El Oficial Autorizador de la Fundación Europea para la Mejora de las Condiciones de Vida y Trabajo (Eurofound),

TENIENDO EN CUENTA el Reglamento (CEE) nº 1365/75 del Consejo de 26 de mayo de 1975 sobre la creación de una Fundación Europea para la Mejora de las Condiciones de Vida y Laboral, modificado por el Reglamento (CEE) nº 1947/93 del Consejo de 30 de junio de 1993;

TENIENDO EN CUENTA los Reglamentos Financieros de la Fundación Europea para la Mejora de las Condiciones de Vida y de Trabajo adoptados el 30 de agosto de 2019;

TENIENDO EN CUENTA la necesidad de aclarar y actualizar las normas anteriores;

TENIENDO EN CUENTA la necesidad de simplificar los procedimientos administrativos tanto para Experts como para Eurofound con el fin de centrarse en la investigación;

Ha adoptado las siguientes normas:

Artículo 1: Aplicabilidad y funciones

Personas a las que se aplican estas Normas:

• Las personas que no trabajan en Eurofound son invitadas a participar en reuniones organizadas por Eurofound en calidad de expertos, excluyendo a miembros de instituciones y otros organismos de la Unión Europea.

• la Junta de Eurofound, los miembros de la Oficina y los miembros del Comité Asesor (denominados colectivamente en adelante 'miembros de la Junta');

Artículo 2: Principios

Los expertos y miembros del Consejo que asistan a las reuniones de Eurofound deben llegar y marcharse lo más cerca posible del inicio y del final de la reunión.

Los gastos de viaje serán reembolsados y las asignaciones diarias y hoteleras pagadas conforme a las normas actuales.

En caso de que Eurofound ofrezca un paquete 'todo incluido', es decir, organizar y pagar directamente el transporte (por ejemplo, vuelos, tren, autobús), alojamiento, comidas y transporte local, no se pagará ninguna asignación adicional al Experto o al miembro del Consejo. Cualquier desviación de un paquete de viaje acordado no establece ningún derecho a reembolso.

Artículo 3: Cumplimiento de las formalidades administrativas

Los expertos y miembros de la Junta deberán cumplir con las formalidades administrativas aplicables en el momento de la invitación. Las formalidades administrativas aplicables se describen en el Anexo A.1.

Artículo 4: Transparencia

Los servicios encargados del reembolso tendrán derecho a realizar cualquier comprobación que sea necesaria y a solicitar cualquier prueba al Experto y al miembro del Consejo necesario para este fin.

Artículo 5: Información general sobre la organización de los viajes

5.1. Los gastos de viaje se reembolsarán en función del principio del gasto global más económico.

5.2. Los expertos y miembros de la Junta tendrán derecho al reembolso de los gastos de viaje incurridos en el desplazamiento entre el lugar de origen y el lugar de la reunión.

5.3. Si, por motivos personales o profesionales, los Expertos y miembros del Consejo viajan desde o hacia un lugar diferente a su lugar de origen, los gastos de viaje serán reembolsados siempre que se encuentren en países de la UE y dentro del techo aplicable. Si los días de llegada y salida son diferentes a los días de la reunión (pero dentro de +2/-2 días), también se reembolsará el viaje, dentro del límite aplicable. Si es más largo (fuera de +2/-2 días), habrá una contribución a discreción de Eurofound.

5.4. Los siguientes techos indicativos se aplicarán a los costes de viaje:

Máximo de reembolso posible (techo):
Viajar dentro de Europa 800 EUR
Viajar fuera de Europa 1.500 EUR

5.5. Si los costes de viaje superan estos límites, se requiere la aprobación previa de Eurofound para obtener el reembolso completo. En ausencia de dicha aprobación, el reembolso se limitará a los importes máximos.

5.6. Los gastos de viaje serán reembolsados solo a un Experto o miembro de la Junta por reunión, salvo que se invite lo contrario (por ejemplo, miembros suplentes de la Junta en las reuniones del Grupo). Si un Experto o miembro de la Junta es reemplazado por otro durante la reunión, este último no tendrá derecho a los gastos de desplazamiento.

Artículo 6: Normas sobre transporte

6.1. Viajar en tren y/o autobús de larga distancia

En principio, para trayectos de menos de 400 km (de ida, según la distancia oficial en tren), el tren de primera clase o el autobús de larga distancia son el medio de transporte adecuado.

Viajar en tren y/o autobús de larga distancia no incluye el transporte local (con la excepción de las reuniones celebradas en las instalaciones de Eurofound en Dublín (véase 6.5); se considera que el transporte local se realiza entre el aeropuerto y el área urbana del lugar de origen/lugar de reunión) hasta un aeropuerto que está incluido en la Asignación Diaria.

Debe utilizarse la ruta más corta y económica entre el lugar de origen y el lugar donde se celebra la reunión. El coste de la reserva de asientos y el transporte del equipaje necesario son gastos elegibles.

Los billetes de tren deben reservarse lo antes posible tras recibir la invitación de Eurofound.

6.2. Viajar por aire

El viaje aéreo debe utilizarse solo si la distancia entre el lugar de origen y el lugar de encuentro supera los 400 km o cuando se trata de un cruce marítimo.

Los billetes de avión deben reservarse en la clase económica más baja disponible y lo antes posible tras recibir la invitación de Eurofound.

Los billetes de avión reservados en una clase superior a la Económica no serán reembolsados. Si, en circunstancias excepcionales, no es posible reservar un billete de avión en Clase Económica, los expertos y miembros del Consejo deben solicitar la aprobación previa de Eurofound. Cuando no se ha concedido una aprobación previa, se puede ofrecer un reembolso parcial a discreción del oficial autorizador.

Si la duración del vuelo es de seis o más horas, se puede reservar clase business, sin embargo, los límites según el punto 5.4 siguen aplicándose.

6.3. Reservas tardías, cambios en los horarios de las reuniones y cancelación de reuniones

Si los billetes se reservan con menos de 10 días de antelación y superan el límite según el punto 5.4. Los expertos y miembros del Consejo deberán solicitar la aprobación previa de la reserva por parte de Eurofound.

Si no se ha concedido una aprobación previa, Eurofound se reserva el derecho de reembolsar la cantidad que considere apropiada. Esta regla no se aplica si la invitación a la reunión se envió menos de 20 días antes.

Si Eurofound cambia los horarios de las reuniones de forma que requiera cambios en el calendario de viajes, o cancela la reunión, cualquier coste de viaje ya incurrido será reembolsado tras la presentación de los documentos originales de respaldo.

6.4. Gastos de viaje elegibles

Los siguientes elementos se consideran costes elegibles:

Impuestos sobre los billetes de avión

• Honorarios de los agentes de viajes

• Comisiones de tarjetas de crédito

• Reserva de asiento

• Transporte del equipaje necesario

• Tarifas de facturación en el aeropuerto.

6.5. Gastos de viaje no elegibles

Los siguientes elementos no se consideran costes elegibles:

• Equipaje excedente salvo que se justifique por motivos oficiales

• El embarque prioritario, la vía rápida, los asientos preferentes y cualquier otro extra de viaje no se reembolsan cuando hay una tasa adicional y no forman parte de la tarifa económica

• Coste del seguro de salud, vida y equipaje

• Cancelación, reprogramación o cambio de cargo, salvo que Eurofound lo solicite

• Transbordo local al aeropuerto en taxi, autobús, tren u otro medio de transporte público. En el caso de reuniones celebradas en las instalaciones de Eurofound en Dublín, el transbordo hacia y desde el aeropuerto puede ser reembolsado si Eurofound no ha organizado ningún acuerdo de traslado y no hay transporte público razonable disponible (por ejemplo, fuera del horario de los autobuses o si el hotel no está cerca de una parada para los servicios de lanzadera del aeropuerto).

6.6. Viajar en coche

Los expertos y miembros de la Junta que viajan en coche o moto lo hacen bajo su propio riesgo. Eurofound renuncia a toda responsabilidad respecto a cualquier accidente que pueda ocurrir durante el viaje.

El uso de un coche particular (motocicleta por analogía) se reembolsa en base a una tarifa fija establecida en el Anexo A.2, entre el lugar de origen y el lugar de encuentro y de vuelta para una persona que viaja sola, teniendo en cuenta la ruta más corta desde el lugar de origen hasta el lugar de encuentro.

Cuando dos o más personas con derecho al reembolso de gastos de viaje usen el mismo coche, solo la persona responsable del coche será reembolsada a la tasa del 150%.

El número de kilómetros recorridos y el número de matrícula del coche deben proporcionarse siempre. Los siguientes elementos no se consideran gastos elegibles:

• Costes de peaje en autopista

• Alquiler de coches y costes de combustible

• Costes del transporte del coche por mar

• Costes de aparcamiento en aeropuertos y hoteles.

Artículo 7: Documentos de apoyo

Los gastos de viaje se reembolsan al presentar los documentos originales, billetes o impresiones por internet en caso de compra online. Los documentos presentados deben mostrar: el nombre del pasajero, la clase de viaje, los tiempos de viaje y el precio pagado. Si no se menciona el precio en los documentos, se requerirá una factura.

Artículo 8: Normas sobre la asignación de subsistencia diaria

8.1. Los expertos y miembros del Consejo invitados por Eurofound a una reunión pueden recibir Ayudas de Subsistencia, siempre que así conste en la invitación.

8.2. Las asignaciones de subsistencia comprenden:

• Asignación diaria que cubre todos los gastos en el lugar donde se celebra la reunión, incluyendo el coste de las comidas y el transporte local (autobús, tranvía, metro, taxi, etc.).

• Asignación de hotel que cubre los costes de alojamiento en el lugar de la reunión (los techos se establecen en el Anexo A.3).

8.3. La Asignación Diaria reembolsada será siempre igual al número de días de reunión.

8.4. La asignación del hotel será igual al número de días de reunión. El número total de asignaciones de hotel reembolsadas en el lugar de la reunión puede incrementarse hasta el total de días de reunión + 1 si así lo requieran los arreglos de viaje.

En casos excepcionales y a discreción de Eurofound, la asignación del hotel puede incrementarse aún más hasta el número total de días de reunión + 2, si no hay posibilidad de abandonar el lugar de reunión al día siguiente.

La asignación del hotel solo se reembolsa si los documentos de viaje (billetes de avión y lista de asistencia) demuestran la necesidad de dicho reembolso.
 

Artículo 9: Normas sobre la adaptación

9.1. Cuando el lugar de origen mencionado en la invitación esté igual o menos de 100 km del lugar de la reunión, el hotel no será reembolsado, solo se reembolsarán los gastos de viaje y la asignación diaria.

9.2. Las comidas (almuerzos o cenas) ofrecidas por Eurofound u otro tercero durante una reunión organizada por Eurofound se deducirán de las Asignaciones a razón del 30% de la Asignación Diaria.

9.3 Las comidas de tentempié ofrecidas por Eurofound u otro tercero durante una reunión organizada por Eurofound se deducirán de las asignaciones a tasa del 15% de la asignación diaria.

Artículo 10: Otras normas sobre la conservación de documentos de respaldo, otros gastos y plazos para reclamaciones

10.1. Las copias de todos los documentos de viaje deben ser conservadas por los Expertos y los miembros de la Junta hasta que se reciba el pago.

10.2. Cualquier coste adicional de viaje, alojamiento y asignaciones diarias incurrido por expertos y miembros del Consejo derivados de circunstancias personales imprevistas (es decir, asuntos familiares, enfermedad, etc.) solo será reembolsable si se proporciona una justificación (por ejemplo, un certificado médico) y los costes ya incurridos no pueden ser recuperados.

10.3 Se puede pagar una tarifa de experto a los expertos si está autorizada por el jefe de unidad de Eurofound responsable de organizar la reunión. La cantidad estará conforme a la política interna de Eurofound al respecto.

10.4. Los expertos están obligados a respetar un plazo para la reclamación de Gastos de Viaje y Subsidios de Subsistencia de dos meses tras el final de la reunión. Más allá de este plazo, Eurofound queda absuelta de cualquier obligación de reembolsar gastos de viaje o pagar cualquier asignación.

Artículo 11: Normas generales para los acuerdos de pago

11.1. Los gastos de viaje serán reembolsados en euros según la norma de tipos de cambio de la Comisión Europea el primer día del mes en que se celebre la reunión.

11.2. Todos los reembolsos deberán realizarse en una sola cuenta bancaria en un plazo de dos meses tras recibir la reclamación completa y la documentación de respaldo.

11.3. Al reclamar gastos, en el formulario de reclamación el miembro o experto de la Junta debe hacer una declaración declarando si los reembolsos deben ir a su cuenta privada o a la de su empleador. En caso de que se elija la cuenta privada, Eurofound se reserva el derecho de informar a su empleador sobre sus acuerdos de reembolso.

11.4. Es posible que se requiera a los expertos y miembros de la Junta que devuelvan cualquier cantidad pagada por error.

Este capítulo se aplica a cualquier persona que acompañe a una persona con discapacidad invitada como experto o miembro de la Junta.

Artículo 12: Norma para reclamar gastos contra daños morales, materiales o corporales sufridos

Cualquier daño moral, material o corporal sufrido tanto por un Perito invitado por Eurofound como por la persona responsable de acompañar a un experto con discapacidad durante el viaje o durante su estancia en el lugar donde se celebra la reunión no podrá ser objeto de reclamación contra Eurofound salvo que pueda imputarse a Eurofound.

Artículo 13: Gastos adicionales justificados

Todos los gastos incurridos por un perito con discapacidad y su acompañante que no estén suficientemente cubiertos por las Asignaciones de Subsistencia podrán ser reembolsados a petición del oficial autorizador responsable y tras la presentación de los documentos necesarios.

Artículo 14: Derogación y entrada en vigor

Estas reglas sustituyen a:

• las normas para el reembolso de ayudas de viaje y subsistencia y otros gastos para expertos invitados a reuniones organizadas por Eurofound (Doc. EF-GB-82-5), que entraron en vigor el 5 de marzo de 2010.

• las normas que regulan el reembolso de gastos de viaje y subsistencia incurridos por personas no empleadas por Eurofound que son invitadas a asistir a reuniones en calidad de experto (Doc. EF-AB 50/8(d)), que entraron en vigor el 29 de noviembre de 1994.

• las normas relativas al reembolso de los gastos de viaje, subsistencia y diversos de los miembros de la Junta Administrativa (Doc EF-AB 6/9 (b)/1), que entraron en vigor el 3 de marzo de 1978.

Estas normas entrarán en vigor el primer día del mes siguiente a su adopción por el Oficial Autorizador de Eurofound.

Ivailo Kalfin
Director Ejecutivo
Realizado en Dublín, 27/6/2025

1. Registro

Para cada reunión debe registrarse siguiendo las instrucciones enviadas en la carta de invitación/correo electrónico.

2. Reunión

Todos los documentos de viaje relevantes deben enviarse por correo electrónico al asistente de la reunión, a la dirección de correo indicada en la invitación.

Los expertos que previamente asistieron a una reunión reembolsada por la Comisión Europea, o cuyos datos personales y bancarios ya están registrados en la Comisión Europea (y por tanto ya cuentan con un 'código'), deben proporcionar únicamente los documentos de viaje.

Los expertos no registrados en la Comisión Europea deben aportar, además de los documentos de viaje, el formulario de Entidad Jurídica/Cuenta Bancaria debidamente rellenado y firmado (personal, privado o público); este documento puede encontrarse en: Entidades jurídicas y cuentas bancarias.

El formulario mencionado anteriormente debe estar firmado y fechado por el Experto. Se debe proporcionar una copia reciente de un extracto bancario, donde el nombre del Experto y el código IBAN sean claramente visibles; en ausencia de esto, el formulario debe ser sellado por el banco. También es necesario proporcionar el escaneo del DNI y/o pasaporte del Experto.

Los expertos deben asegurarse de que todos los formularios presentados sean legibles, no contengan palabras tachadas y vayan acompañados de la documentación completa de respaldo cuando se solicite.

3. Después de la reunión

Después de cada reunión, los expertos deben declarar sus gastos utilizando el formulario de reembolso online en el enlace enviado en la carta de invitación/correo electrónico.

Asignación de viaje en coche: 0,22 EUR por kilómetro.

Permisos para países dentro de la Unión Europea: