Urzędnik upoważniony Europejskiej Fundacji na rzecz Poprawy Warunków Życia i Pracy (Eurofound),

BIORĄC POD UWAGĘ Rozporządzenie Rady (EWG) nr 1365/75 z dnia 26 maja 1975 roku dotyczące utworzenia Europejskiej Fundacji Poprawy Warunków Życia i Pracy, zmienione przez Rozporządzenie Rady (EWG) nr 1947/93 z dnia 30 czerwca 1993 roku;

BIORĄC POD UWAGĘ Rozporządzenia Finansowe Europejskiej Fundacji ds. Poprawy Warunków Życia i Pracy, przyjęte 30 sierpnia 2019 roku;

BIORĄC POD uwagę konieczność wyjaśnienia i aktualizacji poprzednich zasad;

BIORĄC POD uwagę konieczność uproszczenia procedur administracyjnych zarówno dla ekspertów, jak i Eurofound, aby mogli skupić się na badaniach;

Przyjęła następujące zasady:

Artykuł 1: Zastosowanie i role

Osoby, do których te zasady mają zastosowanie:

• Osoby niezatrudnione przez Eurofound, zapraszane do udziału w spotkaniach organizowanych przez Eurofound w charakterze ekspertów, z wyłączeniem członków instytucji i innych organów Unii Europejskiej.

• Zarząd, członkowie Biura i Komitet Doradczy Eurofound (łącznie nazywani dalej "członkami Zarządu");

Artykuł 2: Zasady

Eksperci i członkowie Rady uczestniczący w spotkaniach Eurofound powinni przybywać i wychodzić jak najbliżej początku i końca spotkania.

Koszty podróży zostaną zwrócone, a dzienne i hotelowe dodatki opłacone zgodnie z obowiązującymi zasadami.

W przypadku, gdy Eurofound oferuje pakiet "all-inclusive", czyli organizuje i opłaca bezpośrednio transport (np. loty, pociąg, autobus), zakwaterowanie, posiłki i transport lokalny, nie będzie wypłacane dalsze świadczenie dla Eksperta/członka Rady. Każde odstępstwo od zorganizowanego pakietu podróżnego nie stanowi prawa do zwrotu kosztów.

Artykuł 3: Przestrzeganie formalności administracyjnych

Eksperci i członkowie Rady muszą przestrzegać formalności administracyjnych obowiązujących w chwili zaproszenia. Obowiązujące formalności administracyjne opisano w Aneksie A.1.

Artykuł 4: Przejrzystość

Usługi odpowiedzialne za zwrot kosztów mają prawo przeprowadzić wszelkie niezbędne kontrole oraz zażądać wszelkich dowodów od Eksperta i członka Rady wymaganych do tego celu.

Artykuł 5: Ogólne informacje o organizacji podróży

5.1. Koszty podróży są zwracane na podstawie zasady najbardziej ekonomicznego wydatku całkowitego.

5.2. Eksperci i członkowie Rady mają prawo do zwrotu kosztów podróży poniesionych podczas podróży między miejscem pochodzenia a miejscem spotkania.

5.3. Jeśli z powodów osobistych lub zawodowych eksperci i członkowie Rady podróżują z lub do innego miejsca niż ich miejsce pochodzenia, koszty podróży będą refundowane, o ile znajdują się one w krajach UE i mieszczą się w obowiązującym limicie. Jeśli dni przyjazdu/wyjazdu różnią się od dni spotkań (ale mieszczą się w +2/-2 dni), podróż również zostanie zwrócona, w ramach obowiązującego limitu. Jeśli jest dłuższy (poza +2/-2 dniami), wpłata będzie przyznawana według uznania Eurofound.

5.4. Następujące limity wskazujące będą obowiązywać do kosztów podróży:

Maksymalny możliwy zwrot kosztów (limit):
Podróże po Europie 800 EUR
Podróż poza Europę 1 500 EUR

5.5. Jeśli koszty podróży przekraczają te limity, wymagana jest wcześniejsza zgoda Eurofound, aby uzyskać pełny zwrot kosztów. W przypadku braku takiej zgody zwrot kosztów będzie ograniczony do kwot z limitu.

5.6. Koszty podróży są zwracane tylko jednemu Ekspertowi lub członkowi Zarządu na każde spotkanie, chyba że zostaną zaproszeni inaczej (np. zastępcy członków Rady na spotkaniach grupy). Jeśli jeden Ekspert lub członek Rady zostanie zastąpiony przez innego w trakcie spotkania, ten ostatni nie będzie uprawniony do pokrycia kosztów podróży.

Artykuł 6: Zasady transportu

6.1. Podróż pociągiem i/lub autobusem dalekobieżnym

Zasadniczo, dla podróży poniżej 400 km (jednokierunkowych, według oficjalnej odległości koleją), odpowiednim środkiem transportu jest pierwsza klasa kolejowa lub autobus dalekobieżny.

Podróże pociągiem i/lub autobusem dalekobieżnym nie obejmują transportu lokalnego (z wyjątkiem spotkań odbywających się na terenie Eurofound w Dublinie (patrz 6.5); transport lokalny uznaje się za odbywający się między lotniskiem a obszarem miasta miejsca pochodzenia lub miejsca spotkania) do lotniska, które jest wliczane w Dzienny Limit.

Należy użyć najkrótszejszej i najbardziej ekonomicznej trasy między miejscem pochodzenia a miejscem spotkania. Koszty rezerwacji miejsc i transportu niezbędnego bagażu są kwalifikowanymi kosztami.

Bilety kolejowe należy rezerwować jak najszybciej po otrzymaniu zaproszenia od Eurofound.

6.2. Podróże lotnicze

Podróż lotnicza powinna być stosowana tylko wtedy, gdy odległość między miejscem startu a miejscem spotkania przekracza 400 km lub gdy w grę wchodzi przeprawa morska.

Bilety lotnicze należy rezerwować w najniższej dostępnej klasie ekonomicznej i jak najszybciej po otrzymaniu zaproszenia od Eurofound.

Bilety lotnicze zarezerwowane w klasie wyższej niż Economy nie będą refundowane. Jeśli w wyjątkowych okolicznościach rezerwacja biletu klasy ekonomicznej nie jest możliwa, eksperci i członkowie Rady powinni uzyskać wcześniejszą zgodę Eurofound. Jeśli nie udzielono wcześniejszej zgody, częściowy zwrot kosztów może zostać zaoferowany według uznania urzędnika upoważniającego.

Jeśli czas lotu wynosi sześć lub więcej, można zarezerwować klasę biznes, jednak nadal obowiązują limity zgodnie z punktem 5.4.

6.3. Opóźnienia w rezerwacji, zmiany godzin spotkań i odwołania spotkań

Jeśli bilety są rezerwowane mniej niż 10 dni wcześniej i przekraczają limit zgodnie z punktem 5.4. Eksperci i członkowie Rady powinni uzyskać wcześniejszą zgodę Eurofound na rezerwację.

Jeśli nie udzielono wcześniejszej zgody, Eurofound zastrzega sobie prawo do zwrotu kwoty uznanej za stosowną. Zasada ta nie ma zastosowania, jeśli zaproszenie na spotkanie zostało wysłane mniej niż 20 dni przed spotkaniem.

Jeśli Eurofound zmieni godziny spotkań w sposób wymagający zmiany w harmonogramie podróży lub odwoła spotkanie, wszelkie już poniesione koszty podróży zostaną zwrócone po przedstawieniu oryginalnych dokumentów wspierających.

6.4. Kwalifikujące się koszty podróży

Następujące pozycje są uznawane za kwalifikowane koszty:

Podatki od biletów lotniczych

• Opłaty dla agentów podróży

• Opłaty za karty kredytowe

• Rezerwacja miejsc

• Transport niezbędnego bagażu

• Opłaty za odprawę na lotnisku.

6.5. Niekwalifikowane koszty podróży

Następujące pozycje nie są traktowane jako kwalifikowane koszty:

• Nadbagaż nadmiarowy, chyba że jest to uzasadnione oficjalnymi wymaganiami

• Priorytetowe wsiadanie, szybki ruch, preferowane miejsca i inne dodatki podróżne nie są refundowane, jeśli istnieje dodatkowa opłata i nie są częścią ekonomicznego biletu

• Koszty ubezpieczenia zdrowotnego, życia i bagażu

• Anulowanie, ponowna rezerwacja lub zmiana opłaty, chyba że poprosi Eurofound

• Lokalny transfer na lotnisko można przejechać taksówką, autobusem, pociągiem lub innymi środkami transportu publicznego. W przypadku spotkań odbywających się na terenie Eurofound w Dublinie, przesiadka na lotnisko i z lotniska może zostać zwrócona, jeśli Eurofound nie zorganizowało żadnych organizacji transferowych i nie ma odpowiedniego transportu publicznego (np. poza godzinami kursowania autobusów lub jeśli hotel nie znajduje się blisko przystanku autobusowego dla kursów wahadłowych na lotnisko).

6.6. Podróż samochodem

Eksperci i członkowie Rady podróżujący samochodem lub motocyklem robią to na własne ryzyko. Eurofound zrzeka się wszelkiej odpowiedzialności za ewentualny wypadek, który może wystąpić podczas podróży.

Korzystanie z prywatnego samochodu (analogicznie motocykla) jest zwracane na podstawie stałej opłaty określonej w Aneksie A.2, między miejscem pochodzenia a miejscem spotkania i powrotem dla jednej osoby podróżującej samotnie, uwzględniając najkrótszą trasę z miejsca pochodzenia do miejsca spotkania.

Jeśli dwie lub więcej osób uprawnionych do zwrotu kosztów podróży korzysta z tego samego samochodu, zwrot kosztów otrzymuje tylko osoba odpowiedzialna za samochód w wysokości 150%.

Zawsze należy podać liczbę przejechanych kilometrów oraz numer rejestracyjny samochodu. Następujące pozycje nie są traktowane jako kwalifikowane wydatki:

• Opłaty autostradowe

• Koszty wynajmu samochodu i paliwa

• Koszty transportu samochodu drogą morską

• Koszty parkingu na lotnisku i w hotelu.

Artykuł 7: Dokumenty wspierające

Koszty podróży są zwracane po okazaniu oryginalnych dokumentów, biletów lub wydruków internetowych w przypadku zakupu online. Dokumenty powinny zawierać: imię i nazwisko pasażera, klasę podróży, czas podróży oraz zapłaconą cenę. Jeśli w dokumentach nie podano ceny, wymagana jest faktura.

Artykuł 8: Zasady dotyczące codziennego zasiłku na utrzymanie

8.1. Eksperci i członkowie Rady zaproszeni przez Eurofound na spotkanie mogą otrzymać dodatki na utrzymanie, pod warunkiem że jest to określone w zaproszeniu.

8.2. Dodatki na utrzymanie obejmują:

• Codzienna dawka pokrywająca wszystkie wydatki w miejscu spotkania, w tym koszty posiłków i transportu lokalnego (autobus, tramwaj, metro, taksówki itp.).

• Dodatek hotelowy pokrywający koszty zakwaterowania w miejscu spotkania (limity są określone w załączniku A.3).

8.3. Zwrot dziennej dawki zawsze odpowiada liczbie dni spotkań.

8.4. Dodatek hotelowy powinien odpowiadać liczbie dni spotkań. Łączna liczba zwróconych dodatków hotelowych w miejscu spotkania może zostać zwiększona do łącznej liczby dni spotkań + 1, jeśli wymagają tego urząd podróży.

W wyjątkowych przypadkach i według uznania Eurofound, dodatek hotelowy może zostać dodatkowo zwiększony do łącznej liczby dni spotkań+2, jeśli nie ma możliwości opuszczenia miejsca spotkania następnego dnia.

Spłata na hotel jest zwracana tylko wtedy, gdy dokumenty podróżne (bilety lotnicze i lista uczestników) potwierdzają konieczność takiego zwrotu.
 

Artykuł 9: Zasady dotyczące dostosowania

9.1. Jeśli miejsce pochodzenia wskazane w zaproszeniu jest równe lub mniej niż 100 km od miejsca spotkania, hotel nie będzie refundowany, a jedynie koszty podróży i codzienny dodatek zostaną zwrócone.

9.2. Posiłki (obiady lub kolacje) oferowane przez Eurofound lub inną osobę trzecią podczas spotkania organizowanego przez Eurofound będą potrącane z Dodatków w wysokości 30% Dziennego Dodatku.

9.3 Przekąski oferowane przez Eurofound lub inną osobę trzecią podczas spotkania zorganizowanego przez Eurofound będą odliczane od Dodatków w wysokości 15% Dziennego Limitu.

Artykuł 10: Inne zasady dotyczące przechowywania dokumentów wspierających, inne wydatki oraz terminy rozpatrywania roszczeń

10.1. Kopie wszystkich dokumentów podróży muszą być przechowywane przez ekspertów i członków Rady do czasu otrzymania płatności.

10.2. Wszelkie dodatkowe koszty podróży, dodatki hotelowe i dzienne poniesione przez ekspertów i członków Rady wynikające z nieprzewidzianych okoliczności osobistych (np. sprawy rodzinne, choroby itp.) mogą być zwrotne tylko wtedy, gdy zostanie przedstawione uzasadnienie (np. zaświadczenie lekarskie), a już poniesione koszty nie mogą zostać odzyskane.

10.3 Opłata eksperta może być wypłacona ekspertom, jeśli zostanie to zatwierdzone przez kierownika jednostki Eurofound odpowiedzialnego za organizację spotkania. Kwota powinna być zgodna z wewnętrzną polityką Eurofound w tej sprawie.

10.4. Eksperci są zobowiązani do przestrzegania terminu na złożenie wniosku o koszty podróżne i zasiłki na utrzymanie w wysokości dwóch miesięcy po zakończeniu spotkania. Po upływie tego terminu Eurofound jest zwolniony z obowiązku zwrotu kosztów podróży lub wypłaty jakichkolwiek dodatków.

Artykuł 11: Ogólne zasady dotyczące układów płatniczych

11.1. Koszty podróży będą zwracane w euro zgodnie z obowiązującym kursem walutowym Komisji Europejskiej w pierwszym dniu miesiąca, w którym odbywa się posiedzenie.

11.2. Wszystkie zwroty muszą być dokonywane na jedno konto bankowe w ciągu dwóch miesięcy od otrzymania pełnego wniosku o zwrot oraz dokumentów wspierających.

11.3. W formularzu roszczenia członek Zarządu/ekspert musi określić, czy zwroty powinny być kierowane na jego prywatne konto czy na konto pracodawcy. W przypadku wybrania konta prywatnego, Eurofound zastrzega sobie prawo do poinformowania pracodawcy o ustaleniach dotyczących zwrotu kosztów.

11.4. Eksperci i członkowie Rady mogą być zobowiązani do zwrotu kwot zapłaconych błędnie.

Ten rozdział dotyczy każdej osoby towarzyszącej osobie z niepełnosprawnością zaproszonej jako ekspert lub członek Rady.

Artykuł 12: Zasada dochodzenia kosztów od poniesionej szkody moralnej, materialnej lub ciała

Wszelkie szkody moralne, materialne lub cielesne poniesione przez Eksperta zaproszonego przez Eurofound lub przez osobę odpowiedzialną za towarzyszenie biegłemu z niepełnosprawnością podczas podróży lub pobytu w miejscu spotkania nie mogą być przedmiotem roszczenia wobec Eurofound, chyba że można je przypisać Eurofound.

Artykuł 13: Uzasadnione dodatkowe wydatki

Wszystkie wydatki poniesione przez eksperta z niepełnosprawnością i osobę towarzyszącą, które nie są wystarczająco objęte dodatkami na utrzymanie, mogą zostać zwrócone na wniosek odpowiedzialnego urzędnika upoważniającego oraz po przedstawieniu niezbędnych dokumentów.

Artykuł 14: Uchylenie i wejście w życie

Zasady te zastępują:

• zasady dotyczące zwrotu kosztów podróżnych, zasiłków na utrzymanie i innych wydatków dla ekspertów zaproszonych na spotkania organizowane przez Eurofound (Doc. EF-GB-82-5), które weszły w życie 5 marca 2010 roku.

• zasady regulujące zwrot kosztów podróży i utrzymania poniesionych przez osoby niezatrudnione w Eurofound, zapraszane do udziału w spotkaniach w charakterze ekspertów (Doc. EF-AB 50/8(d)), które weszły w życie 29 listopada 1994 roku.

• zasady dotyczące zwrotu kosztów podróży, utrzymania i różnych wydatków członków Rady Administracyjnej (dokument EF-AB 6/9 (b)/1), które weszły w życie 3 marca 1978 roku.

Zasady te wchodzą w życie pierwszego dnia miesiąca po ich przyjęciu przez Urzędnika Autoryzującego Eurofound.

Iwajło Kalfin
Dyrektor wykonawczy
Przygotowane w Dublinie, 27.06.2025

1. Rejestracja

Na każde spotkanie należy dokonać rejestracji zgodnie z instrukcjami przesłanymi w liście zaproszeniowym/e-mailu.

2. Spotkanie

Wszystkie odpowiednie dokumenty podróżne muszą być przesłane e-mailem do asystenta spotkania, na adres podany w zaproszeniu.

Eksperci, którzy wcześniej uczestniczyli w spotkaniu refundowanym przez Komisję Europejską lub których dane osobowe i bankowe są już zarejestrowane w Komisji Europejskiej (a więc mają już "kod"), muszą dostarczyć wyłącznie dokumenty podróżne.

Eksperci niezarejestrowani w Komisji Europejskiej muszą oprócz dokumentów podróży dostarczyć odpowiednio wypełniony i podpisany formularz Osoby Prawnej/Konta Bankowego (osobistego, prywatnego lub publicznego); dokument ten można znaleźć pod adresem: Osoby prawne i konta bankowe.

Formularz wymieniony powyżej powinien być podpisany i datowany przez Eksperta. Należy dostarczyć aktualną kopię wyciągu bankowego, na której nazwisko Eksperta i kod IBAN są wyraźnie widoczne; w przypadku braku tego formularz powinien być opieczętowany przez bank. Należy również dostarczyć skan dokumentu tożsamości i/lub paszportu Eksperta.

Eksperci muszą zapewnić, że wszystkie złożone formularze są czytelne, nie zawierają przekreślonych słów oraz są dołączone do pełnej dokumentacji wspierającej, jeśli jest to wymagane.

3. Po spotkaniu

Po każdym spotkaniu eksperci muszą zgłosić swoje wydatki, korzystając z formularza zwrotu kosztów online w linku przesłanym w liście zaproszeniowym/mailowym.

Limit na podróż samochodem: 0,22 EUR za kilometr.

Pozwolenia dla krajów Unii Europejskiej: