Bemyndigende medarbejder for Den Europæiske Fond for Forbedring af Leve- og Arbejdsvilkår (Eurofound),

MED HENSYN TIL RÅDETS FORORDNING (EØF) NR. 1365/75 AF 26. MAJ 1975 OM OPRETTELSEN AF EN EUROPÆISK FOND TIL FORBEDRING AF LEVE- OG ARBEJDSVILKÅR, SOM ÆNDRET VED Rådets forordning (EØF) nr. 1947/93 af 30. juni 1993;

MED HENSYN TIL DEN EUROPÆISKE FOND FOR FORBEDRING AF LEVE- OG ARBEJDSVILKÅR med FINANSIELLE REGLER, vedtaget den 30. august 2019;

MED HENSYN TIL NØDVENDIGHEDEN AF AT PRÆCISERE OG OPDATERE DE TIDLIGERE REGLER;

MED HENSYN TIL NØDVENDIGHEDEN AF AT FORENKLE ADMINISTRATIVE PROCEDURER FOR BÅDE EKSPERTER og Eurofound for at kunne fokusere på forskning;

Har vedtaget følgende regler:

Artikel 1: Anvendelighed og roller

Personer, som disse regler gælder for:

• Personer, der ikke er ansat af Eurofound, inviteres til at deltage i møder organiseret af Eurofound i ekspertkapacitet, med undtagelse af medlemmer af institutioner og andre organer i Den Europæiske Union.

• Eurofounds bestyrelse, bureaumedlemmer og rådgivende komitémedlemmer (samlet kaldet herefter 'bestyrelsesmedlemmer');

Artikel 2: Principper

Eksperter og bestyrelsesmedlemmer, der deltager i Eurofounds møder, bør ankomme og forlade mødet så tæt som muligt på begyndelsen og slutningen af mødet.

Rejseudgifter skal refunderes, og daglige og hotelmæssige tilskud betales i overensstemmelse med de nuværende regler.

Hvis Eurofound tilbyder en 'all-inclusive' pakke, dvs. der organiseres og betales direkte for transport (f.eks. fly, tog, bus), indkvartering, måltider og lokal transport, vil der ikke blive udbetalt yderligere tillæg til eksperten/bestyrelsesmedlemmet. Enhver afvigelse fra en arrangeret rejsepakke giver ikke ret til refusion.

Artikel 3: Overholdelse af administrative formaliteter

Eksperter og bestyrelsesmedlemmer skal overholde de administrative formaliteter, der gælder på tidspunktet for invitationen. De gældende administrative formaliteter er beskrevet i bilag A.1.

Artikel 4: Gennemsigtighed

De tjenester, der har ansvaret for refusion, har ret til at foretage eventuelle nødvendige kontroller og til at anmode om ethvert bevis fra eksperten og bestyrelsesmedlemmet, der kræves til dette formål.

Artikel 5: Generel information om organiseringen af rejser

5.1. Rejseudgifter skal refunderes på grundlag af princippet om den mest økonomiske samlede udgift.

5.2. Eksperter og bestyrelsesmedlemmer har ret til refusion af rejseudgifter i forbindelse med rejser mellem oprindelsesstedet og mødestedet.

5.3. Hvis eksperter og bestyrelsesmedlemmer af personlige eller professionelle årsager rejser fra eller til et andet sted end deres oprindelsessted, vil rejseudgifterne blive refunderet, så længe det foregår i EU-lande og inden for det gældende loft. Hvis ankomst- og afrejsedagene adskiller sig fra mødedagene (men inden for +2/-2 dage), vil rejsen også blive refunderet inden for den gældende grænse. Hvis det varer længere tid (uden for +2/-2 dage), vil der være et bidrag efter Eurofounds skøn.

5.4. Følgende vejledende loft gælder for rejseudgifter:

Maksimal mulig refusion (loft):
Rejser inden for Europa 800 EUR
Rejser uden for Europa 1.500 EUR

5.5. Hvis rejseomkostningerne overstiger disse lofter, kræves forudgående godkendelse fra Eurofound for at opnå fuld refusion. I mangel af en sådan godkendelse vil refusionen blive begrænset til loftsbeløbene.

5.6. Rejseudgifter skal kun refunderes til én ekspert eller bestyrelsesmedlem pr. møde, medmindre andet er inviteret (f.eks. stedfortrædermedlemmer til gruppemøder). Hvis et ekspert- eller bestyrelsesmedlem erstattes af et andet under mødet, har sidstnævnte ikke ret til rejseudgifter.

Artikel 6: Regler for transport

6.1. Rejser med tog og/eller langdistancebus

I princippet er førsteklasses tog eller langdistancebus det tilstrækkelige transportmiddel for rejser under 400 km (én vej efter officiel afstand.

Rejser med tog og/eller langdistancebus inkluderer ikke lokal transport (med undtagelse af møder på Eurofounds område i Dublin (se 6.5); lokal transport anses for at foregå mellem lufthavnen og byområdet ved oprindelses- eller mødestedet) til en lufthavn, som er inkluderet i den daglige kvote.

Den korteste og mest økonomiske rute mellem oprindelsesstedet og mødet skal benyttes. Omkostningerne til sædereservationer og transport af nødvendig bagage er berettigede udgifter.

Togbilletter bør bestilles så hurtigt som muligt efter modtagelsen af invitationen fra Eurofound.

6.2. Rejse med fly

Flyvning bør kun benyttes, hvis afstanden mellem oprindelsesstedet og mødestedet overstiger 400 km, eller når der er tale om en søoverfart.

Flybilletter bør bookes i den laveste tilgængelige økonomiklasse og så hurtigt som muligt efter modtagelsen af invitationen fra Eurofound.

Flybilletter booket i en klasse højere end økonomiklasse refunderes ikke. Hvis det under særlige omstændigheder ikke er muligt at bestille en Economy Class-flybillet, bør eksperter og bestyrelsesmedlemmer søge forhåndsgodkendelse hos Eurofound. Hvis der ikke er givet forudgående godkendelse, kan en delvis refusion tilbydes efter den autoriserende officers skøn.

Hvis flyvetiden er seks timer eller mere, kan business class bookes, men lofter som punkt 5.4 gælder stadig.

6.3. Sen booking, ændringer i mødetider og aflysning af møder

Hvis billetter er booket mindre end 10 dage i forvejen og overstiger loftet i henhold til punkt 5.4. Eksperter og bestyrelsesmedlemmer skal søge forhåndsgodkendelse af bookingen hos Eurofound.

Hvis der ikke er givet forudgående godkendelse, forbeholder Eurofound sig retten til at refundere det beløb, de finder passende. Denne regel gælder ikke, hvis invitationen til mødet blev sendt mindre end 20 dage før mødet.

Hvis Eurofound ændrer mødetider på en måde, der kræver ændringer i rejseplanen, eller aflyser mødet, skal eventuelle allerede påløbne rejseomkostninger refunderes ved fremlæggelse af de originale støttedokumenter.

6.4. Berettigede rejseudgifter

Følgende poster betragtes som berettigede omkostninger:

Flybilletskatter

• Rejsebureauets gebyrer

• Kreditkortgebyrer

• Pladsreservation

• Transport af nødvendig bagage

• Lufthavnsgebyrer for indtjekning.

6.5. Ikke-berettigede rejseudgifter

Følgende poster betragtes ikke som berettigede omkostninger:

• Overbagage medmindre det er berettiget af officielle krav

• Prioriteret boarding, fast-track, foretrukne sæder og andre ekstra rejseudgifter refunderes ikke, når der er et ekstra gebyr og ikke er en del af økonomiprisen

• Omkostninger ved sundheds-, livs- og bagageforsikring

• Gebyr for afbestilling, ombooking eller ændring medmindre Eurofound anmoder om det

• Lokal lufthavnstransport med taxa, bus, tog eller andre offentlige transportmidler. I tilfælde af møder, der afholdes på Eurofounds område i Dublin, kan transport til og fra lufthavnen refunderes, hvis Eurofound ikke har arrangeret transport, og der ikke er rimelig offentlig transport (f.eks. uden for åbningstider for busser eller hvis hotellet ikke ligger tæt på et busstoppested for lufthavnens shuttle-service).

6.6. Rejse i bil

Eksperter og bestyrelsesmedlemmer, der rejser i bil eller på motorcykel, gør det på eget ansvar. Eurofound fraskriver sig ethvert ansvar for enhver ulykke, der måtte opstå under rejsen.

Brugen af en privat bil (motorcykel i analogi) refunderes på grundlag af en fast pris angivet i bilag A.2, mellem oprindelsessted til mødested og tilbage for én person, der rejser alene, under hensyntagen til den korteste rute fra oprindelsesstedet til mødestedet.

Hvis to eller flere personer, der er berettiget til refusion af rejseudgifter, bruger den samme bil, skal kun den ansvarlige for bilen refunderes med en sats på 150%.

Antallet af tilbagelagte kilometer og bilens registreringsnummer skal altid oplyses. Følgende poster betragtes ikke som berettigede udgifter:

• Motorvejsafgifter

• Billeje og brændstofomkostninger

• Omkostninger ved transport af bilen ad søvejen

• Lufthavns- og hotelparkeringsomkostninger.

Artikel 7: Støttedokumenter

Rejseudgifter refunderes ved fremvisning af originale dokumenter, billetter eller internetudskrifter i tilfælde af onlinekøb. De indsendte dokumenter skal vise: passagerens navn, rejseklassen, rejsetiderne og den betalte pris. Hvis der ikke er angivet pris på dokumenterne, kræves en faktura.

Artikel 8: Regler om daglig underholdsstøtte

8.1. Eksperter og bestyrelsesmedlemmer, der er inviteret af Eurofound til et møde, kan modtage Subsistenstilskud, forudsat at det fremgår af invitationen.

8.2. Subsistenstilskud omfatter:

• Daglig tillæg dækker alle udgifter på det sted, hvor mødet afholdes, inklusive udgifter til måltider og lokal transport (bus, sporvogn, undergrund, taxa osv.).

• Hoteltilskud, der dækker overnatningsomkostningerne på mødestedet (lofter er angivet i bilag A.3.)

8.3. Den refunderede daglige tillæg skal altid være lig med antallet af mødedage.

8.4. Hoteltillægget skal svare til antallet af mødedage. Det samlede antal hoteludgifter, der refusioneres på mødestedet, kan øges til det samlede antal mødedage + 1, hvis rejsearrangementerne kræver det.

I undtagelsestilfælde og efter Eurofounds skøn kan hotelbeløbet yderligere øges til det samlede antal mødedage + 2, hvis der ikke er mulighed for at forlade mødestedet den følgende dag.

Hoteltilskuddet refunderes kun, hvis rejsedokumenter (flybilletter og besøgsliste) beviser behovet for en sådan refusion.
 

Artikel 9: Regler om tilpasning

9.1. Hvis det oprindelige sted, der er nævnt i invitationen, er lig med eller mindre end 100 km fra mødestedet, refunderes hotellet ikke, kun rejseudgifter og dagligt tilskud refunderes.

9.2. Måltider (frokoster eller middage), der tilbydes af Eurofound eller andre tredjeparter under et møde organiseret af Eurofound, skal trækkes fra tillægget med en sats på 30 % af dagsgodtgørelsen.

9,3 Snackmåltider tilbudt af Eurofound eller andre tredjeparter under et møde arrangeret af Eurofound skal trækkes fra tillægget med en sats på 15 % af den daglige tillæg.

Artikel 10: Andre regler om opbevaring af støttedokumenter, andre udgifter og tidsfrist for krav

10.1. Kopier af alle rejsedokumenter skal opbevares af eksperter og bestyrelsesmedlemmer, indtil betalingen er modtaget.

10.2. Eventuelle ekstra rejseudgifter, hotel- og daglige tilskud, som eksperter og bestyrelsesmedlemmer pådrager sig som følge af uforudsete personlige omstændigheder (f.eks. familieforhold, sygdom osv.) kan kun refunderes, hvis der gives en begrundelse (f.eks. en lægeerklæring), og allerede påløbne omkostninger ikke kan dækkes.

10.3 Et eksperthonorar kan betales til eksperter, hvis det er autoriseret af Eurofounds enhedsleder, der er ansvarlig for at organisere mødet. Beløbet skal være i overensstemmelse med Eurofounds interne politik på området.

10.4. Eksperter er forpligtet til at overholde en tidsfrist for krav om rejseudgifter og underholdsgodtgørelser på to måneder efter mødets afslutning. Efter denne frist er Eurofound fritaget for enhver forpligtelse til at refundere rejseudgifter eller betale eventuelle fradrag.

Artikel 11: Generelle regler for betalingsordninger

11.1. Rejseudgifter skal refunderes i euro efter Europa-Kommissionens valutakursafgørelse på den første dag i den måned, hvor mødet afholdes.

11.2. Alle refusioner skal indbetales på én bankkonto inden for to måneder efter modtagelse af det fulde refusionskrav og dokumentation.

11.3. Når udgifter indkaldes, skal bestyrelsesmedlemmet/eksperten i kravformularen afgive en erklæring om, hvorvidt refusionerne skal sendes til deres private konto eller til arbejdsgiverens konto. Hvis den private konto vælges, forbeholder Eurofound sig retten til at informere deres arbejdsgiver om deres refusionsordninger.

11.4. Eksperter og bestyrelsesmedlemmer kan blive pålagt at tilbagebetale eventuelle beløb, der er betalt ved fejl.

Dette kapitel gælder for enhver person, der ledsager en person med handicap, som er inviteret som ekspert eller bestyrelsesmedlem.

Artikel 12: Regel for at kræve udgifter mod moralsk, materiel eller legemsbeskadigelse påført

Enhver moralsk, materiel eller legemsbeskadigelse, der påføres enten af en ekspert inviteret af Eurofound eller af den person, der er ansvarlig for at ledsage en ekspert med handicap under rejsen eller under opholdet på det sted, hvor mødet afholdes, må ikke være genstand for et krav mod Eurofound, medmindre det kan tilskrives Eurofound.

Artikel 13: Berettigede ekstra udgifter

Alle udgifter pådraget sig af en ekspert med handicap og hans/hendes ledsager, som ikke dækkes tilstrækkeligt af Subsistenstilskuddene, kan refunderes efter anmodning fra den ansvarlige autoriserende medarbejder og ved fremlæggelse af de nødvendige dokumenter.

Artikel 14: Ophævelse og ikrafttræden

Disse regler erstatter:

• reglerne for refusion af rejse- og forsørgelsestilskud samt andre udgifter for eksperter, der inviteres til møder organiseret af Eurofound (Doc. EF-GB-82-5), som trådte i kraft den 5. marts 2010.

• reglerne for refusion af rejse- og livsudgifter pådraget af personer, der ikke er ansat hos Eurofound, men som inviteres til at deltage i møder i en ekspertfunktion (Doc. EF-AB 50/8(d)), som trådte i kraft den 29. november 1994.

• reglerne vedrørende refusion af rejse-, livs- og diverse udgifter for medlemmer af Administrationsbestyrelsen (Doc EF-AB 6/9 (b)/1), som trådte i kraft den 3. marts 1978.

Disse regler træder i kraft den første dag i måneden efter deres vedtagelse af Eurofounds autoriserende medarbejder.

Ivailo Kalfin
Administrerende direktør
Udført i Dublin, 27/6/2025

1. Registrering

For hvert møde skal der foretages registrering efter instruktionerne i invitationsbrevet/e-mailen.

2. Møde

Alle relevante rejsedokumenter skal indsendes via e-mail til mødeassistenten til den e-mailadresse, der er angivet i invitationen.

Eksperter, der tidligere har deltaget i et møde, der er refunderet af Europa-Kommissionen, eller hvis personlige og bankoplysninger allerede er registreret hos Europa-Kommissionen (og derfor allerede har en 'kode'), skal kun aflevere rejsedokumenterne.

Eksperter, der ikke er registreret hos Europa-Kommissionen, skal ud over rejsedokumenter fremlægge den behørigt udfyldte og underskrevne formular for juridisk enhed/bankkonto (personlig, privat eller offentlig); dette dokument kan findes på: Juridiske enheder og bankkonti.

Den ovenfor refererede formular skal underskrives og dateres af eksperten. En nylig kopi af en kontoudtog bør fremvises, hvor ekspertens navn og IBAN-kode tydeligt er synlige; i mangel af dette bør formularen stemples af banken. Der skal også udleveres scanning af ekspertens ID og/eller pas.

Eksperter skal sikre, at de indsendte formularer alle er læselige, ikke indeholder overstregede ord og ledsages af den komplette dokumentation, hvor det ønskes.

3. Efter mødet

Efter hvert møde skal eksperter gøre deres udgifter gældende via den online refusionsformular i linket sendt i invitationsbrevet/e-mailen.

Bilrejsetillæg: 0,22 EUR pr. kilometer.

Tilladelser til lande inden for Den Europæiske Union: