L-Uffiċjal Awtorizzanti tal-Fondazzjoni Ewropea għat-Titjib tal-Kundizzjonijiet tal-Ħajja u tax-Xogħol (Eurofound),

B'KUNSIDERAZZJONI għar-Regolament tal-Kunsill (EEC) Nru. 1365/75 tal-26 ta' Mejju 1975 dwar il-ħolqien ta' Fondazzjoni Ewropea għat-Titjib tal-Kundizzjonijiet tal-Ħajja u tax-Xogħol, kif emendat mir-Regolament tal-Kunsill (EEC) Nru. 1947/93 tal-30 ta' Ġunju 1993;

B'KUNSIDERAZZJONI tar-Regolamenti Finanzjarji tal-European Foundation for the Improvement of Living and Working Conditions adottati fit-30 ta' Awwissu 2019;

B'KUNSIDERAZZJONI għall-ħtieġa li jiġu spjegati u aġġornati r-regoli preċedenti;

B'KUNSIDERAZZJONI għall-ħtieġa li jiġu sempliċizzati l-proċeduri amministrattivi kemm għall-Esperti kif ukoll għal Eurofound sabiex jiffokaw fuq ir-riċerka;

Adottat ir-regoli li ġejjin:

Artikolu 1: Applikabbiltà u rwoli

Persuni li japplikaw għalihom dawn ir-Regoli:

• Persuni li mhumiex impjegati minn Eurofound, mistiedna jipparteċipaw f'laqgħat organizzati minn Eurofound f'kapaċità ta' Esperti, esklużi membri ta' istituzzjonijiet u korpi oħra tal-Unjoni Ewropea.

• Il-Bord ta' Eurofound, il-Membri tal-Bureau u l-Membri tal-Kumitat Konsultattiv (imsejħa kollettivament 'membri tal-Bord');

Artikolu 2: Prinċipji

L-esperti u l-membri tal-Bord li jattendu l-laqgħat ta' Eurofound għandhom jaslu u jitilqu kemm jista' jkun qrib il-bidu u t-tmiem tal-laqgħa.

L-ispejjeż tat-tluq għandhom jiġu rimborsati u l-Allowances ta' kuljum u tal-lukanda jitħallsu skont ir-Regoli preżenti.

Fil-każ li Eurofound toffri pakkett 'all-inclusive', jiġifieri organizzazzjoni u ħlas dirett għat-trasport (eż. titjiriet, ferrovija, karozzi tal-linja), akkomodazzjoni, ikliet u trasport lokali, m'għandux jitħallas aktar allowance lill-membru tal-Esperti jew tal-Bord. Kull devjazzjoni minn pakkett ta' vjaġġ organizzat ma tistabbilixxi l-ebda dritt għal rimbors.

Artikolu 3: Konformità mal-formalitajiet amministrattivi

L-esperti u l-membri tal-Bord għandhom jikkonformaw mal-formalitajiet amministrattivi applikabbli fil-ħin tal-istedina. Il-formalitajiet amministrattivi applikabbli huma deskritti fl-Anness A.1.

Artikolu 4: Trasparenza

Is-servizzi responsabbli għar-rimbors għandhom id-dritt li jwettqu kwalunkwe verifika li tkun meħtieġa u jitolbu kwalunkwe prova mill-Espert u mill-membru tal-Bord meħtieġa għal dan il-għan.

Artikolu 5: Informazzjoni ġenerali dwar l-organizzazzjoni tal-ivvjaġġar

5.1. L-ispejjeż tat-tluq għandhom jiġu rimborsati fuq bażi tal-prinċipju tal-ispiża ġenerali l-aktar ekonomika.

5.2. L-esperti u l-membri tal-Bord għandhom id-dritt għal rimbors tal-ispejjeż tat-tluq li jseħħu waqt it-tluq bejn il-post tal-oriġini u dak tal-laqgħa.

5.3. Jekk, għal raġunijiet personali jew professjonali, l-Esperti u l-membri tal-Bord jivvjaġġaw minn jew lejn post differenti minn dak tal-oriġini tagħhom, l-ispejjeż tal-ivvjaġġar jiġu rimborsati sakemm ikunu f'pajjiżi tal-UE u fi ħdan il-limitu applikabbli. Jekk il-jiem tal-wasla/tluq huma differenti mill-jiem tal-laqgħa (imma fi żmien +2/-2 ijiem) il-vjaġġ jiġi rimborsat ukoll, fi ħdan il-limitu applikabbli. Jekk ikun itwal (barra +2/-2 ijiem), ikun hemm kontribuzzjoni skont id-diskrezzjoni ta' Eurofound.

5.4. Il-limiti indikattivi li ġejjin japplikaw għall-ispejjeż tat-tluq:

Rimbors massimu possibbli (limitu):
Vjaġġar ġewwa l-Ewropa 800 EUR
Vjaġġar barra l-Ewropa 1,500 EUR

5.5. Jekk l-ispejjeż tal-ivvjaġġar jaqbżu dawn il-limiti, hija meħtieġa approvazzjoni minn qabel minn Eurofound biex tinkiseb rimbors sħiħ. Fil-preżenza ta' din l-approvazzjoni, ir-rimbors ikun limitat għall-ammonti tal-limitu.

5.6. L-ispejjeż tal-vjaġġ għandhom jiġu rimborsati lil Espert jew membru tal-Bord biss għal kull laqgħa sakemm ma jkunx mistieden mod ieħor (eż. Membri Alternattivi tal-Bord għal laqgħat tal-Grupp). Jekk wieħed mill-Esperti jew membru tal-Bord jiġi sostitwit minn ieħor matul il-laqgħa, dan tal-aħħar ma jkollux dritt għal spejjeż ta' vjaġġ.

Artikolu 6: Regoli dwar it-trasport

6.1. Vjaġġar bil-ferrovija u/jew bil-linja tal-linja twila

Fil-prinċipju, għal vjaġġi ta' inqas minn 400 km (direzzjoni waħda, skont id-distanza uffiċjali bil-ferrovija), il-ferrovija ta' klassi ewlenija jew bus ta' distanza twila hija l-mezz adegwat ta' trasport.

It-trasport bil-ferrovija u/jew bil-linja tal-linja ta' distanza twila ma jinkludix it-trasport lokali (ħlief għall-laqgħat li jsiru fil-proprjetà ta' Eurofound f'Dublin (ara 6.5); it-trasport lokali huwa meqjus li jsir bejn l-ajruport u l-belt tal-post tal-oriġini jew post tal-laqgħa) lejn ajruport li huwa inkluż fil-Allowance ta' Kuljum.

Għandha tintuża l-iktar rotta qasira u ekonomika bejn il-post tal-oriġini u l-post fejn issir il-laqgħa. L-ispiża tar-riżervazzjoni tas-siġġijiet u t-trasport tal-bagalji meħtieġa huma spejjeż eliġibbli.

It-tikek tal-ferrovija għandhom jiġu mibbukkjati kemm jista' jkun malajr wara li jirċievu l-istedina minn Eurofound.

6.2. Vjaġġar bl-ajru

It-trasport bl-ajru għandu jintuża biss jekk id-distanza bejn il-post tal-oriġini u l-post tal-laqgħa taqbeż il-400 km jew meta jkun hemm attraversament tal-baħar.

It-tikek tal-ajru għandhom jiġu mibbukkjati fl-inqas Klassi Ekonomika disponibbli u kemm jista' jkun malajr wara li jirċievu l-istedina minn Eurofound.

Biljetti tal-ajru mibbukkjati f'klassi ogħla minn Ekonomika ma jistgħux jiġu rimborsati. Jekk, f'ċirkostanzi eċċezzjonali, il-booking ta' biljett tal-ajru tal-Klassi Ekonomika ma jkunx possibbli, l-Esperti u l-membri tal-Bord għandhom ifittxu approvazzjoni minn qabel minn Eurofound. Meta ma ġietx mogħtija approvazzjoni preċedenti, tista' tiġi offruta rimbors parzjali skont id-diskrezzjoni tal-Uffiċjal li awtorizza.

Jekk id-durata tat-titjira tkun sitt sigħat jew aktar, il-klassi tan-negozju tista' tiġi bbukkjata, madankollu, il-limiti skont il-punt 5.4 għadhom japplikaw.

6.3. Bookings tard, bidliet fil-ħinijiet tal-laqgħat u kanċellazzjoni tal-laqgħat

Jekk il-biljetti jiġu mibbukkjati inqas minn 10 ijiem qabel u jaqbżu s-saqaf skont il-punt 5.4. L-esperti u l-membri tal-Bord għandhom ifittxu approvazzjoni minn qabel għall-booking minn Eurofound.

Jekk ma ngħatatx approvazzjoni minn qabel, Eurofound tirriżerva d-dritt li tirritorna l-ammont li tidher xieraq. Din ir-regola ma tapplikax jekk l-istedina għall-laqgħa ntbagħtet inqas minn 20 jum qabel il-laqgħa.

Jekk Eurofound jibdel il-ħinijiet tal-laqgħat b'mod li jeħtieġ bidliet fis-skeda tal-vjaġġar, jew jikkanċella l-laqgħa, kwalunkwe spiża tat-tluq li diġà saret tiġi rimborsata meta jiġu ppreżentati d-dokumenti appoġġanti oriġinali.

6.4. Spejjeż ta' vjaġġ eliġibbli

L-oġġetti li ġejjin huma kkunsidrati spejjeż eliġibbli:

Taxxi fuq il-biljetti tal-ajru

• Ħlasijiet ta' aġenti tal-ivvjaġġar

• Ħlasijiet tal-karta ta' kreditu

• Riserva tas-siġġijiet

• Trasport tal-bagalji meħtieġa

• Ħlasijiet ta' check-in fl-ajruport.

6.5. Spejjeż ta' vjaġġar mhux eliġibbli

L-oġġetti li ġejjin mhumiex meqjusa bħala spejjeż eliġibbli:

• Bagalji żejda sakemm ma jkunx ġustifikat fuq bażi ta' rekwiżiti uffiċjali

• It-boarding prijorità, il-fast-track, is-siġġijiet preferuti, u kwalunkwe żieda oħra għall-ivvjaġġar ma jiġu rimborsati meta jkun hemm ħlas addizzjonali u mhux parti mill-prezz ekonomiku

• Ispiża tal-assigurazzjoni tas-saħħa, tal-ħajja u tal-bagalji

• Ħlas ta' kanċellazzjoni, ribukkjar jew bidla sakemm ma jitlobx Eurofound

• Trasferiment lokali fl-ajruport permezz ta' taxi, bus, ferrovija jew mezzi oħra ta' trasport pubbliku. Fil-każ ta' laqgħat li jsiru fil-proprjetà ta' Eurofound f'Dublin, it-trasferiment lejn u mill-ajruport jista' jiġi rimborsat jekk Eurofound ma jkunx organizzat arranġamenti ta' trasferiment u m'hemmx trasport pubbliku raġonevoli (eż. barra l-ħinijiet ta' operazzjoni tal-karozzi tal-linja jew jekk il-lukanda mhix qrib waqfa tal-linja għall-servizzi shuttle tal-ajruport).

6.6. Ivvjaġġar bil-karozza

Esperti u membri tal-Bord li jivvjaġġaw bil-karozza jew mutur jagħmlu dan b'riskju tagħhom stess. Eurofound tirrifjuta kull responsabbiltà rigward kwalunkwe inċident li jista' jiġri matul il-vjaġġ.

L-użu ta' karozza privata (mutur b'analogija) jiġi rimborsat fuq bażi ta' rata fissa stabbilita fl-Anness A.2, bejn il-post tal-oriġini u l-post tal-laqgħa u lura għal persuna waħda li tivvjaġġa waħedha, billi tqis l-iktar rotta qasira mill-post tal-oriġini għall-post tal-laqgħa.

Meta żewġ persuni jew aktar intitolati għal rimbors tal-ispejjeż tat-tluq jużaw l-istess karozza, biss il-persuna responsabbli għall-karozza għandha tiġi rimborsata b'rata ta' 150%.

In-numru ta' kilometri koperti u n-numru ta' reġistrazzjoni tal-karozzi għandhom dejjem jiġu provduti. L-oġġetti li ġejjin mhumiex meqjusa bħala spejjeż eliġibbli:

• Spejjeż tat-toll tal-awtostrada

• Kiri tal-karozzi u spejjeż tal-fjuwil

• Spejjeż tat-trasport tal-karozza bil-baħar

• Spejjeż tal-parkeġġ fl-ajruport u l-lukanda.

Artikolu 7: Dokumenti ta' appoġġ

L-ispejjeż tal-ivvjaġġar jiġu rimborsati meta jiġu ppreżentati d-dokumenti oriġinali, biljetti jew stampi fuq l-internet f'każ ta' xiri online. Id-dokumenti sottomessi għandhom juru: l-isem tal-passiġġier, il-klassi tal-vjaġġ, il-ħinijiet tal-vjaġġ u l-prezz imħallas. Jekk ma jkunx hemm prezz imsemmi fid-dokumenti, ikun meħtieġ fattura.

Artikolu 8: Regoli dwar l-allowance ta' sussistenza ta' kuljum

8.1. Esperti u membri tal-Bord mistiedna minn Eurofound għal laqgħa jistgħu jirċievu Allowances ta' Sussistenza, sakemm dan ikun indikat fl-istedina.

8.2. L-Allowances ta' Sussistenza jinkludu:

• Allowance ta' kuljum li tkopri l-ispejjeż kollha fil-post fejn issir il-laqgħa, inkluż l-ispejjeż tal-ikel u t-trasport lokali (karozzi tal-linja, tram, taħt l-art, taxi, eċċ).

• L-allowance tal-lukanda tkopri l-ispejjeż tal-akkomodazzjoni fil-post tal-laqgħa (is-saqaf huwa stabbilit fl-Anness A.3.)

8.3. L-Allowance ta' Kuljum rimborsata dejjem għandha tkun ugwali għan-numru ta' jiem ta' laqgħa.

8.4. L-allowance tal-lukanda għandha tkun ugwali għan-numru ta' jiem ta' laqgħat. In-numru totali ta' allowances ta' lukanda rimborsati fil-post tal-laqgħa jista' jiżdied għal total ta' jiem ta' laqgħa + 1 jekk l-arranġamenti tal-vjaġġ jeħtieġu.

F'każijiet eċċezzjonali u skont id-diskrezzjoni ta' Eurofound, l-allowance tal-lukanda tista' tiġi miżjuda aktar sal-total ta' jiem tal-laqgħat+2, jekk ma jkunx hemm possibbiltà li titlaq mill-post tal-laqgħa l-ġurnata ta' wara.

L-allowance tal-lukanda tiġi rimborsata biss jekk id-dokumenti tal-ivvjaġġar (biljetti tal-ajru u lista ta' attendenza) juru l-ħtieġa għal tali rimbors.
 

Artikolu 9: Regoli dwar l-akkomodazzjoni

9.1. Meta l-post ta' oriġini msemmija fl-istedina jkun ugwali jew inqas minn 100 km mill-post tal-laqgħa, il-Lukanda ma tistax tiġi rimborsata, biss l-ispejjeż tat-Trasport u l-allowance ta' kuljum jiġu rimborsati.

9.2. Ikliet (ikliet jew ikliet ta' filgħaxija) offruti minn Eurofound jew minn kwalunkwe parti terza oħra waqt laqgħa organizzata minn Eurofound għandhom jitnaqqsu mill-Allowances b'rata ta' 30% tal-Allowance ta' kuljum.

