L'Ufficiale Autorizzatore della Fondazione Europea per il Miglioramento delle Condizioni di Vita e di Lavoro (Eurofound),

TENENDO CONTO del Regolamento (CEE) n. 1365/75 del 26 maggio 1975 relativo alla creazione di una Fondazione Europea per il Miglioramento delle Condizioni di Vita e di Lavoro, come modificato dal Regolamento (CEE) n. 1947/93 del 30 giugno 1993;

TENENDO CONTO dei Regolamenti Finanziari della Fondazione Europea per il Miglioramento delle Condizioni di Vita e di Lavoro adottati il 30 agosto 2019;

CONSIDERANDO la necessità di chiarire e aggiornare le regole precedenti;

TENENDO CONTO della necessità di semplificare le procedure amministrative sia per Experts che per Eurofound al fine di concentrarsi sulla ricerca;

Ha adottato le seguenti regole:

Articolo 1: Applicabilità e ruoli

Persone a cui si applicano queste Regole:

• Persone non impiegate da Eurofound invitate a partecipare a incontri organizzati da Eurofound in qualità di Esperti, escludendo i membri di istituzioni e altri organismi dell'Unione Europea.

• il Consiglio di Amministrazione di Eurofound, i membri del Bureau e i membri del Comitato Consultivo (collettivamente denominati di seguito 'membri del Consiglio');

Articolo 2: Principi

Gli esperti e i membri del Consiglio che partecipano alle riunioni di Eurofound dovrebbero arrivare e partire il più vicino possibile all'inizio e alla fine dell'incontro.

Le spese di viaggio saranno rimborsate e le indennità giornaliere e alberghiere pagate in conformità con le attuali regole.

Nel caso in cui Eurofound offra un pacchetto 'all-inclusive', cioè organizzando e pagando direttamente il trasporto (ad esempio voli, treno, autobus), alloggio, pasti e trasporti locali, non verrà pagata alcuna ulteriore indennità all'Esperto o al membro del Consiglio di Consiglio. Qualsiasi deviazione da un pacchetto di viaggio organizzato non garantisce alcun diritto al rimborso.

Articolo 3: Rispetto delle formalità amministrative

Esperti e membri del Consiglio devono rispettare le formalità amministrative applicabili al momento dell'invito. Le formalità amministrative applicabili sono descritte nell'Allegato A.1.

Articolo 4: Trasparenza

I servizi responsabili del rimborso avranno il diritto di effettuare eventuali controlli necessari e di richiedere qualsiasi prova all'Esperto e al membro del Consiglio di Amministrazione necessaria a tale scopo.

Articolo 5: Informazioni generali sull'organizzazione dei viaggi

5.1. I costi di viaggio saranno rimborsati sulla base del principio della spesa complessiva più economica.

5.2. Esperti e membri del Consiglio avranno diritto al rimborso delle spese di viaggio sostenute durante il viaggio tra il luogo di origine e il luogo della riunione.

5.3. Se, per motivi personali o professionali, Esperti e membri del Consiglio viaggiano da o verso un luogo diverso dal loro luogo di origine, le spese di viaggio saranno rimborsate purché si ritrovino nei paesi UE e entro il tetto applicabile. Se i giorni di arrivo/partenza sono diversi dai giorni dell'incontro (ma entro +2/-2 giorni) il viaggio sarà anch'esso rimborsato, entro il limite applicabile. Se è più lungo (al di fuori di +2/-2 giorni), ci sarà un contributo a discrezione di Eurofound.

5.4. I seguenti limiti indicativi si applicano ai costi di viaggio:

Rimborso massimo possibile (tetto massimo):
Viaggiare all'interno dell'Europa 800 EUR
Viaggi fuori Europa 1.500 EUR

5.5. Se i costi di viaggio superano questi limiti, è necessaria l'approvazione preventiva da parte di Eurofound per ottenere il rimborso completo. In assenza di tale approvazione, il rimborso sarà limitato agli importi soffici.

5.6. Le spese di viaggio saranno rimborsate a un solo Esperto o membro del Consiglio per riunione, salvo diversa invitazione (ad esempio membri supplenti del Consiglio alle riunioni del Gruppo). Se un esperto o membro del Consiglio viene sostituito da un altro durante la riunione, quest'ultimo non avrà diritto a costi di viaggio.

Articolo 6: Regole sui trasporti

6.1. Viaggiare in treno e/o autobus a lunga percorrenza

In linea di principio, per viaggi inferiori a 400 km (solo andata, secondo la distanza ufficiale in treno), il treno di prima classe o l'autobus a lunga percorrenza sono il mezzo di trasporto adeguato.

I viaggi in treno e/o in autobus a lunga percorrenza non includono il trasporto locale (ad eccezione degli incontri tenuti presso la sede di Eurofound a Dublino (vedi 6.5); il trasporto locale è considerato tra l'aeroporto e l'area urbana del luogo di origine/luogo di incontro) verso un aeroporto incluso nella Daily Allowance.

Deve essere utilizzato il percorso più breve ed economico tra il luogo di origine e il luogo dove si tiene la riunione. Il costo della prenotazione dei posti e del trasporto dei bagagli necessari sono spese ammissibili.

I biglietti del treno devono essere prenotati il prima possibile dopo la ricezione dell'invito da Eurofound.

6.2. Viaggiare in aereo

Il viaggio aereo dovrebbe essere utilizzato solo se la distanza tra il luogo di origine e il luogo dell'incontro supera i 400 km o quando è coinvolta un attraversamento marittimo.

I biglietti aerei devono essere prenotati nella classe Economy più bassa disponibile e il prima possibile dopo aver ricevuto l'invito da Eurofound.

I biglietti aerei prenotati in una classe superiore a Economy non saranno rimborsati. Se, in circostanze eccezionali, non è possibile prenotare un biglietto aereo in classe economica, esperti e membri del Consiglio dovrebbero richiedere l'approvazione preventiva da Eurofound. Quando non è stata concessa un'approvazione preventiva, può essere offerto un rimborso parziale a discrezione dell'Ufficiale autorizzante.

Se la durata del volo è di sei o più ore, è possibile prenotare la business class, tuttavia i limiti massimi previsti dal punto 5.4 restano validi.

6.3. Prenotazioni tardive, cambiamenti negli orari delle riunioni e cancellazione delle riunioni

Se i biglietti vengono prenotati con meno di 10 giorni di anticipo e superano il limite limite come previsto dal punto 5.4. Esperti e membri del Consiglio di Amministrazione dovranno richiedere l'approvazione preventiva della prenotazione da parte di Eurofound.

Se non è stata data alcuna approvazione preventiva, Eurofound si riserva il diritto di rimborsare l'importo che ritiene opportuno. Questa regola non si applica se l'invito alla riunione è stato inviato meno di 20 giorni prima della riunione.

Se Eurofound modifica gli orari delle riunioni in modo da richiedere modifiche al programma di viaggio, o annulla la riunione, qualsiasi costo di viaggio già sostenuto sarà rimborsato con la presentazione dei documenti di supporto originali.

6.4. Costi di viaggio idonei

I seguenti elementi sono considerati costi idonei:

Tasse sui biglietti aerei

• Tariffe per gli agenti di viaggio

• Commissioni per carte di credito

• Prenotazione dei posti

• Trasporto dei bagagli necessari

• Tariffe di check-in in aeroporto.

6.5. Costi di viaggio non idonei

I seguenti elementi non sono considerati costi ammissibili:

• Bagagli in eccesso salvo giustificazione per motivi ufficiali

• L'imbarco prioritario, il fast-track, i posti preferiti e qualsiasi altro extra di viaggio non vengono rimborsati se c'è una tariffa aggiuntiva e non fanno parte della tariffa economica

• Costo dell'assicurazione sanitaria, sulla vita e sui bagagli

• Cancellazione, riprenotazione o modifica a meno che Eurofound non sia richiesto

• Trasferimento all'aeroporto locale tramite taxi, autobus, treno o altri mezzi di trasporto pubblico. Nel caso di incontri tenuti presso la sede di Eurofound a Dublino, il trasferimento da e per l'aeroporto può essere rimborsato se non sono stati organizzati accordi di trasferimento da parte di Eurofound e non è disponibile un trasporto pubblico ragionevole (ad esempio fuori dagli orari di apertura degli autobus o se l'hotel non è vicino a una fermata per i servizi navetta aeroportuali).

6.6. Viaggiare in auto

Esperti e membri del Consiglio che viaggiano in auto o in moto lo fanno a proprio rischio e pericolo. Eurofound nega ogni responsabilità in caso di incidenti che possano verificarsi durante il viaggio.

L'uso di un'auto privata (motocicletta per analogia) viene rimborsato sulla base di una tariffa fissa prevista nell'Allegato A.2, tra il luogo di origine e il luogo di incontro e ritorno per una persona che viaggia da sola, tenendo conto del percorso più breve dal luogo di origine a quello di riunione.

Quando due o più persone aventi diritto al rimborso delle spese di viaggio utilizzano la stessa auto, solo la persona responsabile dell'auto viene rimborsata al tasso del 150%.

Il numero di chilometri coperti e il numero di registrazione dell'auto devono sempre essere forniti. I seguenti elementi non sono considerati spese ammissibili:

• Costi del pedaggio autostradale

• Noleggio auto e costi del carburante

• Costi per il trasporto dell'auto via mare

• costi di parcheggio in aeroporto e hotel.

Articolo 7: Documenti di supporto

Le spese di viaggio vengono rimborsate con la presentazione dei documenti originali, dei biglietti o delle stampe online in caso di acquisto online. I documenti presentati devono indicare: il nome del passeggero, la classe di viaggio, i tempi di viaggio e il prezzo pagato. Se non è indicato alcun prezzo nei documenti, sarà richiesta una fattura.

Articolo 8: Regole sull'indennità di sussistenza giornaliera

8.1. Esperti e membri del Consiglio invitati da Eurofound a una riunione possono ricevere Sussistenza, a condizione che sia indicato nell'invito.

8.2. Le indennità di sussistenza comprendono:

• Indennità giornaliera che copre tutte le spese nel luogo dove si tiene la riunione, inclusi i costi dei pasti e dei trasporti locali (autobus, tram, metropolitana, taxi, ecc.).

• Indennità alberghiera che copre i costi di alloggio nel luogo dell'incontro (i limiti sono indicati nell'Allegato A.3.)

8.3. L'Indennità giornaliera rimborsata sarà sempre pari al numero di giorni di riunione.

8.4. L'indennità dell'hotel sarà pari al numero di giorni di riunione. Il numero totale di indennità alberghiere rimborsate nel luogo dell'incontro può essere aumentato al numero totale di giorni di riunione + 1 se le disposizioni di viaggio lo richiedono.

In casi eccezionali e a discrezione di Eurofound, l'indennità dell'hotel può essere ulteriormente aumentata al numero totale di giorni di riunione + 2, se non è possibile lasciare il luogo dell'incontro il giorno successivo.

L'indennità dell'hotel viene rimborsata solo se i documenti di viaggio (biglietti aerei e elenco delle presenze) dimostrano la necessità di tale rimborso.
 

Articolo 9: Regole sull'accomodamento

9.1. Quando il luogo di origine menzionato nell'invito è pari o inferiore a 100 km dal luogo dell'incontro, l'hotel non sarà rimborsato, solo i costi di viaggio e l'indennità giornaliera saranno rimborsati.

9.2. I pasti (pranzi o cene) offerti da Eurofound o da qualsiasi altra terza parte durante una riunione organizzata da Eurofound saranno detratti dalle Indennità al tasso del 30% dell'Indennità giornaliera.

9.3 I pasti snack offerti da Eurofound o da qualsiasi altra terza parte durante una riunione organizzata da Eurofound saranno detratti dalle Quote al tasso del 15% della Daily Allowance.

Articolo 10: Altre regole sulla conservazione dei documenti di supporto, altre spese e i termini per le richieste

10.1. Le copie di tutti i documenti di viaggio devono essere conservate da Esperti e membri del Consiglio fino al ricevimento del pagamento.

10.2. Eventuali costi aggiuntivi di viaggio, indennità alberghiere e giornaliere sostenute da esperti e membri del Consiglio derivanti da circostanze personali impreviste (ad esempio questioni familiari, malattie, ecc.) saranno rimborsabili solo se viene fornita una giustificazione (ad esempio un certificato medico) e i costi già sostenuti non possono essere recuperati.

10.3 Una Tassa Esperta può essere pagata agli Esperti se autorizzata dal Capo Unità di Eurofound responsabile dell'organizzazione dell'incontro. L'importo sarà conforme alla politica interna di Eurofound in merito.

10.4. Gli esperti sono tenuti a rispettare un termine di due mesi per la richiesta delle spese di viaggio e delle indennità di sussistenza dalla fine della riunione. Oltre questa scadenza, Eurofound è assolta da qualsiasi obbligo di rimborsare le spese di viaggio o di pagare eventuali indennità.

Articolo 11: Regole generali per le disposizioni di pagamento

11.1. Le spese di viaggio saranno rimborsate in euro secondo la regola del tasso di cambio della Commissione Europea il primo giorno del mese in cui si tiene la riunione.

11.2. Tutti i rimborsi devono essere effettuati su un conto bancario entro due mesi dalla ricezione della richiesta completa di rimborso e della documentazione di supporto.

11.3. Quando si richiedono le spese, nel modulo di richiesta il membro/esperto del Consiglio deve presentare una dichiarazione in cui dichiari se i rimborsi devono essere depositati sul proprio conto privato o sul conto del proprio datore di lavoro. Nel caso in cui venga scelto il conto privato, Eurofound si riserva il diritto di informare il proprio datore di lavoro sulle modalità di rimborso.

11.4. Esperti e membri del Consiglio potrebbero essere tenuti a rimborsare eventuali somme pagate per errore.

Questo capitolo si applica a qualsiasi persona che accompagni una persona con disabilità, invitata come esperto o membro del Consiglio.

Articolo 12: Regola per la richiesta di spese contro danni morali, materiali o fisici subiti

Qualsiasi danno morale, materiale o fisico subito sia da un Esperto invitato da Eurofound sia dalla persona responsabile di accompagnare un esperto con disabilità durante il viaggio o durante il suo soggiorno nel luogo in cui si tiene l'incontro non può essere oggetto di un reclamo contro Eurofound a meno che non possa essere imputato a Eurofound.

Articolo 13: Spese aggiuntive giustificabili

Tutte le spese sostenute da un esperto con disabilità e dalla sua persona che la accompagna e che non sono sufficientemente coperte dalle Sussistenza possono essere rimborsate su richiesta dell'ufficiale autorizzatore responsabile e alla presentazione dei documenti necessari.

Articolo 14: Abrogazione ed entrata in vigore

Queste regole sostituiscono:

• le regole per il rimborso delle indennità di viaggio e sussistenza e di altre spese per esperti invitati a incontri organizzati da Eurofound (Doc. EF-GB-82-5), entrate in vigore il 5 marzo 2010.

• le regole che regolano il rimborso delle spese di viaggio e di sussistenza sostenute da persone non impiegate da Eurofound che sono invitate a partecipare a riunioni in qualità di esperto (Doc. EF-AB 50/8(d)), entrate in vigore il 29 novembre 1994.

• le regole relative al rimborso delle spese di viaggio, di sussistenza e varie dei membri del Consiglio Amministrativo (Doc EF-AB 6/9 (b)/1), entrate in vigore il 3 marzo 1978.

Queste regole entreranno in vigore il primo giorno del mese successivo alla loro adozione da parte dell'Ufficiale Autorizzatore di Eurofound.

Ivailo Kalfin
Direttore Esecutivo
Concluso a Dublino, 27/6/2025

1. Registrazione

Per ogni incontro è necessario effettuare una registrazione seguendo le istruzioni inviate nella lettera di invito/email.

2. Incontro

Tutti i documenti di viaggio rilevanti devono essere inviati via email all'assistente della riunione, all'indirizzo email indicato nell'invito.

Gli esperti che hanno precedentemente partecipato a una riunione rimborsata dalla Commissione Europea, o i cui dati personali e bancari sono già registrati presso la Commissione Europea (e quindi possiedono già un 'codice'), devono fornire solo i documenti di viaggio.

Gli esperti non registrati presso la Commissione Europea devono fornire, oltre ai documenti di viaggio, il modulo di Entità Giuridica/Conto Bancario debitamente compilato e firmato (personale, privato o pubblico); questo documento è disponibile su: Entità giuridiche e conti bancari.

Il modulo sopra citato dovrebbe essere firmato e datato dall'Esperto. Dovrebbe essere fornita una copia recente dell'estratto conto bancario, dove il nome dell'Esperto e il codice IBAN sono chiaramente visibili; in assenza di ciò, il modulo dovrebbe essere timbrato dalla banca. È necessario inoltre fornire la scansione del documento d'identità e/o del passaporto dell'esperto.

Gli esperti devono assicurarsi che i moduli presentati siano tutti leggibili, non contengano parole cancellate e siano accompagnati dalla documentazione di supporto completa dove richiesto.

3. Dopo la riunione

Dopo ogni incontro, gli esperti devono dichiarare le proprie spese utilizzando il modulo di rimborso online nel link inviato nella lettera d'invito/email.

Indennità di viaggio in auto: 0,22 EUR per chilometro.

Quote per i paesi all'interno dell'Unione Europea: