Prechod na hybridnú prácu: Manažérske výzvy

Hybridná práca je pracovné usporiadanie, ktoré kombinuje prácu z priestorov zamestnávateľa s prácou z iných lokalít, najčastejšie z domovov zamestnancov. Zahŕňa širokú škálu usporiadaní, od pevných rozvrhov pre prácu na mieste a na diaľku až po flexibilnejšie nastavenia. Od pandémie COVID-19 mnohé organizácie formalizovali politiky hybridnej práce, aby vytvorili udržateľnú rovnováhu medzi prácou na diaľku a prácou na mieste.

Priami manažéri zohrávajú kľúčovú úlohu pri preklade hybridných pracovných politík do konkrétnych pracovných postupov. Z pohľadu politiky je preskúmanie manažérskych výziev nevyhnutné, aby sa zabezpečilo, že hybridné pracovné usporiadania sú v praxi použiteľné; podporovať efektívne, udržateľné a na dôvere založené riadenie; a prispievajú k rastu produktivity, pričom zároveň umožňujú flexibilitu, ktorá zlepšuje rovnováhu medzi pracovným a súkromným životom zamestnancov. Napriek kľúčovej úlohe priamych manažérov v úspechu hybridnej práce sa veľká časť výskumu po pandémii na túto tému zameriava na skúsenosti zamestnancov.

Obmedzené dostupné dôkazy naznačujú, že hybridná práca pretvára manažérske úlohy, vytvára výzvy v komunikácii, koordinácii a súdržnosti tímu a vyvoláva obavy o dôveru a digitálne monitorovanie. Zároveň zdôrazňuje potrebu zabezpečiť spravodlivosť a rovnaké zaobchádzanie medzi vzdialenými a miestnymi pracovníkmi a prispôsobiť prístupy k riadeniu, pričom vyzýva na flexibilné namiesto univerzálnych politických opatrení.

Na základe predchádzajúcej práce Eurofound o hybridnej práci a na základe prípadových štúdií, rozhovorov s odborníkmi a údajov z prieskumov sa táto správa snaží riešiť výskumnú medzeru tým, že zdôrazňuje manažérske perspektívy. Správa identifikuje oblasti, kde by ďalšie usmernenia, podpora alebo politické iniciatívy mohli posilniť hybridné pracovné rámce a načrtáva postupy a prístupy na riešenie vznikajúcich manažérskych výziev.

Niekoľko právnych nástrojov EÚ je relevantných pre riadenie hybridnej práce. Pokrývajú otázky ako ochrana zdravia a bezpečnosť pri práci, pracovný čas a rovnováha medzi pracovným a súkromným životom, ako aj informácie a konzultácie. Takéto nástroje boli do veľkej miery vyvinuté pre tradičné pracoviská so spoločným umiestnením, a preto poskytujú len nepriame usmernenie pri každodennom riadení hybridných tímov.

V roku 2021 Európsky parlament vyzval na prijatie legislatívy EÚ týkajúcej sa práva na odpojenie – teda práva pracovníkov nezapájať sa do pracovných aktivít alebo komunikácie prostredníctvom digitálnych nástrojov mimo pracovného času. Európska komisia konzultovala so sociálnymi partnermi, ktorí vyjadrili odlišné názory. Zatiaľ čo zástupcovia pracovníkov zdôrazňujú riziká spojené s kultúrou "vždy v prevádzke", zamestnávatelia zdôrazňujú dôležitosť flexibility, varujú pred príliš prísnou reguláciou a vyzývajú na primeranú podporu pracovníkov pri riadení konektivity.

Paralelne rámcová dohoda o digitalizácii z roku 2020, uzavretá európskymi sociálnymi partnermi, prispela k formovaniu politickej debaty. Jedným z kľúčových pilierov sa zaoberajú modalitami prepojenia a odpojenia, pričom podporujú vyjednávané riešenia na národnej, sektorovej a firemnej úrovni na definovanie pravidiel dostupnosti, riadenia pracovnej záťaže a používania digitálnych nástrojov. Hoci dohoda neustanovuje záväzné práva, poskytuje dôležitý referenčný rámec na riešenie týchto otázok prostredníctvom sociálneho dialógu. Zároveň slúžil ako vzor pre ad hoc usporiadania na úrovni spoločností, keď zasiahla pandémia COVID-19.

• Podľa údajov Európskeho prieskumu pracovných podmienok z roku 2024 (EWCS 2024) možno približne 24 % zamestnancov v pracovnej sile EÚ klasifikovať ako hybridných zamestnancov, ktorí kombinujú prácu na diaľku a na pracovisku. Pri zohľadnení miery autonómie nad pracovným časom a miestom práce možno zamestnancov v hybridných pracovných usporiadaniach rozdeliť do kategórií: 48 % je v plne flexibilných usporiadaniach, 17 % v miestne flexibilných usporiadaniach, 13 % v časovo flexibilných a 22 % v kontrolovaných hybridných usporiadaniach. Prípadové štúdie ukazujú, že hybridná práca nie je pevne stanovený model, ale vyvíjajúca sa prax, formovaná dedičstvom pandémie, preferenciami zamestnancov, manažérskou diskrečnosťou a širšími strategickými cieľmi, ako je udržanie talentov, digitálna kapacita a v niektorých prípadoch environmentálna udržateľnosť.

• Hybridná práca poháňa organizačnú rekonfiguráciu; Prípadové štúdie naznačujú plánované funkčné rozlíšenie lokalít (domov pre sústredenú prácu a kancelária pre spoluprácu). Táto diferenciácia je výraznejšia vo flexibilnejších usporiadaniach. Údaje z prieskumu poukazujú na niektoré obmedzenia, ako je obmedzený počet pracovných priestorov z domu, pretrvávajúca závislosť na tradičných kanceláriách a zvýšené využívanie digitálnych a algoritmických nástrojov v oboch kontextoch (práca mimo priestorov zamestnávateľa a práca v kancelárii).

• Dôkazy z prípadovej štúdie ukazujú, že hybridná práca prináša nové zložitosti do toho, ako je práca koordinovaná a riadená. Prípadové štúdie poukazujú na problémy s koordináciou v fragmentovaných digitálnych prostrediach a napätie medzi dôverou a monitorovaním. Údaje z prieskumu naznačujú súvislosti medzi typmi hybridných pracovných usporiadaní a rôznymi výsledkami. Flexibilné usporiadania s umiestnením sú spojené s väčším využívaním počítačového monitorovania výkonu. Plne flexibilné usporiadania sú spojené s vyššou úrovňou hlásených kognitívnych nárokov, najmä medzi nadriadenými. Kontrolovanejšie usporiadania sú spojené s vyššou úrovňou stresu pre ne-školiteľov aj supervízorov. Vnímaná spravodlivosť sa javí ako najnižšia v riadených hybridných usporiadaniach, ale rozdiel medzi supervízormi a nesupervízormi je najväčší v prostrediach flexibilných na miesto.

• Výskum navrhuje rámec vychádzajúci z odborných poznatkov pre efektívne hybridné pracovné usporiadania štruktúrované okolo piatich kľúčových krokov: strategické zosúladenie, redizajn pracovných postupov, tímové spoluvytváranie hybridných usporiadaní, experimentovanie a zámerné úsilie o udržanie silných sociálnych väzieb a pocitu spolupatričnosti medzi zamestnancami. Tieto prvky poskytujú štruktúrovaný prístup k návrhu a implementácii hybridnej práce. Medzery v týchto oblastiach môžu viesť k nekonzistentnej implementácii, problémom s rovnosťou a potenciálnym neefektívnostiam.

• Hybridná práca by mala byť riadená úlohami, pričom rozhodnutia o umiestnení a plánovaní práce by mali byť založené na povahe úloh a želaných výsledkoch, nie na pevných rutinách. Štruktúrovaný dialóg a spoločný dizajn medzi zamestnávateľmi a zamestnancami môžu posilniť legitímnosť, flexibilitu a konzistentnosť medzi rolami a tímami.

• Hoci verejná politika neurčuje, ako je práca organizovaná na úrovni spoločnosti, môže formovať rámce, v ktorých sa takéto rozhodnutia prijímajú. Verejná politika môže podporovať organizačné prístupy, ktoré sa zameriavajú na výstupy namiesto toho, kde, kedy alebo ako dlho ľudia pracujú. To je možné dosiahnuť prostredníctvom regulačných opatrení, ktoré sú dostatočne flexibilné na podporu rôznych foriem organizácie práce. To môže zahŕňať flexibilné režimy pracovnej doby, ako sú systémy založené na úlohách alebo výsledkoch. Príliš prísne pravidlá však môžu obmedziť schopnosť organizácií prispôsobiť svoje pracovné postupy svojim konkrétnym potrebám alebo potrebám sektora, v ktorom pôsobia.

• Hybridná práca vyžaduje investície do manažérskych schopností, vrátane riadenia založeného na výsledkoch, koordinácie a riadenia výkonnosti. V praxi to znamená stanovenie jasných cieľov, štruktúrovanie pracovných postupov okolo úloh a potrieb spolupráce a zámerné využívanie komunikačných kanálov. Manažéri musia pravidelne viesť dialóg a spätnú väzbu, zabezpečiť inkluzívnu účasť naprieč tímami a prejsť od dohľadu nad úlohami k koučingu a podpore autonómie zamestnancov. Popri týchto manažérskych schopnostiach potrebujú zamestnanci digitálne a samoriadiace zručnosti, aby mohli efektívne fungovať vo flexibilnejších a autonómnejších podmienkach. Tvorcovia politík majú úlohu podporovať školenia, znižovať nedostatky v kapacitách a zabezpečovať, aby existovali vhodné rámce pre zodpovedné a transparentné používanie digitálnych nástrojov.

• Hybridná práca vyžaduje širší prístup k pracovnému riziku, ktorý zahŕňa psychosociálne faktory, ako sú stres, izolácia a digitálne preťaženie. Manažéri zohrávajú kľúčovú úlohu pri identifikácii, prevencii a riadení týchto rizík. Rámce pre zdravie a bezpečnosť by to mali podporovať tým, že sa posunú za ergonómiu smerom k proaktívnejším opatreniam na pohodu, s politikami, ktoré objasnia ochranu proti rizikám špecifickým pre hybridy.