9.3 Ikliet Snack offruti minn Eurofound jew minn kwalunkwe parti terza oħra waqt laqgħa organizzata minn Eurofound għandhom jitnaqqsu mill-Allowances b'rata ta' 15% tal-Allowance ta' Kuljum.

Artikolu 10: Regoli oħra dwar iż-żamma ta' dokumenti ta' appoġġ, spejjeż oħra u limitu ta' żmien għall-pretensjonijiet

10.1. Kopji ta' d-dokumenti kollha tal-ivvjaġġar għandhom jinżammu mill-Esperti u l-membri tal-Bord sakemm jasal il-ħlas.

10.2. Kull spejjeż addizzjonali ta' vjaġġar, indennijiet ta' lukanda u ta' kuljum li jġorru l-Esperti u l-membri tal-Bord li jirriżultaw minn ċirkostanzi personali mhux mistennija (eż. affarijiet familjari, mard, eċċ.) se jkunu rimborsabbli biss jekk tingħata ġustifikazzjoni (eż. ċertifikat mediku) u l-ispejjeż diġà ġġorru ma jistgħux jiġu rkuprati.

10.3 Ħlas ta' Esperti jista' jitħallas lill-Esperti jekk awtorizzat mill-Kap tal-Unità ta' Eurofound responsabbli għall-organizzazzjoni tal-laqgħa. L-ammont għandu jkun skont il-politika interna ta' Eurofound dwar il-kwistjoni.

10.4. L-esperti huma obbligati jirrispettaw limitu ta' żmien biex jitolbu l-Ispejjeż tat-Trasport u l-Allowances ta' Sussistenza ta' xahrejn wara t-tmiem tal-laqgħa. Wara dan il-limitu, Eurofound hija meħlusa minn kull obbligu li tirritorna l-ispejjeż tat-tluq jew tħallas xi allowances.

Artikolu 11: Regoli ġenerali għall-arranġamenti tal-ħlas

11.1. L-ispejjeż tat-tluq għandhom jiġu rimborsati bl-Ewro skont ir-regola tar-rata tal-kambju tal-Kummissjoni Ewropea fl-ewwel jum tax-xahar li fih issir il-laqgħa.

11.2. Ir-rimborsi kollha għandhom isiru f'kont bankarju wieħed fi żmien xahrejn wara li rċevew it-talba sħiħa tar-rimbors u d-dokumentazzjoni ta' appoġġ.

11.3. Meta jitlob l-ispejjeż, fil-formola tal-Bord il-membru/espert tal-Bord għandu jagħmel dikjarazzjoni li tiddikjara jekk ir-rimborsi għandhomx isiru għall-kont privat tagħhom jew għall-kont tal-impjegatur tiegħu. Fil-każ li jintgħażel il-kont privat, Eurofound tirriżenja d-dritt li tinforma lill-impjegatur tagħha dwar l-arranġamenti tar-rimbors tagħhom.

11.4. Esperti u membri tal-Bord jistgħu jkunu meħtieġa jħallsu kwalunkwe somma mħallsa b'żball.

Dan il-kapitlu japplika għal kull persuna li takkumpanja persuna b'diżabilità mistiedna bħala espert jew membru tal-Bord.

Artikolu 12: Regola għall-ħlas ta' spejjeż kontra ħsara morali, materjali jew fiżika

Kull ħsara morali, materjali jew fiżika li tiġi sofruta kemm minn Espert mistieden minn Eurofound jew mill-persuna responsabbli li takkumpanja espert b'diżabilità matul il-vjaġġ jew waqt iż-żjara tiegħu fil-post fejn issir il-laqgħa ma tistax tkun suġġett ta' talba kontra Eurofound sakemm ma tistax tiġi attribwita lil Eurofound.

Artikolu 13: Spejjeż addizzjonali ġustifikati

L-ispejjeż kollha li jġorru espert b'diżabilità u l-persuna akkumpanjawha li mhumiex koperti biżżejjed mill-Allowances ta' Sussistenza jistgħu jiġu rimborsati fuq talba tal-uffiċjal awtorizzat responsabbli u wara l-preżentazzjoni tad-dokumenti meħtieġa.

Artikolu 14: Revokazzjoni u daħla fis-seħħ

Dawn ir-regoli jissostitwixxu:

• ir-regoli għar-rimbors ta' allowances ta' vjaġġ u sussistenza u spejjeż oħra għal esperti mistiedna għal laqgħat organizzati minn Eurofound (Doc. EF-GB-82-5), li daħlu fis-seħħ fit-5 ta' Marzu 2010.

• ir-regoli li jirregolaw ir-rimbors ta' spejjeż ta' vjaġġ u sussistenza li jġorru persuni mhux impjegati minn Eurofound li huma mistiedna jattendu laqgħat f'kapaċità ta' esperti (Doc. EF-AB 50/8(d)), li daħlu fis-seħħ fit-29 ta' Novembru 1994.

• ir-regoli dwar ir-rimbors tal-ispejjeż tat-tluq, sussistenza u varji tal-membri tal-Bord Amministrattiv (Doc EF-AB 6/9 (b)/1), li daħlu fis-seħħ fit-3 ta' Marzu 1978.

Dawn ir-regoli jidħlu fis-seħħ fl-ewwel jum tax-xahar wara l-adozzjoni tagħhom mill-Uffiċjal Awtorizzanti ta' Eurofound.

Ivailo Kalfin
Direttur Eżekuttiv
Magħmul f'Dublin, 27/6/2025

1. Reġistrazzjoni

Għal kull laqgħa trid issir reġistrazzjoni skont l-istruzzjonijiet mibgħuta fl-ittra/email ta' stedina.

2. Laqgħa

Id-dokumenti kollha rilevanti tal-ivvjaġġar għandhom jiġu sottomessi bl-email lill-assistent tal-laqgħa, fl-indirizz tal-email mogħti fl-istedina.

Esperti li qabel attendew laqgħa li ġiet rimborsata mill-Kummissjoni Ewropea, jew li d-dettalji personali u bankarji tagħhom diġà huma rreġistrati mal-Kummissjoni Ewropea (u għalhekk diġà għandhom 'kodiċi'), għandhom jipprovdu biss id-dokumenti tal-ivvjaġġar.

Esperti li mhumiex irreġistrati mal-Kummissjoni Ewropea jridu jipprovdu, minbarra d-dokumenti tal-ivvjaġġar, il-Formola tal-Entità Legali/Kont Bankarju (personali, privat jew pubbliku) mimlija u ffirmata kif suppost, dan id-dokument jista' jinstab fuq: Entitajiet legali u kontijiet bankarji.

Il-formola msemmija hawn fuq għandha tiġi ffirmata u datata mill-Espert. Għandha tiġi pprovduta kopja riċenti ta' estratt tal-bank, fejn l-isem tal-Espert u l-kodiċi IBAN huma viżibbli b'mod ċar, u jekk ma jkunx hemm dan, il-formola għandha tiġi stampata mill-bank. Jeħtieġ ukoll skennjar tal-ID u/jew passaport tal-Espert.

L-esperti jridu jiżguraw li l-formoli sottomessi huma kollha legibbli, ma jkunux fihom kliem imħassar u jkunu akkumpanjati mid-dokumentazzjoni ta' appoġġ sħiħa fejn jitlob.

3. Wara l-laqgħa

Wara kull laqgħa l-Esperti jridu jiddikjaraw l-ispejjeż tagħhom billi jużaw il-formola ta' rimbors online fil-link mibgħut fl-ittra/email ta' stedina.

Allowance għall-ivvjaġġar bil-karozza: 0.22 EUR kull kilometru.

Allowances għal pajjiżi fi ħdan l-Unjoni Ewropea: