Der Autorisierende der Europäischen Stiftung zur Verbesserung der Lebens- und Arbeitsbedingungen (Eurofound),

IN BEZUG AUF DIE RATSVERORDNUNG (EWG) Nr. 1365/75 vom 26. Mai 1975 über die Schaffung einer Europäischen Stiftung zur Verbesserung der Lebens- und Arbeitsbedingungen, wie geändert durch die Verordnung (EWG) Nr. 1947/93 vom 30. Juni 1993;

UNTER BERÜCKSICHTIGUNG DER AM 30. August 2019 verabschiedeten Finanzvorschriften der Europäischen Stiftung zur Verbesserung von Lebens- und Arbeitsbedingungen;

UNTER BERÜCKSICHTIGUNG DER NOTWENDIGKEIT, DIE VORHERIGEN REGELN ZU KLÄREN UND ZU AKTUALISIEREN;

UNTER BERÜCKSICHTIGUNG DER NOTWENDIGKEIT, DIE ADMINISTRATIVEN VERFAHREN SOWOHL FÜR EXPERTEN ALS AUCH FÜR EUROFOUND ZU VEREINFACHEN, UM SICH AUF DIE FORSCHUNG ZU KONZENTRIEREN;

Hat folgende Regeln übernommen:

Artikel 1: Anwendbarkeit und Rollen

Personen, für die diese Regeln gelten:

• Personen, die nicht bei Eurofound beschäftigt sind, werden eingeladen, an von Eurofound organisierten Sitzungen als Experten teilzunehmen, ohne Mitglieder von Institutionen und anderen Institutionen der Europäischen Union.

• Der Vorstand, die Mitglieder des Büros und der Beratungsausschussmitglieder von Eurofound (im Folgenden zusammenfassend als 'Vorstandsmitglieder' bezeichnet);

Artikel 2: Grundsätze

Experten und Vorstandsmitglieder, die an den Eurofound-Sitzungen teilnehmen, sollten so nah wie möglich am Beginn und Ende der Sitzung eintreffen und abreisen.

Reisekosten werden erstattet und Tages- sowie Hotelbeiträge gemäß den vorliegenden Regeln gezahlt.

Falls Eurofound ein "All-inclusive"-Paket anbietet, d. h. Transport (z. B. Flüge, Zug, Bus), Unterkunft, Mahlzeiten und lokale Transporte direkt organisiert und bezahlt, wird dem Experten/Vorstandsmitglied keine weitere Gebühr gezahlt. Jede Abweichung von einem arrangierten Reisepaket begründet keinen Anspruch auf eine Erstattung.

Artikel 3: Einhaltung der Verwaltungsformalitäten

Experten und Vorstandsmitglieder müssen die zum Zeitpunkt der Einladung geltenden administrativen Formalitäten einhalten. Die anwendbaren Verwaltungsformalitäten sind in Anhang A.1 beschrieben.

Artikel 4: Transparenz

Die für die Erstattung zuständigen Dienste haben das Recht, alle erforderlichen Prüfungen durchzuführen und jegliche Nachweise vom Experten und Vorstandsmitglied zu verlangen, die zu diesem Zweck erforderlich sind.

Artikel 5: Allgemeine Informationen zur Organisation von Reisen

5.1. Reisekosten werden nach dem Prinzip der wirtschaftlichsten Gesamtausgabe erstattet.

5.2. Experten und Vorstandsmitglieder haben Anspruch auf Erstattung der Reisekosten, die bei der Reise zwischen dem Herkunftsort und dem Versammlungsort entstanden sind.

5.3. Wenn Experten und Vorstandsmitglieder aus persönlichen oder beruflichen Gründen von oder zu einem anderen Ort als ihrem Herkunftsort reisen, werden Reisekosten erstattet, solange sie sich in EU-Ländern befinden und innerhalb der geltenden Obergrenze liegen. Wenn die Ankunfts- und Abreisetage von den Besprechungstagen abweichen (aber innerhalb von +2/-2 Tagen), wird auch die Reise innerhalb der entsprechenden Obergrenze erstattet. Ist es länger (außerhalb von +2/-2 Tagen), gibt es nach Ermessen von Eurofound einen Beitrag.

5.4. Für Reisekosten gelten folgende indikative Obergrenzen:

Maximal mögliche Erstattung (Obergrenze):
Reisen innerhalb Europas 800 EUR
Reise außerhalb Europas 1.500 EUR

5.5. Sollten die Reisekosten diese Obergrenzen überschreiten, ist eine vorherige Genehmigung von Eurofound erforderlich, um eine vollständige Erstattung zu erhalten. Ohne eine solche Genehmigung wird die Erstattung auf die Obergrenze beschränkt sein.

5.6. Die Reisekosten werden pro Sitzung nur einem Experten oder Vorstandsmitglied erstattet, sofern nicht anders eingeladen wird (z. B. stellvertretende Vorstandsmitglieder zu Gruppensitzungen). Wenn im Verlauf der Sitzung ein Sachverständiger oder Vorstandsmitglied durch ein anderes ersetzt wird, hat letzterer keinen Anspruch auf Reisekosten.

Artikel 6: Verkehrsregeln

6.1. Fahrt mit Zug und/oder Fernbus

Prinzipiell ist für Fahrten unter 400 km (Einzelbahn, entsprechend der offiziellen Bahnstrecke) die Erste-Klasse-Bahn oder ein Fernbus das angemessene Transportmittel.

Die Fahrt mit Zug und/oder Fernbus beinhaltet keinen Nahverkehr (mit Ausnahme von Treffen auf dem Eurofound-Gelände in Dublin (siehe 6.5); der lokale Transport erfolgt zwischen dem Flughafen und dem Stadtgebiet des Herkunfts- oder Treffpunktes) zu einem Flughafen, der im Tagesbudget enthalten ist.

Die kürzeste und wirtschaftlichste Route zwischen dem Ursprungsort und dem Ort, an dem das Treffen stattfindet, muss genutzt werden. Die Kosten für Sitzplatzreservierungen und den Transport des notwendigen Gepäcks sind berechtigte Ausgaben.

Zugtickets sollten so bald wie möglich nach Erhalt der Einladung von Eurofound gebucht werden.

6.2. Reisen mit dem Flugzeug

Reisen mit dem Flugzeug sollten nur genutzt werden, wenn die Entfernung zwischen dem Herkunftsort und dem Treffpunkt 400 km überschreitet oder eine Seeüberquerung erforderlich ist.

Flugtickets sollten in der niedrigsten verfügbaren Economy Class und so bald wie möglich nach Erhalt der Einladung von Eurofound gebucht werden.

Flugtickets, die in einer höheren Klasse als Economy gebucht werden, werden nicht erstattet. Falls unter außergewöhnlichen Umständen die Buchung eines Economy-Class-Flugtickets nicht möglich ist, sollten Experten und Vorstandsmitglieder eine vorherige Genehmigung bei Eurofound einholen. Wurde keine vorherige Genehmigung erteilt, kann nach Ermessen des autorisierenden Beamten eine teilweise Erstattung angeboten werden.

Wenn die Flugdauer sechs oder mehr Stunden beträgt, kann Business Class gebucht werden, jedoch gelten weiterhin Höchstgrenzen gemäß Punkt 5.4.

6.3. Verspätete Buchung, Änderungen der Sitzungszeiten und Absage von Treffen

Wenn die Tickets weniger als 10 Tage im Voraus gebucht wurden und die Obergrenze gemäß Punkt 5.4 überschreiten. Experten und Vorstandsmitglieder sollen die vorherige Genehmigung der Buchung durch Eurofound einholen.

Wenn keine vorherige Genehmigung erteilt wurde, behält Eurofound sich das Recht vor, den für angemessen gehaltenen Betrag zu erstatten. Diese Regel gilt nicht, wenn die Einladung zum Treffen weniger als 20 Tage vor dem Treffen verschickt wurde.

Wenn Eurofound die Sitzungszeiten so ändert, dass der Reiseplan geändert wird, oder das Treffen absagt, werden bereits entstandene Reisekosten bei Vorlage der ursprünglichen Unterlagen erstattet.

6.4. Zulässige Reisekosten

Die folgenden Punkte gelten als zulässige Kosten:

Flugsteuer

• Reisebürogebühren

• Kreditkartengebühren

• Sitzplatzreservierung

• Transport des notwendigen Gepäcks

• Flughafen-Check-in-Gebühren.

6.5. Nicht anspruchsberechtigte Reisekosten

Die folgenden Punkte gelten nicht als zulässige Kosten:

• Übergepäck, sofern es nicht durch offizielle Anforderungen begründet ist

• Priority Boarding, Fast-Track, bevorzugte Sitzplätze und andere Reiseextras werden nicht erstattet, wenn eine zusätzliche Gebühr anfällt und nicht Teil des Economy-Tarifs ist

• Kosten für Kranken-, Lebens- und Gepäckversicherung

• Stornierungs-, Umbuchungs- oder Umbuchungsgebühr, sofern nicht von Eurofound gefordert wird

• Lokaler Flughafentransfer per Taxi, Bus, Zug oder anderen öffentlichen Verkehrsmitteln. Im Fall von Treffen auf Eurofounds Gelände in Dublin kann der Transfer zum und vom Flughafen erstattet werden, wenn Eurofound keine Transfervereinbarungen organisiert hat und kein angemessener öffentlicher Nahverkehr verfügbar ist (z. B. außerhalb der Betriebszeiten der Busse oder wenn das Hotel nicht in der Nähe einer Bushaltestelle für den Flughafenshuttle liegt).

6.6. Fahrt mit dem Auto

Experten und Vorstandsmitglieder, die mit dem Auto oder Motorrad reisen, tun dies auf eigenes Risiko. Eurofound lehnt jegliche Haftung für etwaige Unfälle während der Fahrt aus.

Die Nutzung eines Privatwagens (analog ein Motorrad) wird auf Grundlage eines in Anhang A.2 festgelegten Paufreibetrags zwischen Herkunftsort und Treffpunkt und Rückfahrt für eine allein reisende Person erstattet, wobei die kürzeste Strecke vom Herkunftsort zum Treffpunkt berücksichtigt wird.

Wenn zwei oder mehr auf Reisekosten berechtigte Personen dasselbe Auto verwenden, wird nur die für das Fahrzeug verantwortliche Person mit einem Satz von 150 % erstattet.

Die Anzahl der zurückgelegten Kilometer und das Fahrzeugkennzeichen müssen immer angegeben werden. Die folgenden Posten gelten nicht als zulässige Ausgaben:

• Mautkosten für die Autobahn

• Mietwagen- und Kraftstoffkosten

• Kosten für den Transport des Autos auf dem Schiff

• Parkkosten für Flughafen und Hotel.

Artikel 7: Unterstützende Dokumente

Reisekosten werden bei Vorlage der Originaldokumente, Tickets oder Internetausdrucke im Falle eines Online-Kaufs erstattet. Die eingereichten Unterlagen sollten enthalten: den Namen des Fahrgasts, die Reiseklasse, die Reisezeiten und den gezahlten Preis. Wenn auf den Dokumenten kein Preis angegeben ist, wird eine Rechnung verlangt.

Artikel 8: Regeln zum täglichen Existenzunterhalt

8.1. Experten und Vorstandsmitglieder, die von Eurofound zu einer Sitzung eingeladen werden, können Subsistenzzulagen erhalten, sofern dies in der Einladung angegeben ist.

8.2. Subsistenzzulagen umfassen:

• Tagesgeld deckt alle Ausgaben am Ort der Sitzung, einschließlich der Kosten für Mahlzeiten und lokale Verkehrsmittel (Bus, Straßenbahn, Untergrund, Taxi usw.).

• Die Hotelzulage deckt die Unterkunftskosten am Veranstaltungsort (Deckelgrenzen sind in Anhang A.3 aufgeführt).

8.3. Das erstattete Tagesgeld entspricht stets der Anzahl der Tagungstage.

8.4. Die Hotelzulage entspricht der Anzahl der Sitzungstage. Die Gesamtzahl der am Veranstaltungsort erstatteten Hotelzulagen kann auf die Gesamtzahl der Tagtage + 1 erhöht werden, wenn die Reiseplanung dies erfordert.

In Ausnahmefällen und nach Ermessen von Eurofound kann das Hotelgeld weiter auf die Gesamtzahl der Tage+ 2 erhöht werden, sofern am folgenden Tag keine Möglichkeit besteht, den Treffpunkt zu verlassen.

Die Hotelzulage wird nur erstattet, wenn Reisedokumente (Flugtickets und Anwesenheitsliste) einen Nachweis für eine solche Erstattung belegen.
 

Artikel 9: Regeln zur Anpassung

9.1. Wenn der in der Einladung erwähnte Herkunftsort 100 km vom Treffpunkt entfernt oder weniger als entfernt ist, wird das Hotel nicht erstattet, nur Reisekosten und Tagesgeld werden erstattet.

9.2. Mahlzeiten (Mittag- oder Abendessen), die von Eurofound oder einer anderen dritten Partei während einer von Eurofound organisierten Sitzung angeboten werden, werden von den Zulagen mit einem Satz von 30 % des Tageszuschlags abgezogen.

9.3 Snack-Mahlzeiten, die von Eurofound oder einer anderen dritten Partei während einer von Eurofound organisierten Sitzung angeboten werden, werden von den Zulagen zu einem Satz von 15 % des Tageszuschlags abgezogen.

Artikel 10: Weitere Regeln zur Aufbewahrung unterstützender Dokumente, sonstigen Kosten und Frist für Ansprüche

10.1. Kopien aller Reisedokumente müssen von Experten und Vorstandsmitgliedern aufbewahrt werden, bis die Zahlung eingegangen ist.

10.2. Zusätzliche Reisekosten, Hotel- und Tageszulagen, die von Experten und Vorstandsmitgliedern aus unvorhergesehenen persönlichen Umständen (z. B. familiären Angelegenheiten, Krankheit usw.) entstehen, sind nur dann erstattungsfähig, wenn eine Begründung (z. B. ein ärztliches Attest) vorgelegt wird und bereits entstandene Kosten nicht zurückgezahlt werden können.

10.3 Eine Sachverständigengebühr kann an Experten gezahlt werden, sofern sie vom für die Organisation der Veranstaltung zuständigen Eurofound-Unit-Leiter genehmigt ist. Der Betrag entspricht der internen Politik von Eurofound zu diesem Thema.

10.4. Experten sind verpflichtet, eine Frist für die Beantragung von Reisekosten und Subsistenzzulagen von zwei Monaten nach Ende der Sitzung einzuhalten. Nach dieser Frist ist Eurofound von jeglicher Verpflichtung zur Erstattung von Reisekosten oder zur Zahlung von Zulagen ausgeschlossen.

Artikel 11: Allgemeine Regeln für Zahlungsvereinbarungen

11.1. Reisekosten werden in Euro nach der Wechselkursregelung der Europäischen Kommission am ersten Tag des Monats, in dem die Sitzung stattfindet, erstattet.

11.2. Alle Erstattungen sind innerhalb von zwei Monaten nach Eingang des vollständigen Erstattungsanspruchs und der entsprechenden Unterlagen auf ein Bankkonto zu zahlen.

11.3. Bei der Geltendmachung von Ausgaben muss das Vorstandsmitglied/der Sachverständige im Anspruchsformular eine Erklärung abgeben, ob die Erstattungen auf sein privates Konto oder auf das Konto seines Arbeitgebers laufen sollen. Falls das private Konto ausgewählt wird, behält sich Eurofound das Recht vor, seinen Arbeitgeber über seine Erstattungsregelungen zu informieren.

11.4. Experten und Vorstandsmitglieder können verpflichtet sein, alle irrtümlich gezahlten Beträge zurückzuzahlen.

Dieses Kapitel gilt für jede Person, die eine Person mit Behinderung begleitet, die als Experte oder Vorstandsmitglied eingeladen wird.

Artikel 12: Regel zur Geltendmachung von Ausgaben für erlittenen moralischen, materiellen oder körperlichen Schaden

Jegliche moralische, materielle oder körperliche Schäden, die entweder einem von Eurofound eingeladenen Experten oder der Person, die einen Sachverständigen mit Behinderung während der Reise oder während seines Aufenthalts am Ort des Treffens begleitet, erlitten wird, darf nicht Gegenstand einer Klage gegen Eurofound sein, es sei denn, sie kann Eurofound zugeschrieben werden.

Artikel 13: Gerechtfertigte zusätzliche Kosten

Alle Ausgaben, die einem Sachverständigen mit Behinderung und seiner/ihrer Begleitperson entstehen, die nicht ausreichend durch die Subsistenzzulagen gedeckt sind, können auf Antrag des zuständigen Genehmigungsbeamten und bei Vorlage der erforderlichen Dokumente erstattet werden.

Artikel 14: Aufhebung und Inkrafttreten

Diese Regeln ersetzen:

• die Regeln zur Erstattung von Reise- und Subsistenzzulagen sowie sonstigen Ausgaben für Experten, die zu von Eurofound organisierten Sitzungen eingeladen werden (Doc. EF-GB-82-5), die am 5. März 2010 in Kraft traten.

• die Regeln zur Erstattung von Reise- und Existenzkosten von Personen, die nicht bei Eurofound beschäftigt sind und zu Sitzungen in fachlicher Funktion eingeladen werden (Doc. EF-AB 50/8(d)), die am 29. November 1994 in Kraft traten.

• die Regeln zur Erstattung der Reise-, Existenz- und sonstigen Kosten der Mitglieder des Verwaltungsrats (Doc EF-AB 6/9 (b)/1), die am 3. März 1978 in Kraft traten.

Diese Regeln treten am ersten Tag des Monats nach ihrer Verabschiedung durch den Autorisierungsbeamten von Eurofound in Kraft.

Ivailo Kalfin
Geschäftsführer
Durchgeführt in Dublin, 27.06.2025

1. Registrierung

Für jedes Treffen muss eine Registrierung gemäß den Anweisungen im Einladungsschreiben/E-Mail erfolgen.

2. Treffen

Alle relevanten Reisedokumente müssen per E-Mail an den Besprechungsassistenten an die in der Einladung angegebene E-Mail-Adresse eingereicht werden.

Experten, die zuvor an einer von der Europäischen Kommission erstatteten Sitzung teilgenommen haben oder deren persönliche und Bankdaten bereits bei der Europäischen Kommission registriert sind (und somit bereits einen 'Code' besitzen), müssen nur die Reisedokumente vorlegen.

Experten, die nicht bei der Europäischen Kommission registriert sind, müssen neben Reisedokumenten auch das ordnungsgemäß ausgefüllte und unterschriebene Formular für juristische Personen/Bankkonto (persönlich, privat oder öffentlich) vorlegen; dieses Dokument ist zu finden unter: Rechtspersonen und Bankkonten.

Das oben beschriebene Formular sollte vom Experten unterschrieben und datiert werden. Eine aktuelle Kopie eines Kontoauszugs sollte vorgelegt werden, bei der der Name des Experten und der IBAN-Code deutlich sichtbar sind; in diesem Fall sollte das Formular von der Bank gestempelt werden. Ein Scan des Ausweises und/oder Reisepasses des Experten muss ebenfalls bereitgestellt werden.

Experten müssen sicherstellen, dass die eingereichten Formulare alle lesbar sind, keine durchgestrichenen Wörter enthalten und von der vollständigen Begleitdokumentation begleitet werden, sofern angefordert.

3. Nach dem Treffen

Nach jedem Treffen müssen Experten ihre Ausgaben über das Online-Rückerstattungsformular im Link im Einladungsschreiben/E-Mail abgeben.

Fahrzuschuss für Autofahrt: 0,22 EUR pro Kilometer.

Zuteilungen für Länder innerhalb der Europäischen Union: