Упълномощителят на Европейската фондация за подобряване на условията на живот и труд (Eurofound),

С ОГЛЕД НА Регламента на Съвета (ЕИО) No 1365/75 от 26 май 1975 г. относно създаването на Европейска фондация за подобряване на условията на живот и труд, изменена с Регламент на Съвета (ЕИО) No 1947/93 от 30 юни 1993 г.;

С ОГЛЕД НА Финансовите разпоредби на Европейската фондация за подобряване на условията на живот и труд, приети на 30 август 2019 г.;

С ОГЛЕД НА НЕОБХОДИМОСТТА ОТ ИЗЯСНЯВАНЕ И АКТУАЛИЗИРАНЕ НА ПРЕДИШНИТЕ ПРАВИЛА;

С ОГЛЕД НА НЕОБХОДИМОСТТА ОТ ОПРОСТЯВАНЕ НА АДМИНИСТРАТИВНИТЕ ПРОЦЕДУРИ КАКТО ЗА ЕКСПЕРТИТЕ, ТАКА И ЗА ЕВРОФАУНД С ЦЕЛ ФОКУС ВЪРХУ ИЗСЛЕДВАНИЯТА;

Приел е следните правила:

Член 1: Приложимост и роли

Лица, за които се прилагат тези правила:

• Лица, които не са наети от Eurofound, са поканени да участват в срещи, организирани от Eurofound като експерт, с изключение на членове на институции и други органи на Европейския съюз.

• Борд, членове на бюрото и членове на консултативния комитет на Eurofound (колективно наричани по-долу "членове на борда");

Член 2: Принципи

Експертите и членовете на Борда, присъстващи на заседанията на Eurofound, трябва да пристигат и тръгват възможно най-близо до началото и края на срещата.

Разходите за пътуване ще бъдат възстановени, а дневните и хотелските надбавки се изплащат в съответствие с настоящите правила.

В случай, че Eurofound предлага пакет "всичко включено", т.е. организира и плаща директно за транспорт (например полети, влак, автобус), настаняване, храна и местен транспорт, не се изплаща допълнително обезщетение на експерта/члена на Борда. Всяко отклонение от организиран туристически пакет не установява право на възстановяване на разходи.

Член 3: Спазване на административните формалности

Експертите и членовете на Съвета трябва да спазват административните формалности, приложими към момента на поканата. Приложимите административни формалности са описани в Приложение A.1.

Член 4: Прозрачност

Службите, отговарящи за възнаграждението, имат право да извършват необходими проверки и да изискват доказателства от експерта и члена на Борда, необходими за тази цел.

Член 5: Обща информация за организацията на пътуванията

5.1. Разходите за пътуване се възстановяват въз основа на принципа на най-икономичния общ разход.

5.2. Експертите и членовете на Съвета имат право на възстановяване на разходите за пътуване, възникнали при пътуване между мястото на произход и мястото на срещата.

5.3. Ако по лични или професионални причини експерти и членове на Съвета пътуват от или до различно място от мястото на произход, разходите за пътуване ще бъдат възстановени, стига да са в страни от ЕС и в рамките на приложимия таван. Ако дните на пристигане/заминаване са различни от дните на срещата (но в рамките на +2/-2 дни), пътуването също ще бъде възстановено, в рамките на приложимия таван. Ако е по-дълго (извън +2/-2 дни), ще има вноска по преценка на Eurofound.

5.4. Следните индикативни тавани ще се прилагат за разходите за пътуване:

Възможно максимално възстановяване (таван):
Пътуване в Европа – 800 EUR
Пътуване извън Европа 1 500 EUR

5.5. Ако разходите за пътуване надвишават тези тавани, е необходимо предварително одобрение от Eurofound, за да се получи пълно възстановяване. При липса на такова одобрение, възстановяването ще бъде ограничено до таванните суми.

5.6. Разходите за пътуване се възстановяват само на един експерт или член на борда на всяко заседание, освен ако не е поканено по друг начин (например заместник-членове на Борда за срещи на Групата). Ако един експерт или член на Съвета бъде заменен от друг по време на заседанието, последният няма право на разходи за пътуване.

Член 6: Правила за транспорт

6.1. Пътуване с влак и/или автобус за дълги разстояния

По принцип, за пътувания под 400 км (еднопосочно, според официалното железопътно разстояние), първокласният железопътен или далечен автобус е достатъчният начин за транспорт.

Пътуването с влак и/или далечен автобус не включва местен транспорт (с изключение на срещи, провеждани на територията на Eurofound в Дъблин (виж 6.5); местният транспорт се счита за осъществяващ между летището и градската зона на мястото на произход/срещата) до летище, което е включено в дневната надбавка.

Трябва да се използва най-краткият и най-икономичен маршрут между мястото на произход и мястото, където се провежда срещата. Разходите за резервация на места и транспорт на необходимия багаж са допустими разходи.

Билетите за влака трябва да се резервират възможно най-скоро след получаване на поканата от Eurofound.

6.2. Пътуване по въздух

Пътуването по въздух трябва да се използва само ако разстоянието между мястото на произход и мястото на срещата надвишава 400 км или когато е необходимо морско преминаване.

Самолетните билети трябва да се резервират в най-ниската налична икономична класа и възможно най-скоро след получаване на поканата от Eurofound.

Самолетните билети, резервирани в клас по-висок от Икономична, няма да бъдат възстановени. Ако при изключителни обстоятелства резервацията на самолетен билет в икономична класа не е възможна, експертите и членовете на борда трябва да потърсят предварително одобрение от Eurofound. Ако предварително одобрение не е дадено, частично възстановяване може да бъде предложено по преценка на упълномощаващия служител.

Ако продължителността на полета е шест или повече часа, бизнес класата може да бъде резервирана, но ограниченията според точка 5.4 все още важат.

6.3. Късно резервиране, промени в часовете на срещите и отмяна на срещи

Ако билетите са резервирани по-малко от 10 дни предварително и надвишават тавана според точка 5.4. Експертите и членовете на борда трябва да поискат предварително одобрение на резервацията от Eurofound.

Ако не е дадено предварително одобрение, Eurofound си запазва правото да възстанови сумата, която счита за подходяща. Това правило не се прилага, ако поканата за срещата е изпратена по-малко от 20 дни преди срещата.

Ако Eurofound промени часовете на срещи по начин, който изисква промени в графика на пътуванията, или отмени срещата, всички вече натрупани разходи за пътуване ще бъдат възстановени при представянето на оригиналните подкрепящи документи.

6.4. Допустими разходи за пътуване

Следните елементи се считат за допустими разходи:

Данъци върху самолетните билети

• Такси за туристически агент

• Такси за кредитни карти

• Резервация на места

• Транспорт на необходимия багаж

• Такси за чекиране на летището.

6.5. Недопустими разходи за пътуване

Следните елементи не се считат за допустими разходи:

• Излишен багаж, освен ако не е оправдано с официални изисквания

• Приоритетното качване, ускореното пътуване, предпочитаните места и всички други допълнителни разходи за пътуване не се възстановяват, когато има допълнителна такса и не е част от икономичната тарифа

• Разходи за здравно, животозастраховане и багаж

• Такса за анулиране, пререзервация или промяна, освен ако не е поискано от Eurofound

• Местен трансфер на летището с такси, автобус, влак или друг обществен транспорт. В случай на срещи, провеждани на територията на Eurofound в Дъблин, трансферът до и от летището може да бъде възстановен, ако Eurofound не е организирал трансфер и няма разумен обществен транспорт (например извън работното време на автобусите или ако хотелът не е близо до автобусна спирка за летищните шатъли).

6.6. Пътуване с кола

Експерти и членове на борда, пътуващи с кола или мотор, го правят на собствен риск. Eurofound се отказва от всякаква отговорност във връзка с евентуален инцидент, който може да се случи по време на пътуването.

Използването на частен автомобил (по аналогия с мотоциклет) се възстановява въз основа на фиксирана тарифа, посочена в Приложение A.2, между мястото на произход до мястото на среща и обратно за един човек, пътуващ сам, като се взема предвид най-краткият маршрут от мястото на произход до мястото на срещата.

Когато двама или повече лица, имащи право на възстановяване на разходи за пътуване, използват един и същ автомобил, само лицето, отговорно за автомобила, ще бъде възстановено по ставка от 150%.

Винаги трябва да се посочва броят изминати километри и регистрационен номер на автомобила. Следните елементи не се считат за допустими разходи:

• Разходи за такса по магистрала

• Наем на автомобил и разходи за гориво

• Разходи за транспортиране на автомобила по море

• Такси за паркиране на летище и хотели.

Член 7: Подкрепящи документи

Разходите за пътуване се възстановяват при представяне на оригиналните документи, билети или интернет разпечатки при онлайн покупка. Документите, които се подават, трябва да показват: името на пътника, класа на пътуване, времето за пътуване и платената цена. Ако в документите не е посочена цена, се изисква фактура.

Член 8: Правила за дневната надбавка за препитание

8.1. Експерти и членове на Съвета, поканени от Eurofound на среща, могат да получат надбавки за препитание, при условие че това е посочено в поканата.

8.2. Издръжката включва:

• Дневна надбавка, покриваща всички разходи на мястото, където се провежда срещата, включително разходите за храна и местен транспорт (автобус, трамвай, метро, такси и др.).

• Хотелско надбавка, покриваща разходите за настаняване на мястото на срещата (Таваните са посочени в Приложение A.3.)

8.3. Възстановената дневна надбавка винаги трябва да е равна на броя на дните за срещи.

8.4. Надбавката за хотела трябва да бъде равна на броя на дните за срещи. Общият брой възстановени хотелски надбавки на мястото на срещата може да бъде увеличен до общия брой дни за срещи + 1, ако пътуванията го изискват.

В изключителни случаи и по преценка на Eurofound, хотелското обезщетение може да бъде допълнително увеличено до общия брой дни за срещи+2, ако няма възможност да се напусне мястото на срещата на следващия ден.

Хотелското обезщетение се възстановява само ако пътни документи (самолетни билети и списък с присъствие) дават доказателства за необходимостта от такова възстановяване.
 

Член 9: Правила за приспособяване

9.1. Когато мястото на произход, посочено в поканата, е равно или по-малко от 100 км от мястото на срещата, хотелът не се възстановява, а само разходи за пътуване и дневна надбавка.

9.2. Храненията (обяди или вечери), предлагани от Eurofound или друга трета страна по време на среща, организирана от Eurofound, се удържат от надбавките по ставка на 30% от дневната надбавка.

9.3 Закуски, предлагани от Eurofound или друга трета страна по време на среща, организирана от Eurofound, се удържат от разплащанията по 15% от дневната надбавка.

Член 10: Други правила относно задържане на подкрепящи документи, други разходи и срок за искове

10.1. Копия на всички пътни документи трябва да се съхраняват от експертите и членовете на Борда, докато не бъде получено плащането.

10.2. Всички допълнителни разходи за пътуване, хотелски и дневни надбавки, натрупани от експерти и членове на Борда, произтичащи от непредвидени лични обстоятелства (например семейни въпроси, болест и др.), се възстановяват само ако е предоставено основание (например медицинско удостоверение) и вече натрупаните разходи не могат да бъдат възстановени.

10.3 Експертна хонорар може да бъде платена на експертите, ако е разрешено от ръководителя на звеното на Eurofound, отговорно за организацията на срещата. Сумата трябва да бъде в съответствие с вътрешната политика на Eurofound по въпроса.

10.4. Експертите са длъжни да спазват срок за заявяване на разходи за пътуване и надбавки за препитание от два месеца след края на срещата. След този краен срок Eurofound е освободен от всякакво задължение да възстановява разходи за пътуване или да плаща каквито и да било надбавки.

Член 11: Общи правила за разпределение на плащанията

11.1. Разходите за пътуване се възстановяват в евро според решението на Европейската комисия за валутния курс в първия ден на месеца, в който се провежда заседанието.

11.2. Всички възнаграждения трябва да се правят по една банкова сметка в рамките на два месеца след получаване на пълната иск за възстановяване и подкрепящата документация.

11.3. При претенции за разходи, във формуляра за иск членът/експертът на Борда трябва да направи изявление, в което да посочи дали възстановяванията трябва да бъдат по личната му сметка или по сметката на работодателя му. В случай че бъде избрана частната сметка, Eurofound си запазва правото да информира работодателя си за своите възнаграждения.

11.4. Експертите и членовете на Съвета могат да бъдат задължени да върнат всички суми, платени по грешка.

Тази глава се отнася за всеки човек, придружаващ лице с увреждания, поканен като експерт или член на Борда.

Член 12: Правило за претендиране на разходи срещу причинени морални, материални или телесни повреди

Всяка морална, материална или телесна вреда, причинена от експерт, поканен от Eurofound, или от лицето, отговорно за придружаването на експерт с увреждане по време на пътуването или престоя му на мястото, където се провежда срещата, не може да бъде предмет на иск срещу Eurofound, освен ако не може да бъде приписано на Eurofound.

Член 13: Оправдани допълнителни разходи

Всички разходи, направени от експерт с увреждане и неговото/нейното придружаващо лице, които не са достатъчно покрити от Издръжката, могат да бъдат възстановени по искане на отговорния упълномощител и при представяне на необходимите документи.

Член 14: Отмяна и влизане в сила

Тези правила заместват:

• правилата за възстановяване на пътни и издръжка и други разходи за експерти, поканени на срещи, организирани от Eurofound (Doc. EF-GB-82-5), които влязоха в сила на 5 март 2010 г.

• правилата, уреждащи възстановяването на разходите за пътуване и препитание, поети от лица, които не са наети от Eurofound и са поканени да присъстват на срещи в експертно качество (Doc. EF-AB 50/8(d)), които влязоха в сила на 29 ноември 1994 г.

• правилата относно възстановяването на разходите за пътуване, препитание и други разходи на членовете на Административния съвет (Doc EF-AB 6/9 (b)/1), които влязоха в сила на 3 март 1978 г.

Тези правила влизат в сила в първия ден на месеца след тяхното приемане от упълномощаващия служител на Eurofound.

Ивайло Калфин
Изпълнителен директор
Направено в Дъблин, 27/6/2025

1. Регистрация

За всяка среща трябва да се направи регистрация, следвайки инструкциите, изпратени в поканата/имейла.

2. Среща

Всички съответни пътни документи трябва да бъдат изпратени по имейл до асистента на срещата, на имейл адреса, посочен в поканата.

Експерти, които са присъствали на среща, възстановена от Европейската комисия, или чиито лични и банкови данни вече са регистрирани в Европейската комисия (и следователно вече имат "код"), трябва да предоставят само пътните документи.

Експертите, които не са регистрирани в Европейската комисия, трябва да предоставят, освен пътни документи, надлежно попълнения и подписан Формуляр за юридическо лице/банкова сметка (личен, частен или публичн), този документ може да бъде намерен на: Юридически лица и банкови сметки.

Формулярът, посочен по-горе, трябва да бъде подписан и датиран от експерта. Трябва да бъде предоставено скорошно копие на банково извлечение, при което името на експерта и IBAN кодът са ясно видими; при липса на такова формуляр трябва да бъде подпечатан от банката. Също така трябва да се предостави сканиране на личната карта и/или паспорта на експерта.

Експертите трябва да гарантират, че всички подадени формуляри са четливи, не съдържат зачеркнати думи и са придружени от пълна подкрепяща документация, когато е поискано.

3. След срещата

След всяка среща експертите трябва да заявят разходите си чрез онлайн формуляра за възстановяване на разходите в линка, изпратен в поканата/имейла.

Разрешение за пътуване с кола: 0.22 EUR на километър.

Разрешителни за държави в Европейския съюз: