Europos gyvenimo ir darbo sąlygų gerinimo fondo (Eurofound) leidimus suteikiantis pareigūnas,

ATSIŽVELGDAMA į 1975 m. gegužės 26 d. Tarybos reglamentą (EEB) Nr. 1365/75 dėl Europos gyvenimo ir darbo sąlygų gerinimo fondo įsteigimo su pakeitimais, padarytais 1993 m. birželio 30 d. Tarybos reglamentu (EEB) Nr. 1947/93;

ATSIŽVELGDAMA į 2019 m. rugpjūčio 30 d. priimtus Europos gyvenimo ir darbo sąlygų gerinimo fondo finansinius reglamentus;

ATSIŽVELGDAMOS į būtinybę patikslinti ir atnaujinti ankstesnes taisykles;

ATSIŽVELGDAMOS į būtinybę supaprastinti administracines procedūras tiek ekspertams, tiek EUROFOUND, kad būtų galima sutelkti dėmesį į mokslinius tyrimus;

priėmė šias taisykles:

1 straipsnis: Taikymas ir vaidmenys

Asmenys, kuriems taikomos šios Taisyklės:

• Eurofound nedirbantys asmenys, pakviesti dalyvauti Eurofound organizuojamuose posėdžiuose kaip ekspertai, išskyrus Europos Sąjungos institucijų ir kitų įstaigų narius.

• EUROFOUND valdybos, biuro nariai ir patariamojo komiteto nariai (toliau kartu – valdybos nariai);

2 straipsnis: Principai

Eurofound posėdžiuose dalyvaujantys ekspertai ir valdybos nariai turėtų atvykti ir išvykti kuo arčiau posėdžio pradžios ir pabaigos.

Kelionės išlaidos kompensuojamos, dienpinigiai ir viešbučio pinigai mokami pagal šias taisykles.

Tuo atveju, kai Eurofound siūlo "viskas įskaičiuota" paketą, t. y. organizuoja ir tiesiogiai apmoka už transportą (pvz., skrydžius, traukinį, autobusą), apgyvendinimą, maitinimą ir vietinį transportą, ekspertui ir (arba) tarybos nariui papildoma išmoka nemokama. Bet koks nukrypimas nuo suplanuoto kelionės paketo nesuteikia teisės į kompensaciją.

3 straipsnis: Administracinių formalumų laikymasis

Ekspertai ir valdybos nariai laikosi kvietimo metu taikomų administracinių formalumų. Taikomi administraciniai formalumai aprašyti A.1 priede.

4 straipsnis: Skaidrumas

Už kompensavimą atsakingos tarnybos turi teisę atlikti bet kokius patikrinimus, kurių gali prireikti, ir reikalauti iš eksperto ir valdybos nario bet kokių tam reikalingų įrodymų.

5 straipsnis: Bendra informacija apie kelionių organizavimą

5.1. Kelionės išlaidos kompensuojamos remiantis ekonomiškiausių bendrų išlaidų principu.

5.2. Ekspertai ir valdybos nariai turi teisę į kelionės išlaidų, patirtų keliaujant iš kilmės vietos į posėdžio vietą, kompensaciją.

5.3. Jei dėl asmeninių ar profesinių priežasčių ekspertai ir valdybos nariai keliauja iš kitos vietos nei jų kilmės vieta arba į ją, kelionės išlaidos bus kompensuojamos tol, kol jie yra ES šalyse ir neviršija taikomos viršutinės ribos. Jei atvykimo / išvykimo dienos skiriasi nuo susitikimo dienų (bet per +2 / -2 dienas), kelionės išlaidos taip pat bus kompensuojamos, neviršijant taikomos ribos. Jei jis bus ilgesnis (ne +2/-2 dienos), Eurofound savo nuožiūra pateiks atsakymą.

5.4. Kelionės išlaidoms taikomos šios orientacinės viršutinės ribos:

Didžiausia galima kompensacija (viršutinė riba):
Kelionės po Europą 800 EUR
Kelionės už Europos ribų 1,500 EUR

5.5. Jei kelionės išlaidos viršija šias ribas, norint gauti visą kompensaciją, reikalingas išankstinis EUROFOUND patvirtinimas. Jei tokio patvirtinimo nėra, kompensacija neviršija viršutinių sumų.

5.6. Kelionės išlaidos kompensuojamos tik vienam ekspertui ar valdybos nariui per posėdį, nebent pakviesti kitaip (pvz., pakaitiniai valdybos nariai į grupės posėdžius). Jei posėdžio metu vieną ekspertą ar valdybos narį pakeičia kitas, pastarasis neturi teisės į kelionės išlaidas.

6 straipsnis: Transporto taisyklės

6.1. Kelionė traukiniu ir (arba) tolimojo susisiekimo autobusu

Iš esmės trumpesnėms nei 400 km kelionėms (į vieną pusę, atsižvelgiant į oficialų atstumą geležinkeliu) tinkama transporto priemonė yra pirmos klasės geležinkelis arba tolimojo susisiekimo autobusas.

Kelionė traukiniu ir (arba) tolimojo susisiekimo autobusu neapima vietinio transporto (išskyrus susitikimus, vykstančius EUROFOUND patalpose Dubline (žr. 6.5 punktą); laikoma, kad vietinis transportas vyksta tarp oro uosto ir kilmės vietos / susitikimo vietos miesto teritorijos) į oro uostą, kuris įtrauktas į dienpinigius.

Turi būti naudojamas trumpiausias ir ekonomiškiausias maršrutas tarp kilmės vietos ir susitikimo vietos. Vietų rezervavimo ir reikalingo bagažo gabenimo išlaidos yra tinkamos finansuoti išlaidos.

Traukinio bilietus reikia užsisakyti kuo greičiau gavus Eurofound kvietimą.

6.2. Kelionės lėktuvu

Kelionės lėktuvu turėtų būti naudojamos tik tuo atveju, jei atstumas tarp išvykimo vietos ir susitikimo vietos viršija 400 km arba kai reikia kirsti jūrą.

Lėktuvų bilietus reikia užsisakyti žemiausia ekonomine klase ir kuo greičiau gavus Eurofound kvietimą.

Lėktuvo bilietai, užsakyti aukštesnėje nei ekonominė klasėje, nekompensuojami. Jei išskirtinėmis aplinkybėmis ekonominės klasės lėktuvo bilieto užsakyti neįmanoma, ekspertai ir valdybos nariai turėtų gauti išankstinį Eurofound pritarimą. Jei išankstinis patvirtinimas nesuteiktas, leidimus duodantis pareigūnas savo nuožiūra gali pasiūlyti dalinę kompensaciją.

Jei skrydžio trukmė yra šešios ar daugiau valandų, galima užsisakyti verslo klasę, tačiau vis tiek taikomos 5.4 punkte nustatytos ribos.

6.3. Pavėluotas užsakymas, susitikimų laiko keitimas ir susitikimų atšaukimas

Jei bilietai užsakomi likus mažiau nei 10 dienų ir viršija 5.4 punkte nurodytą viršutinę ribą. Ekspertai ir valdybos nariai prašo išankstinio Eurofound patvirtinimo.

Jei išankstinis patvirtinimas negautas, Eurofound pasilieka teisę grąžinti sumą, kuri, jo nuomone, yra tinkama. Ši taisyklė netaikoma, jei kvietimas į susitikimą buvo išsiųstas likus mažiau nei 20 dienų iki susitikimo.

Jei Eurofound pakeičia posėdžių laiką taip, kad reikia pakeisti kelionės tvarkaraštį, arba atšaukia posėdį, visos jau patirtos kelionės išlaidos kompensuojamos pateikus patvirtinamųjų dokumentų originalus.

6.4. Reikalavimus atitinkančios kelionės išlaidos

Tinkamomis finansuoti išlaidomis laikomi šie elementai:

Lėktuvų bilietų mokesčiai

• Kelionių agento mokesčiai

• Kredito kortelės mokesčiai

• Vietos rezervavimas

• Reikalingo bagažo gabenimas

• Registracijos oro uoste mokesčiai.

6.5. Netinkamos finansuoti kelionės išlaidos

Tinkamomis finansuoti išlaidomis nelaikomi šie elementai:

• Papildomas bagažas, išskyrus atvejus, kai tai pateisinama oficialiais reikalavimais

• Pirmenybinis įlaipinimas, greitasis įlaipinimas, pageidaujamos vietos ir kiti kelionės priedai nekompensuojami, jei yra papildomas mokestis ir nėra ekonominės klasės bilieto dalis

• Sveikatos, gyvybės ir bagažo draudimo išlaidos

• Atšaukimo, rezervacijos keitimo arba keitimo mokestis, nebent to prašo Eurofound

• Vietinis pervežimas iš oro uosto taksi, autobusu, traukiniu ar kitomis viešojo transporto priemonėmis. Eurofound patalpose Dubline vykstančių susitikimų atveju pervežimas į oro uostą ir iš jo gali būti kompensuojamas, jei Eurofound neorganizavo pervežimo ir nėra tinkamo viešojo transporto (pvz., ne autobusų darbo valandomis arba jei viešbutis nėra netoli autobusų stotelės, skirtos pervežimo iš oro uosto paslaugoms teikti).

6.6. Kelionė automobiliu

Ekspertai ir valdybos nariai, keliaujantys automobiliu ar motociklu, tai daro savo rizika. Eurofound neprisiima jokios atsakomybės už bet kokį nelaimingą atsitikimą, kuris gali įvykti kelionės metu.

Už naudojimąsi asmeniniu automobiliu (pagal analogiją motociklu) kompensuojama pagal A.2 priede nustatytą fiksuotą normą vienam asmeniui, keliaujančiam vienam, iš kilmės vietos į susitikimo vietą ir atgal, atsižvelgiant į trumpiausią maršrutą nuo kilmės vietos iki susitikimo vietos.

Jeigu du ar daugiau asmenų, turinčių teisę į kelionės išlaidų kompensaciją, naudojasi tuo pačiu automobiliu, 150 % kompensacija kompensuojama tik už automobilį atsakingam asmeniui.

Visada turi būti nurodytas nuvažiuotų kilometrų skaičius ir automobilio registracijos numeris. Šie straipsniai nelaikomi tinkamomis finansuoti išlaidomis:

• Greitkelių rinkliavos išlaidos

• Automobilio nuoma ir degalų išlaidos

• Automobilio gabenimo jūra išlaidos

• Oro uosto ir viešbučio automobilių stovėjimo išlaidos.

7 straipsnis: Patvirtinamieji dokumentai

Kelionės išlaidos kompensuojamos pateikus dokumentų originalus, bilietus ar internetinius spaudinius, jei perkate internetu. Pateiktuose dokumentuose turi būti nurodyta: keleivio vardas, pavardė, kelionės klasė, kelionės laikas ir sumokėta kaina. Jei dokumentuose kaina nenurodyta, reikia pateikti sąskaitą faktūrą.

8 straipsnis: Dienpinigių taisyklės

8.1. Eurofound į posėdį pakviesti ekspertai ir valdybos nariai gali gauti dienpinigius, jei tai nurodyta kvietime.

8.2. Dienpinigius sudaro:

• Dienpinigiai, padengiantys visas išlaidas susitikimo vietoje, įskaitant maitinimą ir vietinį transportą (autobusas, tramvajus, metro, taksi ir kt.).

• Viešbučio išmoka, kuria padengiamos apgyvendinimo išlaidos posėdžio vietoje (viršutinės ribos nustatytos A.3 priede)

8.3. Kompensuojami dienpinigiai visada yra lygūs posėdžių dienų skaičiui.

8.4. Viešbučio išmoka yra lygi susitikimo dienų skaičiui. Bendras susitikimo vietoje kompensuojamų viešbučio išmokų skaičius gali būti padidintas iki bendro posėdžio dienų skaičiaus + 1, jei to reikia kelionės organizavimui.

Išimtiniais atvejais ir EUROFOUND nuožiūra viešbučio išmoka gali būti dar padidinta iki bendro posėdžių dienų skaičiaus+ 2, jei kitą dieną nėra galimybės išvykti iš posėdžio vietos.

Viešbučio išmoka kompensuojama tik tuo atveju, jei kelionės dokumentai (lėktuvo bilietai ir lankomumo sąrašas) įrodo, kad tokia kompensacija reikalinga.
 

9 straipsnis: Apgyvendinimo taisyklės

9.1. Jei kvietime nurodyta kilmės vieta yra lygi arba mažesnė nei 100 km nuo susirinkimo vietos, Viešbutis nekompensuojamas, kompensuojamos tik kelionės išlaidos ir dienpinigiai.

9.2. Maistas (pietūs ar vakarienė), kurį Eurofound ar bet kuri kita trečioji šalis pasiūlė Eurofound organizuojamo susitikimo metu, išskaičiuojamas iš išmokų 30 % dienpinigių norma.

9.3 Užkandžiai, kuriuos Eurofound ar bet kuri kita trečioji šalis siūlo Eurofound organizuojamo susitikimo metu, išskaičiuojami iš išmokų 15 % dienpinigių.

10 straipsnis: Kitos patvirtinamųjų dokumentų saugojimo, kitų išlaidų ir reikalavimų pateikimo termino taisyklės

10.1. Visų kelionės dokumentų kopijas ekspertai ir valdybos nariai privalo saugoti tol, kol bus gautas apmokėjimas.

10.2. Bet kokios papildomos kelionės, viešbučio ir dienpinigiai, kuriuos ekspertai ir valdybos nariai patyrė dėl nenumatytų asmeninių aplinkybių (pvz., šeimos reikalų, ligos ir kt.), kompensuojamos tik tuo atveju, jei pateikiamas pagrindimas (pvz., medicininė pažyma) ir jau patirtos išlaidos negali būti atlygintos.

10.3 Ekspertams gali būti mokamas eksperto mokestis, jei tai leidžia už posėdžio organizavimą atsakingas EUROFOUND skyriaus vadovas. Suma turi atitikti EUROFOUND vidaus politiką šiuo klausimu.

10.4. Ekspertai privalo laikytis dviejų mėnesių nuo posėdžio pabaigos kelionės išlaidų ir dienpinigių prašymo pateikimo termino. Pasibaigus šiam terminui, EUROFOUND atleidžiamas nuo bet kokios prievolės kompensuoti kelionės išlaidas arba mokėti išmokas.

11 straipsnis: Bendrosios mokėjimo tvarkos taisyklės

11.1. Kelionės išlaidos kompensuojamos eurais pagal Europos Komisijos valiutos kursą pirmą mėnesio, kurį vyksta posėdis, dieną.

11.2. Visos kompensacijos turi būti pervestos į vieną banko sąskaitą per du mėnesius nuo viso prašymo dėl kompensacijos ir patvirtinamųjų dokumentų gavimo.

11.3. Deklaruodamas išlaidas, Valdybos narys/ekspertas prašymo formoje turi pateikti pareiškimą, kuriame nurodoma, ar kompensacijos turi būti mokamos į jo asmeninę sąskaitą, ar į darbdavio sąskaitą. Jei pasirenkama privati sąskaita, Eurofound pasilieka teisę informuoti darbdavį apie kompensavimo tvarką.

11.4. Iš ekspertų ir valdybos narių gali būti reikalaujama grąžinti klaidingai sumokėtas sumas.

Šis skyrius taikomas bet kuriam asmeniui, lydinčiam neįgalų asmenį, pakviestą kaip ekspertas ar valdybos narys.

12 straipsnis: Taisyklė dėl išlaidų atlyginimo patirtai moralinei, materialinei ar kūno žalai atlyginti

Bet kokia moralinė, materialinė ar kūno žala, kurią patyrė Eurofound pakviestas ekspertas arba asmuo, atsakingas už neįgalaus eksperto lydėjimą kelionės metu arba jo buvimo susitikimo vietoje metu, negali būti ieškinio Eurofound dalykas, išskyrus atvejus, kai ji gali būti priskirta Eurofound.

13 straipsnis: Pagrįstos papildomos išlaidos

Visos neįgalaus eksperto ir jį lydinčio asmens patirtos išlaidos, kurios nėra pakankamai padengtos dienpinigiais, gali būti kompensuojamos atsakingo leidimus duodančio pareigūno prašymu ir pateikus reikiamus dokumentus.

14 straipsnis: Panaikinimas ir įsigaliojimas

Šios taisyklės pakeičia:

• 2010 m. kovo 5 d. įsigaliojo 2010 m. kovo 5 d. įsigaliojusių ekspertų, pakviestų į EUROFOUND organizuojamus posėdžius, kelionės ir dienpinigių bei kitų išlaidų kompensavimo taisyklės.

• 1994 m. lapkričio 29 d. įsigaliojusios taisyklės, reglamentuojančios Eurofound neįdarbintų asmenų, kurie kviečiami dalyvauti posėdžiuose kaip ekspertai, kelionės ir pragyvenimo išlaidų kompensavimą (Dok. EF-AB 50/8(d)).

• 1978 m. kovo 3 d. įsigaliojusios Administracinės valdybos narių kelionės, pragyvenimo ir įvairių išlaidų kompensavimo taisyklės (Dok. EF-AB 6/9 (b)/1).

Šios taisyklės įsigalioja pirmą mėnesio dieną po to, kai jas priima Eurofound leidimus suteikiantis pareigūnas.

Ivailo Kalfinas
Vykdomasis direktorius
Priimta Dubline 2025 06 27

1. Registracija

Į kiekvieną susitikimą reikia užsiregistruoti pagal kvietimo laiške / el. laiške atsiųstus nurodymus.

2. Susitikimas

Visi susiję kelionės dokumentai turi būti pateikti e. paštu posėdžio padėjėjui kvietime nurodytu e. pašto adresu.

Ekspertai, kurie anksčiau dalyvavo Europos Komisijos kompensuojamame posėdyje arba kurių asmens ir banko duomenys jau yra užregistruoti Europos Komisijoje (taigi jau turi kodą), turi pateikti tik kelionės dokumentus.

Europos Komisijoje neregistruoti ekspertai turi pateikti ne tik kelionės dokumentus, bet ir tinkamai užpildytą ir pasirašytą juridinio asmens / banko sąskaitos formą (asmeninę, privačią ar viešąją).

Aukščiau nurodytą formą ekspertas turi pasirašyti ir nurodyti datą. Turėtų būti pateikta naujausia banko išrašo kopija, kurioje aiškiai matomas eksperto vardas, pavardė ir IBAN kodas, jei jo nėra, formą turėtų antspauduoti bankas. Taip pat reikia pateikti eksperto asmens tapatybės dokumento ir (arba) paso nuskaitymą.

Ekspertai privalo užtikrinti, kad visos pateiktos formos būtų įskaitomos, jose nebūtų perbrauktų žodžių ir, jei prašoma, prie jų būtų pridedami visi patvirtinamieji dokumentai.

3. Po susitikimo

Po kiekvieno susitikimo ekspertai turi pareikšti savo išlaidas naudodamiesi internetine kompensavimo forma, pateikta kvietime / el. laiške atsiųstoje nuorodoje.

Kelionės automobiliu išmoka: 0,22 EUR už kilometrą.

Išmokos Europos Sąjungos šalims: