté v dennom príspevku.

Musí sa použiť najkratšia a najekonomickejšia trasa medzi miestom pôvodu a miestom, kde sa stretnutie koná. Náklady na rezerváciu miest a prepravu potrebnej batožiny sú oprávnené výdavky.

Lístky na vlak by mali byť rezervované čo najskôr po prijatí pozvánky od Eurofoundu.

6.2. Cestovanie lietadlom

Letecká doprava by sa mala používať len v prípade, že vzdialenosť medzi miestom východu a miestom stretnutia presahuje 400 km alebo ak ide o prechod cez more.

Letenky by sa mali rezervovať v najnižšej dostupnej ekonomickej triede a čo najskôr po obdržaní pozvánky od Eurofoundu.

Letenky zakúpené v triede vyššej ako ekonomická nie sú preplatené. Ak za výnimočných okolností nie je možné rezervovať letenku v ekonomickej triede, odborníci a členovia predstavenstva by mali požiadať o predchádzajúce schválenie od Eurofoundu. Ak nebolo udelené predchádzajúce schválenie, čiastočné preplatenie môže byť ponúknuté podľa uváženia oprávneného úradníka.

Ak je doba letu šesť alebo viac hodín, je možné rezervovať business triedu, avšak stropy podľa bodu 5.4 stále platia.

6.3. Neskoré rezervácie, zmeny v čase stretnutí a zrušenie stretnutí

Ak sú lístky rezervované menej ako 10 dní vopred a prekročia strop podľa bodu 5.4. Odborníci a členovia predstavenstva musia požiadať o predchádzajúce schválenie rezervácie od Eurofoundu.

Ak nebolo udelené žiadne predchádzajúce schválenie, Eurofound si vyhradzuje právo preplatiť sumu, ktorú považuje za vhodnú. Toto pravidlo neplatí, ak bola pozvánka na stretnutie zaslaná menej ako 20 dní pred samotným stretnutím.

Ak Eurofound zmení časy stretnutí spôsobom, ktorý si vyžaduje zmenu cestovného harmonogramu, alebo zruší stretnutie, všetky už vzniknuté cestovné náklady budú preplatené po predložení pôvodných podporných dokumentov.

6.4. Oprávnené cestovné náklady

Nasledujúce položky sa považujú za oprávnené náklady:

Dane z leteniek

• Poplatky cestovného agenta

• Poplatky za kreditné karty

• Rezervácia miest

• Preprava nevyhnutnej batožiny

• Poplatky za odbavenie na letisku.

6.5. Neoprávnené cestovné náklady

Nasledujúce položky sa nepovažujú za oprávnené náklady:

• Nadbytočná batožina, pokiaľ to nie je odôvodnené oficiálnymi požiadavkami

• Prednostné nastupovanie, rýchle nasadenie, preferované sedenie a ďalšie cestovné doplnky sa nepreplácajú, ak je za to dodatočný poplatok a nie je súčasťou ekonomického cestovného

• Náklady na zdravotné, životné a batožinové poistenie

• Poplatok za zrušenie, prebookovanie alebo zmenu, pokiaľ to nevyžaduje Eurofound

• Miestny transfer na letisko taxíkom, autobusom, vlakom alebo inou verejnou dopravou. V prípade stretnutí, ktoré sa konajú v priestoroch Eurofoundu v Dubline, môže byť presun na letisko a z letiska preplatený, ak Eurofound nezabezpečil žiadne prestupné opatrenia a nie je k dispozícii primeraná verejná doprava (napr. mimo prevádzkových hodín autobusov alebo ak hotel nie je blízko zastávky pre letiskové kyvadlové služby).

6.6. Cestovanie autom

Odborníci a členovia predstavenstva, ktorí cestujú autom alebo motorkou, tak robia na vlastné riziko. Eurofound sa vzdáva akejkoľvek zodpovednosti za akúkoľvek nehodu, ktorá môže počas cesty nastať.

Použitie súkromného auta (analogického motocykla) sa preplatí na základe paušálnej sadzby uvedenej v prílohe A.2, medzi miestom pôvodu a miestom stretnutia a späť pre jednu osobu cestujúcu osamote, pričom sa zohľadňuje najkratšia trasa z miesta pôvodu na miesto stretnutia.

Ak dve alebo viaceré osoby oprávnené na preplatenie cestovných nákladov používajú to isté auto, náhrada je preplatená len osobe zodpovednej za auto vo výške 150 %.

Vždy musí byť uvedený počet najazdených kilometrov a evidenčné číslo auta. Nasledujúce položky sa nepovažujú za oprávnené výdavky:

• Náklady na diaľničné poplatky

• Prenájom auta a náklady na palivo

• Náklady na prepravu auta po mori

• Náklady na parkovanie na letisku a v hoteloch.

Článok 7: Podporné dokumenty

Cestovné náklady sú preplatené po predložení originálnych dokumentov, lístkov alebo internetových výtlačkov v prípade online nákupu. Predložené dokumenty by mali obsahovať: meno cestujúceho, cestovnú triedu, cestovné časy a zaplatenú cenu. Ak v dokumentoch nie je uvedená cena, bude vyžadovaná faktúra.

Článok 8: Pravidlá o dennom príspevku na živobytie

8.1. Odborníci a členovia predstavenstva pozvaní Eurofoundom na zasadnutie môžu získať príspevok na živobytie, pokiaľ je to uvedené v pozvánke.

8.2. Príspevky na preživenie zahŕňajú:

• Denný príspevok pokrýva všetky výdavky na mieste, kde sa stretnutie koná, vrátane nákladov na stravu a miestnu dopravu (autobus, električka, metro, taxík a pod.).

• Hotelový príspevok pokrýva náklady na ubytovanie na mieste stretnutia (stropy sú uvedené v prílohe A.3).

8.3. Preplatený denný príspevok sa vždy rovná počtu dní stretnutí.

8.4. Hotelový príspevok sa rovná počtu dní stretnutí. Celkový počet hotelových príspevkov vrátených na mieste stretnutia môže byť zvýšený na celkový počet dní stretnutí + 1, ak to cestovné usporiadanie vyžaduje.

Vo výnimočných prípadoch a podľa uváženia Eurofoundu môže byť príspevok na hotel ďalej zvýšený na celkový počet dní stretnutí+2, ak nie je možné opustiť miesto stretnutia nasledujúci deň.

Hotelový príspevok sa prepláca len vtedy, ak cestovné doklady (letenky a zoznam účastníkov) dokazujú potrebu takejto náhrady.
 

Článok 9: Pravidlá o prispôsobení

9.1. Ak je miesto pôvodu uvedené v pozvánke rovné alebo menej ako 100 km od miesta stretnutia, hotel nebude preplácaný, iba cestovné náklady a denný príspevok.

9.2. Jedlá (obedy alebo večere) ponúkané Eurofoundom alebo inou treťou stranou počas stretnutia organizovaného Eurofoundom budú odpočítané z príspevkov vo výške 30 % z denného príspevku.

9.3 Snacky ponúkané Eurofoundom alebo inou treťou stranou počas stretnutia organizovaného Eurofoundom budú odpočítané z príspevkov vo výške 15 % z denného príspevku.

Článok 10: Iné pravidlá o uchovávaní podporných dokumentov, iné výdavky a časové obmedzenia nárokov

10.1. Kópie všetkých cestovných dokladov musia byť uchovávané odborníkmi a členmi predstavenstva až do prijatia platby.

10.2. Akékoľvek dodatočné cestovné náklady, hotelové a denné príspevky spôsobené odborníkmi a členmi predstavenstva vyplývajúcimi z nepredvídaných osobných okolností (napr. rodinné záležitosti, choroba a pod.) budú vrátené len v prípade, že je poskytnuté odôvodnenie (napr. lekárske potvrdenie) a už vzniknuté náklady nie je možné vymáhať.

10.3 Odborník môže byť vyplatený odborníkom, ak je schválený vedúcim oddelenia Eurofoundu zodpovedným za organizáciu stretnutia. Výška musí byť v súlade s internou politikou Eurofoundu v tejto oblasti.

10.4. Odborníci sú povinní dodržiavať časový limit na uplatnenie cestovných nákladov a príspevkov na živobytie dva mesiace po skončení zasadnutia. Po uplynutí tohto termínu je Eurofound zbavený akejkoľvek povinnosti preplácať cestovné náklady alebo platiť akékoľvek príspevky.

Článok 11: Všeobecné pravidlá pre platobné dohody

11.1. Cestovné náklady budú preplácané v eurách podľa pravidla o výmennom kurze Európskej komisie v prvý deň mesiaca, v ktorom sa zasadnutie koná.

11.2. Všetky náhrady musia byť uskutočnené na jeden bankový účet do dvoch mesiacov po prijatí kompletnej žiadosti o náhradu a podporných dokladov.

11.3. Pri uplatňovaní výdavkov musí člen predstavenstva/odborník v žalobnom formulári uviesť vyhlásenie, či majú byť náhrady na jeho súkromný účet alebo na účet jeho/jej zamestnávateľa. V prípade, že je vybraný súkromný účet, Eurofound si vyhradzuje právo informovať svojho zamestnávateľa o svojich dohodách o preplácaní.

11.4. Odborníci a členovia predstavenstva môžu byť povinní vrátiť akékoľvek sumy vyplatené omylom.

Táto kapitola sa vzťahuje na každú osobu, ktorá sprevádza osobu so zdravotným postihnutím pozvanú ako odborník alebo člen predstavenstva.

Článok 12: Pravidlo o uplatňovaní výdavkov za morálnu, materiálnu alebo telesnú ujmu spôsobenú

Akékoľvek morálne, materiálne alebo telesné zranenia utrpené buď odborníkom pozvaným Eurofoundom, alebo osobou zodpovednou za sprevádzanie odborníka so zdravotným postihnutím počas cesty alebo jeho pobytu na mieste konania stretnutia, nemôže byť predmetom žaloby voči Eurofoundu, pokiaľ ich možno Eurofoundu pripísať.

Článok 13: Odôvodnené dodatočné výdavky

Všetky výdavky spôsobené odborníkom so zdravotným postihnutím a jeho/jej sprievodnou osobou, ktoré nie sú dostatočne pokryté príspevkami na živobytie, môžu byť preplatené na žiadosť príslušného autora a po predložení potrebných dokumentov.

Článok 14: Zrušenie a nadobudnutie účinnosti

Tieto pravidlá nahrádzajú:

• pravidlá o preplácaní cestovných a živobytných príspevkov a ďalších výdavkov pre odborníkov pozvaných na stretnutia organizované Eurofoundom (Doc. EF-GB-82-5), ktoré nadobudli účinnosť 5. marca 2010.

• pravidlá upravujúce preplácanie cestovných a živobytných nákladov osôb, ktoré neboli zamestnané Eurofoundom, ale boli pozvané na odborné stretnutia (Doc. EF-AB 50/8(d)), ktoré nadobudli účinnosť 29. novembra 1994.

• pravidlá týkajúce sa preplácania cestovných, živobytných a rôznych výdavkov členov Správnej rady (Doc EF-AB 6/9 (b)/1), ktoré nadobudli účinnosť 3. marca 1978.

Tieto pravidlá nadobúdajú účinnosť prvý deň v mesiaci po ich prijatí Autorizujúcim úradníkom Eurofoundu.

Ivailo Kalfin
Výkonný riaditeľ
Urobené v Dubline, 27.6.2025

1. Registrácia

Na každé stretnutie je potrebné sa zaregistrovať podľa pokynov zaslaných v pozývacom liste/e-maile.

2. Stretnutie

Všetky relevantné cestovné doklady musia byť predložené e-mailom asistentovi stretnutia na e-mailovú adresu uvedenú v pozvánke.

Odborníci, ktorí sa predtým zúčastnili stretnutia preplateného Európskou komisiou, alebo ktorých osobné a bankové údaje sú už registrované u Európskej komisie (a teda už majú "kód"), musia poskytnúť iba cestovné doklady.

Odborníci, ktorí nie sú registrovaní v Európskej komisii, musia okrem cestovných dokladov predložiť aj riadne vyplnený a podpísaný formulár právnickej osoby/bankového účtu (osobný, súkromný alebo verejný), tento dokument je dostupný na: Právnické osoby a bankové účty.

Formulár uvedený vyššie by mal byť podpísaný a datovaný odborníkom. Mala by byť poskytnutá nedávna kópia bankového výpisu, kde je jasne viditeľné meno Experta a kód IBAN, v prípade neprítomnosti by mal byť formulár opečiatkovaný bankou. Je tiež potrebné predložiť sken dokladu totožnosti a/alebo pasu odborníka.

Odborníci musia zabezpečiť, aby všetky predložené formuláre boli čitateľné, neobsahovali žiadne preškrtnuté slová a boli doplnené kompletnou podpornou dokumentáciou, ak je to požadované.

3. Po stretnutí

Po každom stretnutí musia experti uplatniť svoje výdavky pomocou online formulára na preplatenie v odkaze zaslanom v pozvánke/e-maile.

Príspevok na cestu autom: 0,22 EUR za kilometer.

Povolenia pre krajiny v Európskej únii: