Règles de remboursement pour les candidats

Contribution aux frais de déplacement et de subsistance des candidats invités à des entretiens de recrutement, des tests ou des examens médicaux

Au regard des règles relatives à la contribution aux frais de déplacement et de subsistance des candidats invités à passer des examens dans le cadre d’une procédure de sélection organisée par l’EPSO. Le Directeur a adopté les règles suivantes entrant en vigueur le 1er juin 2017.

Frais de déplacement

Les candidats invités à un entretien, des tests de compétence et de langue ou à un examen médical dans le cadre d’une procédure de sélection Eurofound peuvent être remboursés des frais de déplacement si le trajet de leur lieu de résidence (indiqué dans la lettre d’invitation) au lieu d’entretien dépasse 200 km ou nécessite une traversée en mer. Le candidat doit fournir une preuve de voyage si nécessaire.

Si le lieu de résidence et le lieu d’emploi actuel se trouvent dans le même pays, le lieu de résidence sera considéré comme point de départ. Si le lieu de résidence et le lieu de travail actuel se trouvent dans des pays différents, la distance la plus courte jusqu’au lieu, telle que calculée par Eurofound, s’appliquera. Le remboursement ne peut être effectué que sur les coûts réels encourus.

Vols

Le remboursement sera basé sur le vol retour le plus économique disponible au moment de la réservation et sur la présentation du billet et des cartes d’embarquement d’origine (maximum 500 €). Dans des cas exceptionnels, il peut être possible de dépasser ce plafond, mais une autorisation préalable doit être demandée via le secrétaire au recrutement.

Train

Le remboursement sera basé sur le tarif ferroviaire de seconde classe, pour la ligne de retour standard la plus courte et la plus économique par train.

Conduite

Pour les déplacements routiers, le remboursement sera calculé à 22c par km jusqu’à une limite de 400 €.

Allocation d’hébergement

Lorsque la distance entre le lieu de résidence et celui de l’entretien dépasse 200 km ou nécessite une traversée maritime et que le calendrier d’entretien / d’examen, comme indiqué dans la lettre d’invitation, nécessite une nuitée, une allocation d’hébergement de 100 € peut être versée sur le coût de l’hôtel. Cette indemnité sera remboursée lors de la présentation de la facture originale pour la nuit concernée.

Sous réserve d’autorisation préalable, une indemnité supplémentaire sera accordée dans les cas où le candidat doit rester une nuit supplémentaire en raison d’une incompatibilité entre les horaires spécifiés dans la lettre d’invitation et les horaires de transport.

Candidats en situation de handicap ou à besoins spécifiques

Afin d’éviter des difficultés exceptionnelles et à la demande explicite et justifiée du candidat, le Directeur peut autoriser la dérogation à ces règles, dans des cas spécifiques pour les candidats en situation de handicap ou à besoins spécifiques. Pour prendre en charge ces cas, une contribution supplémentaire pouvant atteindre un maximum du montant double d’une allocation de subsistance journalière peut être accordée. Le directeur peut déléguer ce pouvoir par écrit au responsable des ressources humaines.

Remboursement via un système en ligne

Les candidats souhaitant réclamer un remboursement doivent s’être inscrits à l’entretien / au test via le système en ligne d’Eurofound avant la ou les dates concernées. Les formulaires d’identification financière et d’entité juridique remplis et signés doivent être remplis et remis au secrétaire de la procédure de sélection, ainsi que les autres documents de voyage/hébergement requis ci-dessus.

Contribution d’autres sources

Eurofound ne verra aucune contribution aux candidats qui bénéficient d’une contribution de nature similaire provenant d’une autre source pour les frais de voyage et de subsistance.

Paiements

Le remboursement est effectué par virement bancaire en euros ou dans la monnaie du pays de résidence du candidat, en utilisant le taux de conversion mensuel fixé par la Commission européenne.

Fausse déclaration

Une fausse déclaration pour recevoir la contribution financière peut entraîner l’exclusion du candidat de la procédure de sélection.