Den auktoriserande tjänstemannen för Europeiska stiftelsen för förbättring av levnads- och arbetsvillkor (Eurofound),

MED HÄNSYN TILL RÅDETS FÖRORDNING (EEG) NR 1365/75 AV DEN 26 MAJ 1975 OM INRÄTTANDET AV EN EUROPEISK STIFTELSE FÖR FÖRBÄTTRING AV LEVNADS- OCH ARBETSVILLKOR, ENLIGT RÅDETS FÖRORDNING (EEG) NR 1947/93 AV 30 JUNI 1993;

MED HÄNSYN TILL European Foundation for the Improvement of Living and Working Conditions' finansiella regler, antagna den 30 augusti 2019;

MED HÄNSYN TILL nödvändigheten av att förtydliga och uppdatera de tidigare reglerna;

MED HÄNSYN TILL behovet av att förenkla administrativa procedurer för både experter och Eurofound för att kunna fokusera på forskning;

Har antagit följande regler:

Artikel 1: Tillämplighet och roller

Personer som dessa regler gäller för:

• Personer som inte är anställda av Eurofound, inbjudna att delta i möten organiserade av Eurofound i expertkapacitet, med undantag för medlemmar av institutioner och andra organ inom Europeiska unionen.

• Eurofounds styrelse, byråmedlemmar och rådgivande kommittémedlemmar (gemensamt kallade 'styrelsemedlemmar');

Artikel 2: Principer

Experter och styrelsemedlemmar som deltar i Eurofounds möten bör anlända och lämna så nära början och slutet av mötet som möjligt.

Resekostnader ska ersättas och dagliga och hotellkostnader betalas enligt dessa regler.

Om Eurofound erbjuder ett 'all-inclusive'-paket, det vill säga att man organiserar och betalar direkt för transport (t.ex. flyg, tåg, buss), boende, måltider och lokal transport, ska ingen ytterligare ersättning betalas till experten/styrelsemedlemmen. Varje avvikelse från ett arrangerat resepaket innebär ingen rätt till ersättning.

Artikel 3: Efterlevnad av administrativa formaliteter

Experter och styrelsemedlemmar ska följa de administrativa formaliteter som gällde vid tidpunkten för inbjudan. De tillämpliga administrativa formaliteterna beskrivs i bilaga A.1.

Artikel 4: Transparens

De tjänster som ansvarar för ersättning har rätt att utföra eventuella kontroller som kan behövas och att begära all bevisning från expert och styrelseledamot som krävs för detta ändamål.

Artikel 5: Allmän information om reseorganisation

5.1. Resekostnader ska återbetalas baserat på principen om den mest ekonomiska totala kostnaden.

5.2. Experter och styrelsemedlemmar har rätt till ersättning för resekostnader som uppstår vid resor mellan ursprungsorten och mötesplatsen.

5.3. Om experter och styrelsemedlemmar av personliga eller professionella skäl reser till eller till en annan plats än deras ursprungsort, kommer resekostnader att ersättas så länge det sker i EU-länder och inom gällande gräns. Om ankomst- och avresedagarna skiljer sig från mötesdagarna (men inom +2/-2 dagar) kommer även resan att ersättas, inom den tillämpliga gränsen. Om den är längre (utanför +2/-2 dagar) kommer det att finnas ett bidrag efter Eurofounds gottfinnande.

5.4. Följande indikativa tak ska gälla för resekostnader:

Maximal ersättning möjlig (tak):
Resa inom Europa 800 EUR
Resor utanför Europa 1 500 EUR

5.5. Om resekostnaderna överstiger dessa tak krävs förhandsgodkännande från Eurofound för att få full ersättning. I avsaknad av sådant godkännande kommer ersättningen att begränsas till takbeloppen.

5.6. Resekostnader ska endast återbetalas till en expert eller styrelseledamot per möte om inget annat är inbjudet (t.ex. suppleanter till gruppmöten). Om en expert eller styrelseledamot ersätts av en annan under mötet, har denne inte rätt till resekostnader.

Artikel 6: Regler för transport

6.1. Resor med tåg och/eller fjärrbuss

I princip är förstaklasståg eller fjärrbuss det lämpliga transportmedlet för resor på mindre än 400 km (enkelriktat enligt officiell tågsträcka).

Tåg- och/eller fjärrbussresor inkluderar inte lokaltrafik (med undantag för möten som hålls på Eurofounds lokaler i Dublin (se 6.5); lokal transport anses ske mellan flygplatsen och stadsområdet vid ursprungs- eller mötesplatsen) till en flygplats som ingår i dagstillägget.

Den kortaste och mest ekonomiska vägen mellan ursprungsplatsen och platsen där mötet hålls måste användas. Kostnaden för platsbokningar och transport av nödvändigt bagage är berättigade utgifter.

Tågbiljetter bör bokas så snart som möjligt efter mottagandet av inbjudan från Eurofound.

6.2. Resa med flyg

Flygresor bör endast användas om avståndet mellan ursprungsplatsen och mötesplatsen överstiger 400 km eller när en sjööverfart är involverad.

Flygbiljetter bör bokas i den lägsta tillgängliga ekonomiklass och så snart som möjligt efter mottagandet av inbjudan från Eurofound.

Flygbiljetter bokade i en högre klass än Economy ska inte ersättas. Om det under exceptionella omständigheter inte är möjligt att boka en flygbiljett i ekonomiklass, bör experter och styrelsemedlemmar söka förhandsgodkännande från Eurofound. Om ett tidigare godkännande inte har beviljats kan en delvis ersättning erbjudas efter den auktoriserande tjänstemannens gottfinnande.

Om flygtiden är sex timmar eller mer kan business class bokas, men tak enligt punkt 5.4 gäller fortfarande.

6.3. Sen bokning, ändringar i mötestider och inställda möten

Om biljetterna är bokade mindre än 10 dagar i förväg och överskrider taket enligt punkt 5.4. Experter och styrelsemedlemmar ska söka förhandsgodkännande av bokningen från Eurofound.

Om inget tidigare godkännande har getts, förbehåller sig Eurofound rätten att ersätta det belopp som anses lämpligt. Denna regel gäller inte om inbjudan till mötet skickades mindre än 20 dagar före mötet.

Om Eurofound ändrar mötestiderna på ett sätt som kräver ändringar i reseschemat, eller ställer in mötet, ska eventuella resekostnader som redan uppstått ersättas vid uppvisning av de ursprungliga stöddokumenten.

6.4. Godkända resekostnader

Följande poster anses vara berättigade kostnader:

Flygavgifter

• Resebyråns arvoden

• Kreditkortsavgifter

• Platsreservation

• Transport av nödvändigt bagage

• Flygplatsens incheckningsavgifter.

6.5. Icke-berättigade resekostnader

Följande poster räknas inte som berättigade kostnader:

• Överskottsbagage om det inte motiveras av officiella krav

• Prioriterad ombordstigning, snabbspår, föredragna säten och andra resetillägg ersätts inte när det tillkommer en extra avgift och ingår inte i ekonomipriset

• Kostnad för sjuk-, liv- och bagageförsäkring

• Avboknings-, omboknings- eller ändringsavgift om inte Eurofound begär det

• Lokal flygplatstransport med taxi, buss, tåg eller andra kollektivtrafikmedel. Vid möten som hålls på Eurofounds lokaler i Dublin kan transfer till och från flygplatsen ersättas om inga transferarrangemang har organiserats av Eurofound och ingen rimlig kollektivtrafik finns tillgänglig (t.ex. utanför bussarnas öppettider eller om hotellet inte ligger nära en busshållplats för flygplatsens shuttletjänster).

6.6. Resa med bil

Experter och styrelsemedlemmar som reser med bil eller motorcykel gör detta på egen risk. Eurofound avsäger sig allt ansvar för eventuella olyckor som kan inträffa under resan.

Användningen av en privat bil (motorcykel i analogi) återbetalas enligt ett fast pris enligt bilaga A.2, mellan ursprungsorten till mötesplatsen och tillbaka för en person som reser ensam, med hänsyn till den kortaste vägen från ursprungsorten till mötesplatsen.

Om två eller fler personer som har rätt till ersättning för resekostnader använder samma bil, ska endast den ansvarige för bilen ersättas med 150 %.

Antalet tillryggalagda kilometer och bilens registreringsnummer måste alltid angavs. Följande poster räknas inte som berättigade utgifter:

• Motorvägsavgifter

• Bilhyra och bränslekostnader

• Kostnader för att transportera bilen sjövägen

• Kostnader för flygplats- och hotellparkering.

Artikel 7: Stödjande dokument

Resekostnader ersätts vid uppvisning av originaldokument, biljetter eller internetutskrifter vid onlineköp. De inskickade dokumenten ska visa: passagerarens namn, reseklass, restider och betalt pris. Om inget pris anges i dokumenten krävs en faktura.

Artikel 8: Regler om dagligt försörjningsbidrag

8.1. Experter och styrelsemedlemmar som bjuds in av Eurofound till möte kan få försörjningsbidrag, förutsatt att det anges i inbjudan.

8.2. Försörjningsbidrag omfattar:

• Dagsersättning täcker alla utgifter på platsen där mötet hålls, inklusive kostnader för måltider och lokal transport (buss, spårvagn, tunnelbana, taxi, etc).

• Hotelltillägg som täcker boendekostnader på mötesplatsen (tak anges i bilaga A.3.)

8.3. Den dagliga ersättningen ska alltid vara lika med antalet mötesdagar.

8.4. Hotellersättningen ska vara lika med antalet mötesdagar. Det totala antalet hotellersättningar som ersätts på mötesplatsen kan ökas till det totala antalet mötesdagar + 1 om researrangemangen kräver det.

I undantagsfall och efter Eurofounds gottfinnande kan hotellersättningen ökas ytterligare till totalt antal mötesdagar + 2, om det inte finns möjlighet att lämna mötesplatsen följande dag.

Hotellersättningen ersätts endast om resehandlingar (flygbiljetter och besökslista) visar på behovet av sådan ersättning.
 

Artikel 9: Regler för anpassning

9.1. Om ursprungsplatsen som nämns i inbjudan är lika med eller mindre än 100 km från mötesplatsen, ska hotellet inte ersättas, endast resekostnader och dagsersättning ska ersättas.

9.2. Måltider (luncher eller middagar) som erbjuds av Eurofound eller någon annan tredje part under ett möte organiserat av Eurofound ska dras av från ersättningarna med en sats på 30 % av dagstillägget.

9.3 Mellanmålsmåltider som erbjuds av Eurofound eller någon annan tredje part under ett möte organiserat av Eurofound ska dras av från ersättningarna med en sats på 15 % av dagstillägget.

Artikel 10: Andra regler om förvaring av stödjande dokument, andra kostnader och tidsfrist för anspråk

10.1. Kopior av alla resehandlingar måste förvaras av experter och styrelsemedlemmar tills betalning har mottagits.

10.2. Eventuella extra resekostnader, hotell- och dagsersättningar som experter och styrelsemedlemmar ådragit sig till följd av oförutsedda personliga omständigheter (t.ex. familjeangelägenheter, sjukdom etc.) ska endast kunna återbetalas om en motivering (t.ex. ett läkarintyg) lämnas och kostnader som redan uppstått inte kan återbetalas.

10.3 En expertavgift kan betalas till experter om den auktoriseras av Eurofounds enhetschef som ansvarar för att organisera mötet. Beloppet ska ske i enlighet med Eurofounds interna policy i frågan.

10.4. Experter är skyldiga att respektera en tidsgräns för anspråk på resekostnader och försörjningsbidrag på två månader efter mötets slut. Efter denna tidsfrist är Eurofound befriat från alla skyldigheter att ersätta resekostnader eller betala några tillägg.

Artikel 11: Allmänna regler för betalningsarrangemang

11.1. Resekostnader ska ersättas i euro enligt Europeiska kommissionens växelkursregel den första dagen i den månad då mötet hålls.

11.2. Alla återbetalningar ska betalas till ett bankkonto inom två månader efter att ha mottagit hela ersättningsansökan och stödjande dokument.

11.3. Vid anspråk på kostnader måste styrelseledamoten/experten i skadeformuläret lämna en redogörelse där det anges om ersättningarna ska ske på deras privata konto eller på arbetsgivarens konto. Om det privata kontot väljs förbehåller Eurofound sig rätten att informera sin arbetsgivare om sina ersättningsarrangemang.

11.4. Experter och styrelsemedlemmar kan vara skyldiga att återbetala eventuella felaktigt betalda summor.

Detta kapitel gäller alla personer som följer med en person med funktionsnedsättning och bjudits in som expert eller styrelsemedlem.

Artikel 12: Regel för ersättning av kostnader för moralisk, materiell eller kroppsskada som uppstått

Eventuell moralisk, materiell eller kroppsskada som orsakats av en expert inbjuden av Eurofound eller av den person som ansvarar för att följa med en expert med funktionsnedsättning under resan eller under hans vistelse på platsen där mötet hålls får inte vara föremål för ett krav mot Eurofound om det inte kan tillskrivas Eurofound.

Artikel 13: Berättigade extra kostnader

Alla kostnader som en expert med funktionsnedsättning och dennes medföljande person ådrar, vilka inte täcks tillräckligt av försörjningsbidragen, kan ersättas på begäran av ansvarig auktoriserande tjänsteman och vid uppvisning av nödvändiga dokument.

Artikel 14: Upphävande och ikraftträdande

Dessa regler ersätter:

• reglerna för ersättning av rese- och försörjningsbidrag samt andra utgifter för experter som bjuds in till möten organiserade av Eurofound (Doc. EF-GB-82-5), vilka trädde i kraft den 5 mars 2010.

• reglerna som reglerar ersättning för rese- och försörjningskostnader för personer som inte är anställda av Eurofound och som bjuds in att delta i möten i expertkapacitet (Doc. EF-AB 50/8(d)), vilka trädde i kraft den 29 november 1994.

• reglerna om ersättning för rese-, uppehälles- och övriga utgifter för medlemmar av förvaltningsstyrelsen (Doc EF-AB 6/9 (b)/1), som trädde i kraft den 3 mars 1978.

Dessa regler träder i kraft den första dagen i månaden efter att de antagits av Eurofounds auktoriserande tjänsteman.

Ivailo Kalfin
Verkställande direktör
Gjort i Dublin, 2025-27-06

1. Registrering

För varje möte måste en registrering göras enligt instruktionerna i inbjudningsbrevet/e-posten.

2. Möte

Alla relevanta resedokument måste skickas via e-post till mötesassistenten, till den e-postadress som anges i inbjudan.

Experter som tidigare deltagit i ett möte som ersatts av Europeiska kommissionen, eller vars personuppgifter och bankuppgifter redan är registrerade hos Europeiska kommissionen (och därmed redan har en 'kod'), måste endast lämna resehandlingarna.

Experter som inte är registrerade hos Europeiska kommissionen måste utöver resehandlingar tillhandahålla det korrekt ifyllda och undertecknade formuläret för juridiska enheter/bankkonton (personligt, privat eller offentligt); detta dokument finns på: Juridiska personer och bankkonton.

Formuläret ovan refererat bör undertecknas och dateras av experten. En nyare kopia av ett kontoutdrag bör tillhandahållas, där expertens namn och IBAN-kod är tydligt synliga, och i avsaknad av detta bör formuläret stämplas av banken. Skanning av expertens ID och/eller pass måste också tillhandahållas.

Experter måste säkerställa att de inskickade formulären är läsbara, inte innehåller några överstrukna ord och följs av fullständig stödjande dokumentation där det begärs.

3. Efter mötet

Efter varje möte måste experter göra anspråk på sina utgifter via det digitala ersättningsformuläret i länken som skickades i inbjudningsbrevet/e-posten.

Bilresebidrag: 0,22 EUR per kilometer.

Ersättningar för länder inom Europeiska unionen: