Euroopa Elu- ja Töötingimuste Parandamise Fondi (Eurofound) volitatud ametnik,

ARVESTADES Nõukogu määrust (EMÜ) nr 1365/75, 26. mai 1975, mis käsitleb Euroopa Elu- ja Töötingimuste Parandamise Fondi loomist, mida on muudetud 30. juuni 1993 Nõukogu määrusega (EMÜ) nr 1947/93;

ARVESTADES Euroopa Elu- ja Töötingimuste Parandamise Fondi finantsmäärusi, mis võeti vastu 30. augustil 2019;

ARVESTADES vajadust eelnevate reeglite täpsustamiseks ja uuendamiseks;

ARVESTADES vajadust lihtsustada haldusprotseduure nii ekspertide kui ka Eurofoundi jaoks, et keskenduda teadustööle;

On võtnud kasutusele järgmised reeglid:

Artikkel 1: Rakendatavus ja rollid

Isikud, kellele need reeglid kehtivad:

• Isikud, kes ei tööta Eurofoundis ja keda kutsutakse osalema Eurofoundi korraldatud kohtumistel eksperdina, välja arvatud Euroopa Liidu institutsioonide ja teiste organite liikmed.

• Eurofoundi juhatus, bürooliikmed ja nõuandekomitee liikmed (edaspidi ühiselt nimetatud "juhatuse liikmeteks");

Artikkel 2: Põhimõtted

Eurofoundi koosolekutel osalevad eksperdid ja juhatuse liikmed peaksid saabuma ja lahkuma võimalikult lähedal koosoleku algusele ja lõpule.

Reisikulud hüvitatakse ning päeva- ja hotellitoetused makstakse vastavalt käesolevatele reeglitele.

Kui Eurofound pakub 'kõik-hinnas' paketti, st korraldab ja maksab otse transpordi (nt lennud, rong, buss), majutuse, toidu ja kohaliku transpordi eest, ei maksta eksperdile/juhatuse liikmele täiendavat toetust. Igasugune kõrvalekalle korraldatud reisipaketist ei tähenda õigust hüvitisele.

Artikkel 3: Haldusformaalsuste täitmine

Eksperdid ja juhatuse liikmed peavad järgima kutse esitamise ajal kehtivaid halduslikke formaalsusi. Kohaldatavad haldusformaalsused on kirjeldatud lisas A.1.

Artikkel 4: Läbipaistvus

Hüvitise eest vastutavatel teenustel on õigus teha vajalikke kontrolle ning nõuda eksperdilt ja juhatuse liikmelt selleks vajalikke tõendeid.

Artikkel 5: Üldine teave reisikorralduse kohta

5.1. Reisikulud hüvitatakse kõige ökonoomsema kogukulu põhimõtte alusel.

5.2. Ekspertidel ja juhatuse liikmetel on õigus hüvitada reisikulud, mis on tekkinud reisimisel alguskoha ja koosoleku toimumiskoha vahel.

5.3. Kui eksperdid ja juhatuse liikmed reisivad isiklikel või ametialastel põhjustel teise kohta kui nende päritolukoht, hüvitatakse reisikulud seni, kuni need asuvad ELi riikides ja kehtiva piiri piires. Kui saabumise/lahkumise päevad erinevad koosolekupäevadest (kuid +2/-2 päeva jooksul), hüvitatakse ka reisikulud kehtiva piiri piires. Kui see kestab kauem (välja arvatud +2/-2 päeva), tehakse sissemakse Eurofoundi äranägemisel.

5.4. Järgmised indikatiivsed limiidid kehtivad reisikuludele:

Maksimaalne võimalik hüvitis (lagi):
Reisimine Euroopas 800 EUR
Reisimine väljaspool Euroopat 1 500 EUR

5.5. Kui reisikulud ületavad need piirid, on täieliku hüvitamiseks vajalik Eurofoundi eelnev heakskiit. Sellise heakskiidu puudumisel on hüvitis piiratud maksimaalse summaga.

5.6. Reisikulud tagastatakse ainult ühele eksperdile või juhatuse liikmele koosoleku kohta, välja arvatud juhul, kui on teisiti kutsutud (nt Grupi koosolekutel asendusjuhatuse liikmed). Kui üks ekspert või juhatuse liige asendatakse koosoleku käigus teisega, ei ole viimasel õigust reisikuludele.

Artikkel 6: Transpordireeglid

6.1. Reisimine rongiga ja/või kaugliinibussiga

Põhimõtteliselt on vähem kui 400 km pikkuste sõitude puhul (ühesuunaline ametliku raudteekauguse järgi) esimese klassi rongi- või kaugsõidubuss piisav transpordivahend.

Reisimine rongiga ja/või kaugliinibussiga ei hõlma kohalikku transporti (välja arvatud kohtumised, mis toimuvad Eurofoundi territooriumil Dublinis (vt 6.5); kohalik transport loetakse toimuvaks lennujaama ja algus- või kohtumiskoha linna vahel) lennujaama, mis kuulub päevamaksesse.

Kõige lühem ja ökonoomsem tee alguskoha ja koosoleku toimumiskoha vahel tuleb kasutada. Istekohtade broneerimise ja vajaliku pagasi transpordi kulud on sobivad kulud.

Rongipiletid tuleks broneerida võimalikult kiiresti pärast Eurofoundi kutse saamist.

6.2. Lennureisid

Õhureisi tuleks kasutada ainult siis, kui vahemaa alguskoha ja kohtumiskoha vahel ületab 400 km või kui toimub mereületus.

Lennupiletid tuleks broneerida madalaima majandusklassi ja võimalikult kiiresti pärast Eurofoundi kutse saamist.

Lennupiletid, mis on broneeritud kõrgemas klassis kui majandusklassi, ei hüvitata. Kui erandjuhtudel ei ole võimalik broneerida turistiklassi lennupiletit, peaksid eksperdid ja juhatuse liikmed taotlema Eurofoundi eelnevat heakskiitu. Kui eelnevat heakskiitu ei ole antud, võib volitaja äranägemisel pakkuda osalist hüvitist.

Kui lennu kestus on kuus või enam tundi, saab broneerida äriklassi, kuid kehtivad siiski piirid vastavalt punktile 5.4.

6.3. Hilinenud broneerimine, koosolekute aegade muutused ja koosolekute tühistamine

Kui piletid on broneeritud vähem kui 10 päeva ette ja ületavad piiri vastavalt punktile 5.4. Eksperdid ja juhatuse liikmed peavad taotlema Eurofoundi broneeringu eelnevat heakskiitu.

Kui eelnevat heakskiitu pole antud, jätab Eurofound endale õiguse hüvitada vajalikuks peetud summa. See reegel ei kehti, kui kutse kohtumisele saadeti vähem kui 20 päeva enne koosolekut.

Kui Eurofound muudab kohtumisaegu viisil, mis nõuab reisiplaani muutmist, või tühistab kohtumise, hüvitatakse kõik juba tekkinud reisikulud originaalsete toetavate dokumentide esitamisel.

6.4. Sobivad reisikulud

Järgmised esemed loetakse sobivateks kuludeks:

Lennupiletimaksud

• Reisibüroo tasud

• Krediitkaardi tasud

• Istekohtade broneerimine

• Vajaliku pagasi transport

• Lennujaama registreerimistasud.

6.5. Mittesobivad reisikulud

Järgmised esemed ei loeta sobivateks kuludeks:

• Liigne pagas, välja arvatud juhul, kui see on ametlike nõuete tõttu põhjendatud

• Prioriteetne pardale minek, kiirtee, eelistatud istekohad ja muud reisi lisad ei hüvitata, kui lisatasu on ja ei kuulu ökonoomse pileti hulka

• Tervise-, elu- ja pagasikindlustuse kulud

• Tühistamine, ümberbroneerimine või tasu muutmine, välja arvatud juhul, kui Eurofound seda palub

• Kohalik lennujaama ümberistumine takso, bussi, rongi või muu ühistranspordiga. Eurofoundi Dublini territooriumil toimuvate kohtumiste korral saab lennujaama ja tagasi transpordi hüvitada, kui Eurofound ei ole korraldanud ümberistumiskorraldusi ja mõistlikku ühistransporti ei ole võimalik (nt busside väljaspool tööaega või kui hotell ei asu lennujaama bussipeatuse lähedal).

6.6. Autoga sõitmine

Eksperdid ja juhatuse liikmed, kes reisivad autoga või mootorrattaga, teevad seda omal vastutusel. Eurofound loobub kõigist vastutustest õnnetuse eest, mis võib reisi ajal juhtuda.

Eraauto (analoogiliselt mootorratas) kasutamine tagastatakse fikseeritud tasu alusel, mis on sätestatud lisas A.2 ühe üksinda reisiva isiku eest alguskohast kohtumispaiga ja tagasi, arvestades lühimat marsruuti alguskohast kohtumispaika.

Kui kaks või enam isikut, kellel on õigus reisikulude hüvitamisele, kasutavad sama autot, hüvitatakse 150% määraga ainult auto eest vastutav isik.

Alati tuleb esitada läbitud kilomeetrite arv ja auto registreerimisnumber. Järgmised kulud ei ole sobivad kuludeks:

• Kiirteetasude kulud

• Autorent ja kütusekulud

• Auto meretranspordi kulud

• Lennujaama ja hotellide parkimiskulud.

Artikkel 7: Toetavad dokumendid

Reisikulud hüvitatakse originaaldokumentide, piletite või veebipõhiste väljatrükkide esitamisel veebipõhise ostu korral. Esitatud dokumentides peaks olema märgitud: reisija nimi, reisiklass, reisiajad ja makstud hind. Kui dokumentides ei ole hinda märgitud, tuleb esitada arve.

Artikkel 8: Päevaelatushüvitise reeglid

8.1. Eurofoundi poolt koosolekule kutsutud eksperdid ja juhatuse liikmed võivad saada elatustoetusi, kui see on kutses kirjas.

8.2. Elatushüvitised hõlmavad:

• Päevane toetus katab kõik kulud kohtumise toimumiskohas, sealhulgas toidu- ja kohaliku transpordi kulud (buss, tramm, metroo, takso jne).

• Hotelli toetus, mis katab majutuskulud kohtumispaigas (laed on toodud lisas A.3.)

8.3. Päevane hüvitis on alati võrdne koosolekupäevade arvuga.

8.4. Hotelli toetus on võrdne koosolekupäevade arvuga. Hotelli hüvitiste koguarv, mida kohtumiskohas hüvitatakse, võib suurendada koosolekupäevade koguarvuks + 1, kui reisikorraldus seda nõuab.

Erandjuhtudel ja Eurofoundi äranägemisel võib hotelli lisatasu veelgi suurendada koosolekupäevade koguarvuni+2, kui järgmisel päeval pole võimalik kohtumiskohast lahkuda.

Hotelli toetus hüvitatakse ainult siis, kui reisidokumendid (lennupiletid ja kohalolekunimekiri) tõendavad selle hüvitamise vajadust.
 

Artikkel 9: Kohandusreeglid

9.1. Kui kutses viidatud päritolukoht on kohtumiskohast võrdne või vähem kui 100 km, ei hüvitata hotellile, vaid hüvitatakse ainult reisikulud ja päevaraha.

9.2. Eurofoundi või mõne teise kolmanda osapoole poolt korraldatud koosolekul pakutavad toidukorrad (lõunad või õhtusöögid), võetakse hüvitistest maha 30% päevasest toetusest.

9.3 Eurofoundi või mõne teise kolmanda osapoole poolt korraldatud kohtumisel pakutavad suupisted arvestatakse toetustest maha 15% päevasest toetusest.

Artikkel 10: Muud reeglid toetavate dokumentide säilitamise, muude kulude ja nõuete tähtaja kohta

10.1. Kõigi reisidokumentide koopiad peavad olema ekspertide ja juhatuse liikmete poolt säilitatud kuni makse laekumiseni.

10.2. Kõik täiendavad reisikulud, hotelli- ja päevamaksed, mida eksperdid ja juhatuse liikmed on põhjustanud ettenägematutest isiklikest asjaoludest (nt perekondlikud probleemid, haigused jne), tagastatakse ainult juhul, kui on esitatud põhjendus (nt meditsiiniline tõend) ja juba tekkinud kulusid ei saa tagasi nõuda.

10.3 Eksperditasu võib maksta ekspertidele, kui Eurofoundi üksuse juht, kes vastutab koosoleku korraldamise eest, volitatud. Summa tuleb vastata Eurofoundi sisepoliitikale selles küsimuses.

10.4. Eksperdid peavad järgima reisikulude ja elamishüvitiste taotlemise tähtaega kahe kuu jooksul pärast koosoleku lõppu. Pärast seda tähtaega vabastatakse Eurofound igasugusest kohustusest hüvitada reisikulusid või maksta lisatasusid.

Artikkel 11: Maksekorralduse üldreeglid

11.1. Reisikulud hüvitatakse euros Euroopa Komisjoni vahetuskursi määruse alusel kuu esimesel päeval, mil kohtumine toimub.

11.2. Kõik hüvitised tuleb teha ühele pangakontole kahe kuu jooksul pärast täieliku hüvitusnõude ja toetavate dokumentide saamist.

11.3. Kulude deklareerimisel peab juhatuse liige/ekspert nõude vormis esitama avalduse, milles kinnitab, kas hüvitised peaksid minema tema erakontole või tööandja kontole. Kui valitakse privaatne konto, jätab Eurofound endale õiguse teavitada oma tööandjat oma hüvituskorraldustest.

11.4. Eksperdid ja juhatuse liikmed võivad olla kohustatud maksma tagasi kõik ekslikult makstud summad.

See peatükk kehtib igale isikule, kes saadab puuetega isikut, kes on kutsutud eksperdiks või juhatuse liikmeks.

Artikkel 12: Reegel kulude nõudmiseks moraalse, materiaalse või kehalise kahju alusel

Igasugune moraalne, materiaalne või füüsiline kahju, mida põhjustab kas Eurofoundi kutsutud ekspert või isik, kes vastutab puudega eksperdi saatmise eest reisi või kohtumise toimumiskohas, ei tohi olla Eurofoundi vastu nõude objektiks, välja arvatud juhul, kui seda saab Eurofoundile omistada.

Artikkel 13: Õigustatud lisakulud

Kõik kulud, mida puudega ekspert ja tema kaaslane teevad ning mida elatushüvitised ei kata piisavalt, võivad hüvitada vastutava volitaja taotlusel ja vajalike dokumentide esitamisel.

Artikkel 14: Tühistamine ja jõustumine

Need reeglid asendavad:

• reeglid reisi- ja elatushüvitiste ning muude kulude hüvitamiseks ekspertidele, kes kutsuti Eurofoundi korraldatud kohtumistele (Doc. EF-GB-82-5), mis jõustusid 5. märtsil 2010.

• reeglid, mis reguleerivad reisi- ja elamiskulude hüvitamist isikutele, kes ei tööta Eurofoundis ja keda kutsutakse osalema kohtumistel ekspertrollis (Doc. EF-AB 50/8(d)), mis jõustusid 29. novembril 1994.

• reeglid, mis puudutasid haldusnõukogu liikmete reisi-, elatus- ja muude kulude hüvitamist (Doc EF-AB 6/9 (b)/1), mis jõustusid 3. märtsil 1978.

Need reeglid jõustuvad kuu esimesel päeval pärast Eurofoundi volitatud ametniku poolt nende vastuvõtmist.

Ivailo Kalfin
Tegevjuht
Tehtud Dublinis, 27.06.2025

1. Registreerimine

Iga kohtumise jaoks tuleb registreerida vastavalt kutsekirjas/e-kirjas saadetud juhistele.

2. Kohtumine

Kõik asjakohased reisidokumendid tuleb esitada e-posti teel koosoleku assistendile, kutses toodud e-posti aadressile.

Eksperdid, kes on varem osalenud Euroopa Komisjoni poolt hüvitatud koosolekul või kelle isikuandmed ja pangaandmed on juba Euroopa Komisjonis registreeritud (ja seega neil on juba "kood"), peavad esitama ainult reisidokumendid.

Eksperdid, kes ei ole Euroopa Komisjonis registreeritud, peavad lisaks reisidokumentidele esitama korrektselt täidetud ja allkirjastatud juriidilise isiku/pangakonto vormi (isiklik, eraõiguslik või avalik), selle dokumendi leiab aadressilt: Juriidilised isikud ja pangakontod.

Ülalviidatud vorm peaks olema eksperdi poolt allkirjastatud ja kuupäevaga märgitud. Hiljutine pangaväljavõtte koopia tuleks esitada, kus eksperdi nimi ja IBAN-kood on selgelt nähtavad, ning selle puudumisel peaks pank vormi templiga kinnitama. Samuti tuleb esitada eksperdi ID ja/või passi skaneerimine.

Eksperdid peavad tagama, et esitatud vormid oleksid loetavad, ei sisalda maha kriipsutatud sõnu ning et vajadusel oleks kaasas täielik toetav dokument.

3. Pärast koosolekut

Pärast iga kohtumist peavad eksperdid oma kulud deklareerima veebipõhise hüvitusvormi kaudu, mis on saadetud kutsekirjas/e-kirjas oleval lingil.

Autosõidu tasu: 0,22 EUR kilomeetri kohta.

Euroopa Liidu riikide erandid: