Euroopan elin- ja työolosuhteiden parantamisen säätiön (Eurofound) valtuuttajan virkamies,

OTTAEN HUOMIOON neuvoston asetuksen (ETY) nro 1365/75, 26. toukokuuta 1975, joka koskee Euroopan säätiön perustamista elin- ja työolojen parantamiseksi, muutettuna neuvoston asetuksella (ETY) nro 1947/93, 30. kesäkuuta 1993;

OTTAEN HUOMIOON Euroopan elin- ja työolojen parantamisen säätiön talousmääräykset, jotka hyväksyttiin 30. elokuuta 2019;

OTTAEN huomioon tarve selkeyttää ja päivittää aiemmat säännöt;

OTTAEN huomioon tarve yksinkertaistaa hallinnollisia menettelyjä sekä asiantuntijoille että Eurofoundille, jotta voidaan keskittyä tutkimukseen;

On ottanut käyttöön seuraavat säännöt:

Artikla 1: Soveltavuus ja roolit

Henkilöt, joihin nämä säännöt soveltuvat:

• Henkilöt, jotka eivät ole Eurofoundin palveluksessa ja jotka kutsutaan osallistumaan Eurofoundin järjestämiin kokouksiin asiantuntijana, pois lukien Euroopan unionin instituutioiden ja muiden elinten jäsenet.

• Eurofoundin hallitus, toimiston jäsenet ja neuvottelukunnan jäsenet (yhteisnimellä 'hallituksen jäsenet');

Artikla 2: Periaatteet

Eurofoundin kokouksiin osallistuvien asiantuntijoiden ja hallituksen jäsenten tulisi saapua ja lähteä mahdollisimman lähellä kokouksen alkua ja loppua.

Matkakulut korvataan ja päivittäiset sekä hotellirahat maksetaan näiden sääntöjen mukaisesti.

Jos Eurofound tarjoaa 'all inclusive' -paketin, eli järjestää ja maksaa suoraan kuljetuksesta (esim. lennot, juna, bussi), majoitus, ateriat ja paikalliset kuljetukset, asiantuntijalle/hallituksen jäsenelle ei makseta lisäkorvauksia. Mikä tahansa poikkeama järjestetystä matkapaketista ei oikeuta korvaukseen.

Artikla 3: Hallinnollisten muodollisuuksien noudattaminen

Asiantuntijoiden ja hallituksen jäsenten tulee noudattaa kutsun yhteydessä voimassa olevia hallinnollisia muodollisuuksia. Sovellettavat hallinnolliset muodollisuudet on kuvattu liitteessä A.1.

Artikla 4: Läpinäkyvyys

Korvauksista vastaavilla palveluilla on oikeus suorittaa tarvittavat tarkastukset ja pyytää asiantuntijalta ja hallituksen jäseneltä tarvittavat todisteet tätä tarkoitusta varten.

Artikla 5: Yleistä tietoa matkustamisen järjestämisestä

5.1. Matkakulut korvataan taloudellisimman kokonaiskulun periaatteen mukaisesti.

5.2. Asiantuntijoilla ja lautakunnan jäsenillä on oikeus korvata matkakulut, jotka aiheutuvat matkustamisesta lähtöpaikan ja kokouspaikan välillä.

5.3. Jos asiantuntijat ja hallituksen jäsenet matkustavat henkilökohtaisista tai ammatillisista syistä eri paikkaan kuin heidän lähtöpaikkansa, matkakulut korvataan niin kauan kuin ne ovat EU-maissa ja soveltuvan katon sisällä. Jos saapumis-/lähtöpäivät poikkeavat kokouspäivistä (mutta +2/-2 päivän sisällä), matkakulut korvataan myös sovellettavan katon puitteissa. Jos se on pidempi (paitsi +2/-2 päivää), maksu tehdään Eurofoundin harkinnan mukaan.

5.4. Seuraavat viittaavat katot koskevat matkakustannuksia:

Suurin mahdollinen korvaus (katto:
Matkustaminen Euroopan sisällä 800 EUR
Matkustaminen Euroopan ulkopuolelle 1 500 EUR

5.5. Jos matkakustannukset ylittävät nämä katot, Eurofoundin ennakkohyväksyntä vaaditaan täyden korvauksen saamiseksi. Jos tällaista hyväksyntää ei ole, korvaukset rajoittuvat kattomääriin.

5.6. Matkakulut palautetaan vain yhdelle asiantuntijalle tai hallituksen jäsenelle per kokous, ellei toisin kutsuta (esim. varajäsenet ryhmän kokouksiin). Jos yksi asiantuntija tai hallituksen jäsen korvataan toisella kokouksen aikana, tämä ei ole oikeutettu matkakuluihin.

Artikla 6: Liikennesäännöt

6.1. Matkustaminen junalla ja/tai kaukoliikenteen bussilla

Periaatteessa alle 400 km matkoilla (yhteen suuntaan, virallisen junaetäisyyden mukaan) ensimmäisen luokan juna tai kaukobussi on riittävä kulkuväline.

Junamatkustus ja/tai kaukoliikenteen bussi ei sisällä paikallisliikennettä (paitsi Eurofoundin tiloissa Dublinissa pidettäviä kokouksia (ks. 6.5); paikallisliikenne katsotaan tapahtuvan lentokentän ja lähtöpaikan tai kokoontumispaikan kaupunkialueen välillä) lentokentälle, joka sisältyy päivärahaan.

Lyhin ja taloudellisin reitti lähtöpaikan ja kokouspaikan välillä on käytettävä. Paikkavarauksen ja tarvittavien matkatavaroiden kuljetuksen kustannukset ovat kelvollisia.

Junaliput tulee varata mahdollisimman pian Eurofoundin kutsun saamisen jälkeen.

6.2. Matkustaminen lentäen

Lentomatkustamista tulisi käyttää vain, jos lähtöpaikan ja tapaamispaikan välinen etäisyys ylittää 400 km tai kun kyse on meriylityksestä.

Lentoliput tulisi varata edullisimpaan Economy-luokkaan mahdollisimman pian Eurofoundin kutsun saatuaan.

Lentolippuja, jotka varataan korkeammassa kuin economy-luokassa, ei korvata. Jos poikkeuksellisissa olosuhteissa economy-luokan lentolipun varaaminen ei ole mahdollista, asiantuntijoiden ja hallituksen jäsenten tulee hakea Eurofoundin ennakkohyväksyntä. Jos ennakkohyväksyntää ei ole myönnetty, osittainen korvaus voidaan tarjota valtuuttavan virkamiehen harkinnan mukaan.

Jos lennon kesto on kuusi tuntia tai enemmän, business-luokan voi varata, mutta katot kohdassa 5.4 ovat edelleen voimassa.

6.3. Myöhästynyt varaus, kokousaikojen muutokset ja kokousten peruutukset

Jos liput on varattu alle 10 päivää etukäteen ja ne ylittävät katon kohdan 5.4 mukaisesti. Asiantuntijoiden ja hallituksen jäsenten tulee hakea varauksen ennakkohyväksyntää Eurofoundilta.

Jos ennakkohyväksyntää ei ole annettu, Eurofound pidättää oikeuden korvata sen summan, jonka se katsoo sopivaksi. Tämä sääntö ei koske, jos kutsu tapaamiseen lähetettiin alle 20 päivää ennen kokousta.

Jos Eurofound muuttaa kokousaikoja tavalla, joka vaatii muutoksia matkustusaikatauluun, tai peruu kokouksen, kaikki jo syntyneet matkakulut korvataan alkuperäisten tukiasiakirjojen esittämisen jälkeen.

6.4. Kelvolliset matkakustannukset

Seuraavat erät katsotaan kelvollisiksi kustannuksiksi:

Lentolippuverot

• Matkatoimiston maksut

• Luottokorttimaksut

• Paikkavaraus

• Tarvittavien matkatavaroiden kuljetus

• Lentokentän lähtöselvitysmaksut.

6.5. Ei-kelvolliset matkakulut

Seuraavat tuotteet eivät ole kelvollisia:

• Ylimääräinen matkatavara, ellei sitä perustella virallisten vaatimusten perusteella

• Etuoikeutettua nousua, nopeutettua lentoa, mieluisat istumapaikat ja muut matkakulut eivät korvata, kun siitä peritään lisämaksu eikä se ole osa taloudellista lippua

• Terveys-, henki- ja matkatavaravakuutuksen kustannukset

• Peruutus, uudelleenvaraus tai muutettava maksu, ellei Eurofound sitä pyydä

• Paikallinen lentokenttäsiirto taksilla, bussilla, junalla tai muulla julkisella liikenteellä. Eurofoundin tiloissa Dublinissa pidettävissä kokouksissa lentokentän ja sieltä pois kuljetetut maksut voidaan korvata, jos Eurofound ei ole järjestänyt siirtojärjestelyjä eikä kohtuullista julkista liikennettä ole saatavilla (esim. bussien aukioloaikojen ulkopuolella tai jos hotelli ei ole lähellä lentokentän bussipysäkkiä).

6.6. Matkustaminen autolla

Asiantuntijat ja hallituksen jäsenet, jotka matkustavat autolla tai moottoripyörällä, tekevät sen omalla vastuullaan. Eurofound luopuu kaikesta vastuusta matkan aikana sattuvista onnettomuuksista.

Yksityisauton (analogian mukainen moottoripyörä) käyttö korvataan kiinteällä hinnalla, joka on määritelty liitteessä A.2, lähtöpaikan ja kokoontumispaikan välillä yhdelle yksin matkustavalle henkilölle, ottaen huomioon lyhimmän reitin lähtöpaikasta tapaamispaikalle.

Jos kaksi tai useampi henkilö, joilla on oikeus korvaukseen matkakuluista, käyttää samaa autoa, vain auton vastuuhenkilö saa korvauksen 150 %.

Kuljettujen kilometrien määrä ja auton rekisterinumero on aina ilmoitettava. Seuraavat erät eivät ole kelvollisia:

• Moottoritien tiemaksut

• Autonvuokraus ja polttoainekustannukset

• Auton kuljetuksen kustannukset meritse

• Lentokentän ja hotellien pysäköintikustannukset.

Artikla 7: Tukiasiakirjat

Matkakulut korvataan, kun alkuperäiset asiakirjat, liput tai internet-tulosteet esitetään verkkoostoksen yhteydessä. Toimitetuissa asiakirjoissa tulisi näkyä: matkustajan nimi, matkaluokka, matka-ajat ja maksettu hinta. Jos asiakirjoissa ei mainita hintaa, vaaditaan lasku.

Artikla 8: Säännöt päivittäisestä elinaikaisesta korvauksesta

8.1. Eurofoundin kutsumat asiantuntijat ja hallituksen jäsenet voivat saada toimeentulokorvauksia, kunhan se on kutsussa mainittu.

8.2. Toimeentulokorvaukset koostuvat:

• Päiväkorva, joka kattaa kaikki kulut tapahtumapaikalla, mukaan lukien ateriat ja paikalliset kuljetukset (bussi, raitiovaunu, metro, taksi jne.).

• Hotellikorvaus, joka kattaa kokouspaikan majoituskustannukset (Katot on määritelty liitteessä A.3.)

8.3. Korvattu päiväraha, joka on aina yhtä suuri kuin kokouspäivien määrä.

8.4. Hotellin korvaus on yhtä suuri kuin kokouspäivien määrä. Kokouspaikalla korvattavien hotellien avustusten kokonaismäärä voidaan kasvattaa kokouspäivien kokonaismäärään + yhteen, jos matkajärjestelyt niin vaativat.

Poikkeustapauksissa ja Eurofoundin harkinnan mukaan hotellin käyttöoikeus voidaan edelleen kasvattaa kokouspäivien kokonaismäärään+ kahteen, jos seuraavana päivänä ei ole mahdollisuutta poistua tapaamispaikalta.

Hotellikorvaus korvataan vain, jos matkaasiakirjat (lentoliput ja läsnäololista) osoittavat korvauksen tarpeen.
 

Artikla 9: Mukautussäännöt

9.1. Jos kutsussa viitattu lähtöpaikka on vähintään 100 km kokoontumispaikasta, hotellille ei korvata, ainoastaan matkakulut ja päiväkorvaus korvataan.

9.2. Eurofoundin tai muun kolmannen osapuolen järjestämässä kokouksessa tarjotut ateriat (lounaat tai illalliset) vähennetään korvauksista 30 %:n päivittäisestä avustuksesta.

9.3 Eurofoundin tai muun kolmannen osapuolen järjestämässä kokouksessa tarjotut välipalaateriat vähennetään Avustuksista 15 %:n päivittäisestä rahamäärästä.

Artikla 10: Muut säännöt tukiasiakirjojen säilyttämisestä, muista kuluista ja vaatimusten määräajasta

10.1. Kaikkien matkustusasiakirjojen kopiot on säilytettävä asiantuntijoiden ja hallituksen jäsenten toimesta, kunnes maksu on vastaanotettu.

10.2. Kaikki lisämatkakulut, hotelli- ja päivittäiset korvaukset, joita asiantuntijoille ja hallituksen jäsenille aiheutuu odottamattomista henkilökohtaisista olosuhteista (esim. perheasiat, sairaus jne.), palautetaan vain, jos perustelu (esim. lääkärintodistus) on esitetty eikä jo syntyneitä kustannuksia voida korvata.

10.3 Asiantuntijapalkkio voidaan maksaa asiantuntijoille, jos Eurofoundin kokouksen järjestämisestä vastaava yksikön johtaja valtuuttaa sen. Summan tulee olla Eurofoundin sisäisen politiikan mukainen asiassa.

10.4. Asiantuntijoiden on noudatettava matkakulujen ja elintarvikkeiden hakemisen aikarajaa, joka on kaksi kuukautta kokouksen päättymisen jälkeen. Tämän määräajan jälkeen Eurofound vapautetaan kaikesta velvollisuudesta korvata matkakuluja tai maksaa mahdollisia etuuksia.

Artikla 11: Maksujärjestelyjen yleiset säännöt

11.1. Matkakulut korvataan eurona Euroopan komission valuuttakurssimääräyksen mukaisesti kuukauden ensimmäisenä päivänä, jolloin kokous pidetään.

11.2. Kaikki korvaukset on maksettava yhdelle pankkitilille kahden kuukauden kuluessa siitä, kun kaikki korvausvaatimus ja tukevat asiakirjat on saatu.

11.3. Kuluja hakettaessa hallituksen jäsenen/asiantuntijan tulee korvauslomakkeessa tehdä lausunto, jossa ilmoitetaan, tulisiko korvaukset mennä heidän yksityiselle tililleen vai työnantajan tilille. Jos yksityinen tili valitaan, Eurofound pidättää oikeuden ilmoittaa työnantajalleen korvausjärjestelyistä.

11.4. Asiantuntijoita ja hallituksen jäseniä voidaan velvoittaa maksamaan takaisin virheellisesti maksetut summat.

Tämä luku koskee ketä tahansa henkilöä, joka on kutsuttu asiantuntijaksi tai hallituksen jäseneksi vammaisen henkilön kanssa.

Artikla 12: Sääntö kulujen vaatimisesta moraalisen, aineellisen tai ruumiillisen vahingon perusteella

Kaikki moraalinen, aineellinen tai ruumiillinen vahinko, jonka aiheuttaa joko Eurofoundin kutsuma asiantuntija tai henkilö, joka on vastuussa vammaisen asiantuntijan saattamisesta matkan aikana tai hänen oleskelunsa aikana kokouksen aikana, ei voi olla Eurofoundia vastaan nostetun kanteen kohteena, ellei sitä voida liittää Eurofoundille.

Artikla 13: Oikeutetut lisäkulut

Kaikki vammaisen asiantuntijan ja hänen saattajansa kulut, joita elinkeinolisät eivät riittävästi kata, voidaan korvata vastuullisen valtuutusviranomaisen pyynnöstä ja tarvittavien asiakirjojen esittämisen jälkeen.

Artikla 14: Kumoaminen ja voimaantulo

Nämä säännöt korvaavat:

• Eurofoundin järjestämiin kokouksiin kutsuttujen asiantuntijoiden matkustus- ja elinkustannusten sekä muiden kulujen korvaussäännöt (Doc. EF-GB-82-5), jotka astuivat voimaan 5. maaliskuuta 2010.

• säännöt, jotka koskevat matka- ja elinkustannusten korvaamista henkilöille, jotka eivät ole Eurofoundin palveluksessa ja jotka kutsutaan osallistumaan kokouksiin asiantuntijana (Doc. EF-AB 50/8(d)), jotka tulivat voimaan 29. marraskuuta 1994.

• säännöt, jotka koskevat hallintoneuvoston jäsenten matka-, elintarvikkeiden ja muiden kulujen korvausta (Doc EF-AB 6/9 (b)/1), jotka tulivat voimaan 3. maaliskuuta 1978.

Nämä säännöt astuvat voimaan kuukauden ensimmäisenä päivänä Eurofoundin valtuuttajan toimesta.

Ivailo Kalfin
Toimitusjohtaja
Tehty Dublinissa, 27.6.2025

1. Rekisteröinti

Jokaisessa kokouksessa on tehtävä ilmoittautuminen kutsukirjeessä/sähköpostissa annettujen ohjeiden mukaisesti.

2. Kokous

Kaikki asiaankuuluvat matkustusasiakirjat on toimitettava sähköpostitse kokousavustajalle, kutsussa annettuun sähköpostiosoitteeseen.

Asiantuntijoiden, jotka ovat aiemmin osallistuneet Euroopan komission korvaamaan kokoukseen tai joiden henkilökohtaiset ja pankkitiedot ovat jo rekisteröity Euroopan komissiossa (ja joilla on siis jo 'koodi'), on toimitettava vain matkustusasiakirjat.

Asiantuntijoiden, jotka eivät ole rekisteröityneet Euroopan komissioon, on matkustusasiakirjojen lisäksi toimitettava asianmukaisesti täytetty ja allekirjoitettu oikeushenkilö/pankkitililomake (henkilökohtainen, yksityinen tai julkinen). Tämä asiakirja löytyy osoitteesta: Oikeushenkilöt ja pankkitilit.

Yllä mainittu lomake tulee allekirjoittaa ja päivätä asiantuntijan toimesta. Viimeaikainen kopio pankkitiliotteesta tulisi toimittaa, jossa asiantuntijan nimi ja IBAN-koodi näkyvät selvästi; ilman tätä lomake tulee leimata pankin toimesta. Asiantuntijan henkilöllisyystodistus ja/tai passi tulee myös skannata.

Asiantuntijoiden on varmistettava, että kaikki lähetetyt lomakkeet ovat luettavia, niissä ei ole yliviivattuja sanoja ja niiden mukana on pyydettäessä täydelliset tukidokumentit.

3. Kokouksen jälkeen

Jokaisen kokouksen jälkeen asiantuntijoiden tulee ilmoittaa kulunsa käyttämällä verkkokorvauslomaketta, joka löytyy kutsukirjeessä/sähköpostissa lähetetystä linkistä.

Auton matkustuskorvaus: 0,22 EUR kilometriltä.

Euroopan unionin maiden korvaukset: