Az Európai Alapítvány az Élet- és Munkakörülmények Javításáért (Eurofound) felhatalmazó tisztviselője,

TEKINTETTEL az 1975. május 26-i 1365/75. számú tanácsi rendeletre (EEC), amely az Európai Alapítvány létrehozásáról az Élet- és Munkakörülmények Javítására, amelyet az 1993. június 30-i 1947/93-as tanácsi rendelet módosított;

FIGYELEMBE VÉVE az Európai Alapítvány az Élet- és Munkakörülmények Javításáért 2019. augusztus 30-án elfogadott pénzügyi rendeleteit;

FIGYELEMBE VÉVE a korábbi szabályok tisztázásának és frissítésének szükségességét;

FIGYELEMBE VÉVE a Szakértők és az Eurofound számára az adminisztratív eljárások egyszerűsítésének szükségességét, hogy a kutatásra koncentrálhassunk;

A következő szabályokat fogadta el:

1. cikk: Alkalmazhatóság és szerepek

Azokra a személyekre, akikre ezek a szabályok vonatkoznak:

• Az Eurofoundnál nem alkalmazott személyeket szakértőként meghívták az Eurofound által szervezett találkozókon, kizárva az Európai Unió intézményeinek és egyéb szerveinek tagjait.

• Az Eurofound igazgatótanácsa, irodatagok és tanácsadó bizottsági tagjai (ezután együttesen "igazgatósági tagoknak");

2. cikk: Elvek

Az Eurofound ülésein részt vevő szakértők és igazgatótanácsi tagok a lehető legközelebb kell érkezniük és távozniuk az ülés elejéhez és végéhez.

Az utazási költségeket visszatérítik, valamint a napi és szállodai juttatásokat a jelenlegi szabályok szerint kell kifizetni.

Ha az Eurofound "mindent beleértő" csomagot kínál, azaz közvetlenül szervezi és fizeti a közlekedést (pl. járatok, vonat, busz), szállást, étkezést és helyi közlekedést, további juttatást nem fizetnek a szakértőnek/igazgatósági tagnak. Bármilyen eltérés a szervezett utazási csomagtól nem jelent jogot a visszatérítésre.

3. cikk: Az adminisztratív formalitások betartása

A szakértőknek és az igazgatótanács tagjainak a meghívás időpontjában érvényes adminisztratív formalitásoknak kell megfelelniük. Az alkalmazandó közigazgatási formalitásokat az A.1. mellékletben ismertették.

4. cikk: Átláthatóság

A visszatérítésért felelős szolgálatoknak joguk van minden szükséges ellenőrzést elvégezni, és kérni a szakértőtől és a testületi tagtól bármilyen szükséges bizonyítékot.

5. cikk: Általános információk az utazás szervezéséről

5.1. Az utazási költségeket a leggazdaságosabb összkiadás elvének megfelelően kell visszatéríteni.

5.2. A szakértők és a testületi tagok jogosultak visszatérítést az utazási költségek térítésére, amelyek az indulási hely és a találkozó helyszíne közötti utazás során keletkeznek.

5.3. Ha személyes vagy szakmai okokból a szakértők és az igazgatótanács tagjai más helyről utaznak, mint az eredeti helyük, az utazási költségeket megtérítik, amennyiben az EU-országokban és az alkalmazandó plafonon belül van. Ha az érkezés/távozás napjai eltérnek a találkozó napjaitól (de +2/-2 napon belül), az utazást is megtérítik, az alkalmazandó plafon szerint. Ha hosszabb (+2/-2 napon kívül), az Eurofound döntése alapján jár a hozzájárulás.

5.4. Az utazási költségekre az alábbi indikatív plafonok vonatkoznak:

A lehetséges maximális visszatérítés (mennyezet):
Utazás Európában 800 EUR
Európán kívüli utazás 1 500 EUR

5.5. Ha az utazási költségek meghaladják ezeket a plafonokat, az Eurofound előzetes jóváhagyása szükséges a teljes visszatérítéshez. Ilyen jóváhagyás hiányában a visszatérítés a plafonösszegekre korlátozódik.

5.6. Az utazási költségeket csak egy szakértőnek vagy igazgatótanácsi tagnak kell visszatéríteni egy ülésenként, hacsak nem másként hívják (pl. Csoport ülései helyettes igazgatótanácsi tagjai). Ha az ülés során egy szakértőt vagy igazgatótanácsi tagot egy másikra cserélnek, az utóbbi nem jogosult az utazási költségekre.

6. cikk: Közlekedési szabályok

6.1. Utazás vonattal és/vagy távolsági busztal

Elvileg 400 km-nél rövidebb utazások esetén (egyirányú, a hivatalos vasúti távolság szerint) az első osztályú vasúti vagy távolsági busz a megfelelő közlekedési eszköz.

A vonattal és/vagy távolsági busszal történő utazás nem foglalja magában a helyi közlekedést (kivéve az Eurofound dublini telephelyén tartott találkozókat (lásd 6.5); a helyi közlekedés a repülőtér és a kiindulási hely/találkozóhely városi területe között zajlik) olyan repülőtérre, amely a napi zsinórumba tartozik.

A legrövidebb és leggazdaságosabb útvonalat kell használni az indulási hely és a találkozó helyszíne között. Az ülésfoglalás és a szükséges csomagok szállításának költsége jogosult kiadás.

A vonatjegyeket a lehető leghamarabb kell lefoglalni az Eurofound meghívójának megérkezése után.

6.2. Légi utazás

A légi utazást csak akkor szabad használni, ha az indulási hely és a találkozóhely közötti távolság meghaladja a 400 km-t, vagy ha tengeri átkelés történik.

A repülőjegyeket a legalacsonyabb elérhető economy osztályban kell lefoglalni, és a lehető leghamarabb az Eurofound meghívásának megérkezése után.

A Economy kategóriánál magasabb osztályban foglalt repülőjegyek nem téríthetők vissza. Ha kivételes körülmények között nem lehetséges a Economy osztályú repülőjegy foglalása, a szakértőknek és az igazgatótanácsnak előzetes jóváhagyást kell kérniük az Eurofoundtól. Ha előzetes jóváhagyást nem adtak meg, részleges visszatérítést a felhatalmazó tisztviselő döntése alapján kínálhat.

Ha a repülés időtartama hat vagy annál több óra, az üzleti osztály foglalható, azonban az 5,4-es pont szerinti plafonok továbbra is érvényesek.

6.3. Késői foglalás, találkozók időpontjának megváltoztatása és megbeszélések lemondása

Ha kevesebb mint 10 nappal előre van lefoglalva, és meghaladják a plafont az 5,4-es pont szerint. A szakértők és az igazgatótanács tagjainak előzetes jóváhagyást kérniük kell az Eurofound foglalásához.

Ha előzetes jóváhagyás nem érkezett, az Eurofound fenntartja a jogot, hogy megtérítse az általa megfelelőnek tartott összeget. Ez a szabály nem érvényes, ha a meghívót kevesebb mint 20 nappal az ülés előtt küldték el.

Ha az Eurofound megváltoztatja a találkozó időpontját olyan módon, ami megváltoztatja az utazási menetrendet, vagy lemondja a találkozót, az eddig felmerült utazási költségeket az eredeti támogató dokumentumok bemutatásával térítik meg.

6.4. Jogosult utazási költségek

Az alábbi tételek jogosult költségeknek számítanak:

Repülőjegyadók

• Utazási ügynöki díjak

• Hitelkártya-díjak

• Helyfoglalt hely

• A szükséges csomagok szállítása

• Repülőtéri bejelentkezési díjak.

6.5. Nem jogosult utazási költségek

Az alábbi tételek nem minősülnek jogosult költségeknek:

• A túlzott poggyász, hacsak hivatalos követelmények alapján nem indokolják

• A prioritási beszállás, gyorsindítás, preferált ülések és egyéb utazási plusz költségek nem térítik meg, ha extra díj jár, és nem része a gazdaságos díjnak

• Egészség-, élet- és poggyászbiztosítás költsége

• Törlés, újrafoglalás vagy díjváltoztatás, hacsak az Eurofound nem kéri

• Helyi repülőtéri transzfer taxival, buszsal, vonattal vagy más tömegközlekedési eszközökkel. Az Eurofound dublini telephelyén tartott találkozók esetén a reptérre és onnan vissza történő átszállás visszatéríthető, ha az Eurofound nem szervez transzferezést, és nincs ésszerű tömegközlekedés (például a buszok nyitvatartási idején kívül, vagy ha a hotel nincs közel a repülőtéri transzferjáratok megállójához).

6.6. Autós utazás

A szakértők és a testületi tagok, akik autóval vagy motorkerékpárral utaznak, saját felelősségükön teszik ezt. Az Eurofound minden felelősséget kitaga az utazás során bekövetkezett baleset esetén.

A magánautó (analógiával motorkerékpár) használatát az A.2. mellékletben meghatározott fix díj alapján térítik vissza egy egyedül utazó személy számára, figyelembe véve a legrövidebb útvonalat az indulási helytől a találkozóhelyig.

Ha két vagy több, utazási költségtérítésre jogosult személy ugyanazt az autót használja, csak az autóért felelős személy téríti meg 150%-os térítést.

A megtett kilométerek számát és az autó rendszámát mindig meg kell adni. Az alábbi tételek nem minősülnek jogosult kiadásoknak:

• Autópálya-díj

• Autóbérlés és üzemanyagköltségek

• Az autó tengeri szállításának költségei

• Repülőtéri és szállodai parkolási költségek.

7. cikk: Támogató dokumentumok

Az utazási költségeket az eredeti dokumentumok, jegyek vagy internetes nyomtatványok bemutatásával térítik meg online vásárlás esetén. A benyújtott dokumentumoknak tartalmazniuk kell: az utas nevét, az utazási osztályt, az utazási időket és a kifizetett árt. Ha a dokumentumokon nincs ár, számla szükséges.

8. cikk: A napi megélhetési juttatásra vonatkozó szabályok

8.1. Az Eurofound által meghívott szakértők és igazgatótanácsi tagok megélhetési támogatást kaphatnak, amennyiben az a meghívóban szerepel.

8.2. Az elélhetési támogatások a következőket foglalják magukban:

• Napi pótlás fedezi az ülés helyszínén végzett összes költséget, beleértve az étkezés és a helyi közlekedés költségeit (busz, villamos, metró, taxi stb.).

• A szállási költségek fedezi a találkozóhelyen (a plafonokat az A.3. mellékletben tüntették fel.)

8.3. A visszatérítendő napi juttatás mindig megegyezik a gyűlési napok számával.

8.4. A szállodai jutalék megegyezik a gyűlési napok számával. A találkozóhelyen megtérített hotelek összege növelhető a találkozó napjai + 1-re, ha az utazási megállapodások megkövetelték.

Kivételes esetekben és az Eurofound belátása szerint a szállodai juttatás további növelhető, hogy a találkozó napjai összesen + 2 maradja, ha másnap nincs lehetőség elhagyni a találkozóhelyet.

A szállodai támogatást csak akkor térítik vissza, ha az utazási dokumentumok (repülőjegyek és jelenléti lista) igazolják az ilyen visszatérítés szükségességét.
 

9. cikk: A alkalmazkodási szabályok

9.1. Ha a meghívóban említett kiindulási hely egyenlő vagy annál kevesebb távolságra van a találkozóhelytől, a hotelnek nem térítik meg, csak az utazási költségeket és a napi juttatást térítik vissza.

9.2. Az Eurofound vagy bármely más harmadik fél által az Eurofound által szervezett találkozón kínált étkezéseket (ebédet vagy vacsorát) a Juttatásból a napi juttatás 30%-a levonható.

9.3 Az Eurofound vagy bármely más harmadik fél által szervezett találkozón kínált nassolnivalókat a napi zsint 15%-a értékű összegből vonják le.

10. cikk: Egyéb szabályok a támogató dokumentumok megőrzésére, egyéb költségekre és a igények időtartamára vonatkozóan

10.1. Az összes utazási dokumentum másolatát a szakértőknek és az igazgatótanácsi tagoknak meg kell őrizniük a fizetés megérkezéséig.

10.2. A szakértők és igazgatótanácsi tagok által előre nem látható személyes körülmények (például családi ügyek, betegség stb.) miatt felmerülő további utazási költségek, szállodai és napi juttatások csak akkor téríthetők vissza, ha indoklás (pl. orvosi igazolás) rendelkezésre áll, és a már felmerült költségek nem téríthetők vissza.

10.3 Szakértői díj fizethető a szakértőknek, ha az Eurofound szervezeti egységvezetője engedélyezi a találkozót. Az összegnek összhangban kell lennie az Eurofound belső politikájával az ügyben.

10.4. A szakértők kötelesek betartani az utazási költségek és megélhetési pótlékok igénylésének időtartamát a találkozó végét követő két hónapot. Ezen határidőn túl az Eurofound mentesül minden kötelezettség alól, hogy megtérítse az utazási költségeket vagy a juttatásokat.

11. cikk: A fizetési megállapodások általános szabályai

11.1. Az utazási költségeket euróban térítik meg az Európai Bizottság árfolyam-szabálya szerint annak a hónapnak az első napján, amikor az ülés megrendezése zajlik.

11.2. Minden visszatérítést két hónapon belül egy bankszámlára kell tenni, miután megkaptuk a teljes visszatérítési igényt és a támogató dokumentumokat.

11.3. A költségigényléskor a Testületi tagnak/szakértőnek nyilatkozatot kell tennie arról, hogy a visszatérítések a saját számlájukra vagy a munkáltatója számlájára kell-e kerülni. Ha a magánszámlát választják, az Eurofound fenntartja a jogot, hogy tájékoztassa munkáltatóját a visszatérítési lehetőségekről.

11.4. A szakértőknek és az igazgatótanácsi tagoknak kötelesek visszafizetni a hibásan kifizetett összegeket.

Ez a fejezet minden olyan személyre vonatkozik, aki egy fogyatékossággal élő személyt kísér szakértőként vagy igazgatótanácsi tagként.

12. cikk: A költségek igénylésének szabálya erkölcsi, anyagi vagy testi sérülések ellen

Bármilyen erkölcsi, anyagi vagy testi sérülés, amelyet az Eurofound által meghívott szakértő, akár az a személy szenvedett el, aki egy fogyatékossággal élő szakértőt az utazás során vagy a találkozó helyszínén tartózkodása során elkísért, nem lehet Eurofound ellen indítható igény tárgya, kivéve, ha az Eurofoundnak tulajdonítható.

13. cikk: Indokolt kiegészítő kiadások

A fogyatékossággal élő szakértő és a kísérő személy által vállalt összes költség, amelyet nem fedez elég az eltöltött juttatások, a felelős felhatalmazó tisztviselő kérésére és a szükséges dokumentumok bemutatásával téríthetők meg.

14. cikk: Hatályon kívül helyezés és hatályba lépés

Ezek a szabályok helyettesítik:

• az Eurofound által szervezett találkozókra meghívott szakértők utazási és megélhetési juttatásainak és egyéb költségeinek visszatérítésére vonatkozó szabályok (Doc. EF-GB-82-5), amelyek 2010. március 5-én léptek hatályba.

• az Eurofound nem alkalmazott személyek utazási és megélhetési költségeinek térítését szabályozó szabályokat, akiket szakértői minőségben hívnak meg találkozókra (Doc. EF-AB 50/8(d)), amelyek 1994. november 29-én léptek hatályba.

• az Igazgatótanács tagjainak utazási, megélhetési és egyéb költségeinek visszatérítésére vonatkozó szabályok (Doc EF-AB 6/9 (b)/1), amelyek 1978. március 3-án léptek hatályba.

Ezek a szabályok az Eurofound Felvetítő Tisztviselője által elfogadásukat követő hónap első napján lépnek hatályba.

Ivailo Kalfin
Ügyvezető igazgató
Dublinban készült, 2025.06.27.

1. Regisztráció

Minden találkozóhoz regisztrációt kell végrehajtani a meghívólevélben/e-mailben elküldött utasítások szerint.

2. Találkozó

Minden releváns utazási dokumentumot e-mailben kell benyújtani a megbeszélés asszisztensének, a meghívóban megadott e-mail címre.

Azoknak a szakértőknek, akik korábban részt vettek az Európai Bizottság által visszatérített ülésen, vagy akiknek személyes és banki adatai már regisztráltak az Európai Bizottságnál (így már van "kódjuk"), csak az utazási dokumentumokat kell benyújtaniuk.

Az Európai Bizottságnál nem regisztrált szakértőknek az utazási dokumentumokon túl be kell nyújtaniuk a megfelelően kitöltött és aláírt Jogi Személyi/Bankszámla űrlapot (személyes, magán vagy közterület), ez a dokumentum a következő címen található: Jogi személyek és bankszámlák.

A fent említett űrlapot a szakértő aláírja és dátumozza. Egy friss bankszámlakivonat másolatot kell benyújtani, ahol a szakértő neve és IBAN kódja látható, és ha nincs ez a hely, a bank pecsételni kell a papírt. A szakértő személyi igazolványának és/vagy útlevelének szkennelése is szükséges.

A szakértőknek biztosítaniuk kell, hogy a benyújtott űrlapok mind olvashatóak, ne tartalmazzák áthúzott szavakat, és szükség esetén teljes támogató dokumentumokkal kell kísérniük.

3. A találkozó után

Minden találkozó után a szakértőknek a meghívólevélben/e-mailben küldött linken található online térítési űrlapon kell bejelenteniük a költségeket.

Autós utazási juttatás: 0,22 EUR kilométerenként.

Európai Unió országainak kedvezményei: