Eiropas Dzīves un darba apstākļu uzlabošanas fonda (Eurofound) kredītrīkotājs,

ŅEMOT VĒRĀ Padomes 1975. gada 26. maija Regulu (EEK) Nr. 1365/75 par Eiropas Dzīves un darba apstākļu uzlabošanas fonda izveidi, kas grozīta ar Padomes 1993. gada 30. jūnija Regulu (EEK) Nr. 1947/93,

ŅEMOT VĒRĀ Eiropas Dzīves un darba apstākļu uzlabošanas fonda finanšu noteikumus, kas pieņemti 2019. gada 30. augustā;

ŅEMOT VĒRĀ vajadzību precizēt un atjaunināt iepriekšējos noteikumus;

ŅEMOT VĒRĀ vajadzību vienkāršot administratīvās procedūras gan ekspertiem, gan Eurofound, lai koncentrētos uz pētniecību;

ir pieņēmusi šādus noteikumus:

1. pants: Piemērojamība un lomas

Personas, uz kurām attiecas šie noteikumi:

• Personas, kas nav Eurofound darbinieki un uzaicinātas piedalīties Eurofound organizētajās sanāksmēs ekspertu statusā, izņemot Eiropas Savienības iestāžu un citu struktūru locekļus.

• Eurofound valdes, biroja locekļi un padomdevējas komitejas locekļi (turpmāk kopā saukti "valdes locekļi");

2. pants: Principi

Ekspertiem un valdes locekļiem, kas piedalās Eurofound sanāksmēs, būtu jāierodas un jādodas pēc iespējas tuvāk sanāksmes sākumam un beigām.

Ceļa izdevumi tiek atlīdzināti un dienas nauda un viesnīcas nauda tiek izmaksāta saskaņā ar šiem noteikumiem.

Ja Eurofound piedāvā komplekso pakalpojumu "viss iekļauts", t. i., organizē un tieši apmaksā transportu (piemēram, lidojumus, vilcienu, autobusu), izmitināšanu, ēdināšanu un vietējo transportu, ekspertam/padomes loceklim neizmaksā papildu pabalstu. Jebkura atkāpe no organizētā kompleksā ceļojuma nedod tiesības uz atlīdzību.

3. pants: Administratīvo formalitāšu ievērošana

Eksperti un valdes locekļi ievēro administratīvās formalitātes, kas piemērojamas uzaicinājuma laikā. Piemērojamās administratīvās formalitātes ir aprakstītas A.1. pielikumā.

4. pants: Pārredzamība

Dienestiem, kas atbild par atlīdzināšanu, ir tiesības veikt jebkādas pārbaudes, kas varētu būt vajadzīgas, un pieprasīt no eksperta un padomes locekļa jebkādus pierādījumus, kas vajadzīgi šim nolūkam.

5. pants: Vispārīga informācija par ceļojumu organizēšanu

5.1. Ceļa izdevumus atlīdzina, pamatojoties uz principu par visekonomiskākajiem kopējiem izdevumiem.

5.2. Ekspertiem un padomes locekļiem ir tiesības saņemt ceļa izdevumu atlīdzināšanu, kas radušies, ceļojot no izcelsmes vietas uz sanāksmes vietu.

5.3. Ja eksperti un padomes locekļi personisku vai profesionālu iemeslu dēļ ceļo no vai uz citu vietu, nevis viņu izcelsmes vietu, ceļa izdevumi tiks atlīdzināti, kamēr tas atrodas ES valstīs un nepārsniedzot piemērojamo maksimālo apjomu. Ja ierašanās/izbraukšanas dienas atšķiras no sanāksmes dienām (bet +2/-2 dienu laikā), ceļa izdevumi tiks atlīdzināti, nepārsniedzot piemērojamo maksimālo apjomu. Ja tas ir ilgāks (ārpus +2/-2 dienām), Eurofound pēc saviem ieskatiem sniegs ieguldījumu.

5.4. Ceļa izdevumiem piemēro šādus indikatīvos maksimālos apjomus:

Maksimālā iespējamā atlīdzināšana (maksimālais apjoms):
Ceļošana Eiropā 800 EUR
Ceļojumi ārpus Eiropas 1,500 EUR

5.5. Ja ceļa izdevumi pārsniedz šos maksimālos apjomus, ir nepieciešams iepriekšējs Eurofound apstiprinājums, lai saņemtu pilnu atlīdzību. Ja šāda apstiprinājuma nav, atlīdzināšana nepārsniegs maksimālās summas.

5.6. Ceļa izdevumus atlīdzina tikai vienam ekspertam vai valdes loceklim vienā sanāksmē, ja vien nav uzaicināts citādi (piemēram, valdes locekļu aizstājēji uz grupas sanāksmēm). Ja sanāksmes laikā vienu ekspertu vai padomes locekli aizstāj cits eksperts vai padomes loceklis, viņam nav tiesību segt ceļa izdevumus.

6. pants: Transporta noteikumi

6.1. Brauciens ar vilcienu un/vai tālsatiksmes autobusu

Principā braucieniem, kas ir mazāki par 400 km (vienā virzienā, atkarībā no oficiālā attāluma pa dzelzceļu), pirmās klases dzelzceļš vai tālsatiksmes autobuss ir piemērots transporta līdzeklis.

Ceļojums ar vilcienu un/vai tālsatiksmes autobusu neietver vietējo transportu (izņemot sanāksmes, kas notiek Eurofound telpās Dublinā (sk. 6.5. punktu); uzskata, ka vietējais transports notiek starp lidostu un izcelsmes vietas/tikšanās vietas pilsētas teritoriju) uz lidostu, kas ir iekļauta dienas naudā.

Jāizmanto īsākais un ekonomiskākais ceļš starp izcelsmes vietu un sanāksmes norises vietu. Sēdvietu rezervēšanas un nepieciešamās bagāžas pārvadāšanas izmaksas ir attaisnotie izdevumi.

Vilciena biļetes jārezervē pēc iespējas ātrāk pēc Eurofound uzaicinājuma saņemšanas.

6.2. Ceļošana ar gaisa transportu

Ceļošana ar gaisa transportu jāizmanto tikai tad, ja attālums starp izcelsmes vietu un tikšanās vietu pārsniedz 400 km vai ja ir iesaistīts jūras šķērsojums.

Aviobiļetes jārezervē zemākajā pieejamajā ekonomiskajā klasē un pēc iespējas ātrāk pēc Eurofound uzaicinājuma saņemšanas.

Aviobiļetes, kas rezervētas klasē, kas ir augstāka par ekonomisko klasi, netiek atmaksātas. Ja ārkārtas apstākļos ekonomiskās klases aviobiļetes rezervēšana nav iespējama, ekspertiem un valdes locekļiem būtu jāsaņem iepriekšējs Eurofound apstiprinājums. Ja iepriekšējs apstiprinājums nav piešķirts, kredītrīkotājs pēc saviem ieskatiem var piedāvāt daļēju atlīdzību.

Ja lidojuma ilgums ir sešas vai vairāk stundas, var rezervēt biznesa klasi, tomēr joprojām tiek piemēroti 5.4. punktā noteiktie griesti.

6.3. Vēlā rezervācija, sanāksmju laika izmaiņas un sanāksmju atcelšana

Ja biļetes ir rezervētas mazāk nekā 10 dienas iepriekš un pārsniedz 5.4. punktā noteikto maksimālo apjomu. Eksperti un valdes locekļi lūdz Eurofound iepriekšēju apstiprinājumu rezervācijai.

Ja iepriekšējs apstiprinājums nav sniegts, Eurofound patur tiesības atmaksāt summu, ko tas uzskata par atbilstošu. Šis noteikums neattiecas uz gadījumiem, kad uzaicinājums uz sapulci tika nosūtīts mazāk nekā 20 dienas pirms sapulces.

Ja Eurofound maina sanāksmju laikus tā, ka ir jāmaina ceļojuma grafiks, vai atceļ sanāksmi, visas jau radušās ceļa izmaksas atlīdzina, uzrādot apliecinošo dokumentu oriģinālus.

6.4. Attiecināmās ceļa izmaksas

Par attiecināmām izmaksām uzskata šādus posteņus:

Aviobiļešu nodokļi

• Ceļojumu aģentu honorāri

• Kredītkaršu maksas

• Sēdvietu rezervēšana

• Nepieciešamās bagāžas pārvadāšana

• Maksa par reģistrēšanos lidostā.

6.5. Neattiecināmās ceļa izmaksas

Par attiecināmajām izmaksām neuzskata šādus posteņus:

• Pārmērīga bagāža, ja vien tas nav pamatots ar oficiālām prasībām

• Prioritārā iekāpšana, ātrā iekāpšana, vēlamās sēdvietas un citas ceļojuma ekstras netiek atlīdzinātas, ja ir papildu maksa un nav daļa no ekonomiskās cenas

• Veselības, dzīvības un bagāžas apdrošināšanas izmaksas

• Atcelšanas, rezervācijas maiņas vai maiņas maksa, ja vien to nepieprasa Eurofound

• Vietējais lidostas transfērs ar taksometru, autobusu, vilcienu vai citu sabiedrisko transportu. Ja sanāksmes notiek Eurofound telpās Dublinā, transfēru uz un no lidostas var atlīdzināt, ja Eurofound nav organizējis transfēra pasākumus un nav pieejams saprātīgs sabiedriskais transports (piemēram, ārpus autobusu darba laika vai ja viesnīca neatrodas netālu no autobusa pieturas, lai sniegtu transporta pakalpojumus uz lidostu).

6.6. Ceļošana ar automašīnu

Eksperti un valdes locekļi, kas ceļo ar automašīnu vai motociklu, to dara uz savu risku. Eurofound neuzņemas atbildību par jebkuru negadījumu, kas var notikt brauciena laikā.

Par privātās automašīnas (pēc analoģijas motocikla) izmantošanu atlīdzina, pamatojoties uz vienotu likmi, kas noteikta A.2. pielikumā, no izcelsmes vietas līdz tikšanās vietai un atpakaļ vienai personai, kas ceļo viena, ņemot vērā īsāko ceļu no izcelsmes vietas līdz tikšanās vietai.

Ja divas vai vairākas personas, kurām ir tiesības saņemt ceļa izdevumu atlīdzināšanu, izmanto vienu un to pašu automašīnu, 150 % apmērā atlīdzina tikai personai, kas ir atbildīga par automašīnu.

Vienmēr jānorāda nobraukto kilometru skaits un automašīnas reģistrācijas numurs. Par attaisnotajiem izdevumiem neuzskata šādus posteņus:

• Autoceļu nodevu izmaksas

• Auto noma un degvielas izmaksas

• Automašīnas transportēšanas izmaksas pa jūru

• Lidostas un viesnīcas autostāvvietas izmaksas.

7. pants: Apliecinošie dokumenti

Ceļa izdevumi tiek atlīdzināti, uzrādot dokumentu oriģinālus, biļetes vai interneta izdrukas, ja iegādājas tiešsaistē. Iesniegtajos dokumentos jānorāda: pasažiera vārds, uzvārds, brauciena klase, brauciena laiks un samaksātā cena. Ja dokumentos nav norādīta cena, ir nepieciešams rēķins.

8. pants: Noteikumi par dienas naudu

8.1. Eksperti un valdes locekļi, kurus Eurofound uzaicinājis uz sanāksmi, var saņemt dienas naudu, ja tas ir norādīts uzaicinājumā.

8.2. Uzturēšanās pabalstos ietilpst:

• Dienas nauda, kas sedz visus izdevumus sanāksmes norises vietā, ieskaitot ēdināšanas un vietējā transporta izmaksas (autobuss, tramvajs, metro, taksometrs utt.).

• Viesnīcas pabalsts, kas sedz uzturēšanās izmaksas sanāksmes vietā (maksimālais apjoms ir noteikts A.3. pielikumā)

8.3. Atlīdzināmā dienas nauda vienmēr ir vienāda ar tikšanās dienu skaitu.

8.4. Viesnīcas pabalsts ir vienāds ar tikšanās dienu skaitu. Kopējo viesnīcu pabalstu skaitu, kas atlīdzināts sanāksmes vietā, var palielināt līdz kopējam tikšanās dienu skaitam + 1, ja tas nepieciešams ceļojuma organizēšanai.

Izņēmuma gadījumos un pēc Eurofound ieskatiem viesnīcas pabalstu var palielināt līdz kopējam sanāksmju dienu skaitam+ 2, ja nākamajā dienā nav iespējams atstāt sanāksmes vietu.

Viesnīcas pabalstu atmaksā tikai tad, ja ceļošanas dokumenti (aviobiļetes un apmeklējuma saraksts) apliecina šādas atlīdzības nepieciešamību.
 

9. pants: Noteikumi par izmitināšanu

9.1. Ja ielūgumā minētā izcelsmes vieta ir vienāda vai mazāka par 100 km no tikšanās vietas, viesnīca netiek atlīdzināta, tiek atlīdzināti tikai ceļa izdevumi un dienas nauda.

9.2. Maltītes (pusdienas vai vakariņas), ko Eurofound vai jebkura cita trešā persona piedāvā Eurofound organizētās sanāksmes laikā, atskaita no piemaksām 30 % apmērā no dienas naudas.

9.3. Uzkodas, ko Eurofound vai jebkura cita trešā persona piedāvā Eurofound organizētās sanāksmes laikā, tiek atskaitītas no piemaksām 15 % apmērā no dienas naudas.

10. pants: Citi noteikumi par apliecinošo dokumentu glabāšanu, citiem izdevumiem un prasījumu iesniegšanas termiņu

10.1. Ekspertiem un padomes locekļiem jāglabā visu ceļošanas dokumentu kopijas līdz maksājuma saņemšanai.

10.2. Jebkādas papildu ceļa izmaksas, viesnīcas un dienas naudas, kas ekspertiem un padomes locekļiem radušās neparedzētu personisku apstākļu dēļ (piemēram, ģimenes lietas, slimība utt.), ir atlīdzināmas tikai tad, ja tiek sniegts pamatojums (piemēram, medicīniskā izziņa) un jau radušās izmaksas nav iespējams atgūt.

10.3. Ekspertiem var maksāt eksperta maksu, ja to pilnvarojis Eurofound nodaļas vadītājs, kas ir atbildīgs par sanāksmes organizēšanu. Summa ir saskaņā ar Eurofound iekšējo politiku šajā jautājumā.

10.4. Ekspertiem ir jāievēro divu mēnešu termiņš ceļa izdevumu un uzturēšanās naudas pieprasīšanai pēc sanāksmes beigām. Pēc šā termiņa beigām Eurofound ir atbrīvots no pienākuma atlīdzināt ceļa izdevumus vai izmaksāt jebkādus pabalstus.

11. pants: Vispārīgi noteikumi par maksāšanas kārtību

11.1. Ceļa izdevumus atlīdzina eiro pēc Eiropas Komisijas valūtas maiņas kursa, kas ir spēkā tā mēneša pirmajā dienā, kurā notiek sanāksme.

11.2. Visas atmaksas veic vienā bankas kontā divu mēnešu laikā pēc pilnīga atmaksas pieprasījuma un apliecinošo dokumentu saņemšanas.

11.3. Pieprasot izdevumus, valdes loceklim/ekspertam pretenzijas veidlapā ir jāiesniedz paziņojums, kurā norādīts, vai atlīdzība jāveic uz viņa privāto kontu vai uz sava darba devēja kontu. Ja tiek izvēlēts privātais konts, Eurofound patur tiesības informēt savu darba devēju par atlīdzināšanas kārtību.

11.4. Ekspertiem un valdes locekļiem var pieprasīt atmaksāt kļūdaini samaksātās summas.

Šī nodaļa attiecas uz jebkuru personu, kas pavada personu ar invaliditāti, kas uzaicināta kā eksperts vai valdes loceklis.

12. pants: Noteikums par izdevumu atlīdzināšanu par nodarīto morālo, materiālo vai miesas bojājumu

Par jebkādu morālu, materiālu vai miesas kaitējumu, kas nodarīts vai nu Eurofound uzaicinātam ekspertam, vai personai, kas ir atbildīga par eksperta ar invaliditāti pavadīšanu ceļojuma laikā vai viņa uzturēšanās vietā, kur notiek sanāksme, nevar celt prasību pret Eurofound, ja vien to nevar attiecināt uz Eurofound.

13. pants: Attaisnojami papildu izdevumi

Visus izdevumus, kas radušies ekspertam ar invaliditāti un viņa pavadošajai personai, kas nav pietiekami segti ar uzturēšanās pabalstiem, var atlīdzināt pēc atbildīgā kredītrīkotāja pieprasījuma un uzrādot vajadzīgos dokumentus.

14. pants: Atcelšana un stāšanās spēkā

Šie noteikumi aizstāj:

• noteikumus par ceļa un uzturēšanās naudas un citu izdevumu atlīdzināšanu ekspertiem, kas uzaicināti uz Eurofound organizētajām sanāksmēm (dok. EF-GB-82-5), kas stājās spēkā 2010. gada 5. martā.

• noteikumus, kas reglamentē ceļa un uzturēšanās izdevumu atlīdzināšanu, kas radušies personām, kas nav Eurofound darbinieki un kuras tiek uzaicinātas piedalīties sanāksmēs eksperta statusā (Dok. EF-AB 50/8(d)), kas stājās spēkā 1994. gada 29. novembrī.

• noteikumus par Administratīvās valdes locekļu ceļa, uzturēšanās un dažādu izdevumu atlīdzināšanu (Doc EF-AB 6/9 (b)/1), kas stājās spēkā 1978. gada 3. martā.

Šie noteikumi stājas spēkā nākamā mēneša pirmajā dienā pēc tam, kad tos ir pieņēmis Eurofound kredītrīkotājs.

Ivailo Kalfins
Izpilddirektors
Dublinā, 27.06.2025.

1. Reģistrācija

Katrai sanāksmei ir jāveic reģistrācija, ievērojot norādījumus, kas nosūtīti uzaicinājuma vēstulē/e-pastā.

2. Sanāksme

Visi attiecīgie ceļošanas dokumenti jāiesniedz pa e-pastu sanāksmes asistentam uz uzaicinājumā norādīto e-pasta adresi.

Ekspertiem, kuri iepriekš piedalījušies sanāksmē, ko atlīdzina Eiropas Komisija, vai kuru personas un bankas dati jau ir reģistrēti Eiropas Komisijā (un līdz ar to jau ir "kods"), ir jāiesniedz tikai ceļošanas dokumenti.

Ekspertiem, kas nav reģistrēti Eiropas Komisijā, papildus ceļošanas dokumentiem ir jāiesniedz pienācīgi aizpildīta un parakstīta juridiskās personas/bankas konta veidlapa (personiska, privāta vai publiska), un šis dokuments ir atrodams šeit: Juridiskās personas un bankas konti.

Iepriekš minētā veidlapa ir jāparaksta un jādatē ekspertam. Jāiesniedz nesena bankas izraksta kopija, kurā ir skaidri redzams eksperta vārds un IBAN kods, ja tāda nav, veidlapa ir jāapzīmogo bankai. Jāiesniedz arī eksperta ID un/vai pases skenēšana.

Ekspertiem jānodrošina, ka visas iesniegtās veidlapas ir salasāmas, tajās nav svītrotu vārdu un ka tām pēc pieprasījuma pievieno pilnīgu apliecinošo dokumentāciju.

3. Pēc sanāksmes

Pēc katras sanāksmes ekspertiem ir jāpieprasa savi izdevumi, izmantojot tiešsaistes atlīdzināšanas veidlapu, kas norādīta uzaicinājuma vēstulē/e-pastā nosūtītajā saitē.

Ceļa nauda: 0,22 EUR par kilometru.

Pabalsti Eiropas Savienības valstīm: