O Oficial Autorizador da Fundação Europeia para a Melhoria das Condições de Vida e Trabalho (Eurofound),

CONSIDERANDO o Regulamento (CEE) nº 1365/75 do Conselho de 26 de maio de 1975 sobre a criação de uma Fundação Europeia para a Melhoria das Condições de Vida e Trabalho, conforme alterado pelo Regulamento (CEE) nº 1947/93 do Conselho de 30 de junho de 1993;

CONSIDERANDO os Regulamentos Financeiros da Fundação Europeia para a Melhoria das Condições de Vida e de Trabalho, adotados em 30 de agosto de 2019;

CONSIDERANDO a necessidade de esclarecer e atualizar as regras anteriores;

CONSIDERANDO a necessidade de simplificar procedimentos administrativos tanto para Experts quanto para a Eurofound a fim de focar na pesquisa;

Adotou as seguintes regras:

Artigo 1: Aplicabilidade e funções

Pessoas a quem estas Regras se aplicam:

• Pessoas não empregadas pela Eurofound convidadas a participar de reuniões organizadas pela Eurofound em qualidade de especialistas, excluindo membros de instituições e outros órgãos da União Europeia.

• Membros do Conselho da Eurofound, membros do Bureau e Comitês Consultivos (coletivamente denominados doravante 'membros do Conselho');

Artigo 2: Princípios

Especialistas e membros do Conselho que participam das reuniões da Eurofound devem chegar e partir o mais próximo possível do início e do fim da reunião.

As despesas de viagem serão reembolsadas e as Auxílios Diários e de Hotel pagos conforme as atuais Regras.

No caso de a Eurofound oferecer um pacote 'tudo incluído', ou seja, organizar e pagar diretamente transporte (por exemplo, voos, trem, ônibus), hospedagem, refeições e transporte local, não será pago nenhum adicional de submissão ao Especialista/membro do Conselho. Qualquer desvio de um pacote de viagem arranjado não estabelece direito ao reembolso.

Artigo 3: Cumprimento das formalidades administrativas

Especialistas e membros do Conselho devem cumprir as formalidades administrativas aplicáveis no momento do convite. As formalidades administrativas aplicáveis estão descritas no Anexo A.1.

Artigo 4: Transparência

Os serviços responsáveis pelo reembolso terão o direito de realizar quaisquer verificações que possam ser necessárias e de solicitar ao Especialista e ao membro do Conselho qualquer comprovativo necessário para esse fim.

Artigo 5: Informações gerais sobre a organização das viagens

5.1. Os custos de viagem devem ser reembolsados com base no princípio da despesa global mais econômica.

5.2. Especialistas e membros do Conselho terão direito ao reembolso das despesas de viagem incorridas na viagem entre o local de origem e o local da reunião.

5.3. Se, por motivos pessoais ou profissionais, Especialistas e membros do Conselho viajarem de ou para um local diferente de seu local de origem, as despesas de viagem serão reembolsadas desde que estejam em países da UE e dentro do teto aplicável. Se os dias de chegada/partida forem diferentes dos dias de encontro (mas dentro de +2/-2 dias), a viagem também será reembolsada, dentro do limite aplicável. Se for mais longo (fora +2/-2 dias), haverá uma contribuição a critério da Eurofound.

5.4. Os seguintes tetos indicativos se aplicarão aos custos de viagem:

Reembolso máximo possível (teto):
Viagem dentro da Europa 800 EUR
Viagem fora da Europa 1.500 EUR

5.5. Se os custos de viagem excederem esses tetos, é necessária aprovação prévia da Eurofound para obter o reembolso integral. Na ausência dessa aprovação, o reembolso será limitado aos valores máximos.

5.6. Os custos de viagem serão reembolsados a apenas um Especialista ou membro do Conselho por reunião, salvo convite contrário (por exemplo, membros alternativos do Conselho às reuniões do Grupo). Se um Especialista ou membro do Conselho for substituído por outro durante a reunião, este último não terá direito aos custos de viagem.

Artigo 6: Regras sobre transporte

6.1. Viajar de trem e/ou ônibus de longa distância

Em princípio, para viagens de menos de 400 km (só ida, segundo a distância oficial por trem), o trem de primeira classe ou ônibus de longa distância é o meio de transporte adequado.

Viajar de trem e/ou ônibus de longa distância não inclui transporte local (com exceção das reuniões realizadas nas instalações da Eurofound em Dublin (veja 6.5); o transporte local é considerado entre o aeroporto e a área da cidade do local de origem/local de encontro) para um aeroporto, que está incluído na Diária Allowance.

Deve ser utilizada a rota mais curta e econômica entre o local de origem e o local onde a reunião é realizada. O custo da reserva de assento e o transporte da bagagem necessária são despesas elegíveis.

As passagens de trem devem ser reservadas o quanto antes após o recebimento do convite da Eurofound.

6.2. Viajar de avião

A viagem aérea deve ser usada apenas se a distância entre o local de origem e o local do encontro exceder 400 km ou quando houver uma travessia marítima.

As passagens aéreas devem ser reservadas na Classe Econômica mais baixa disponível e o mais rápido possível após o recebimento do convite da Eurofound.

Passagens aéreas reservadas em uma classe superior à Econômica não serão reembolsadas. Se, em circunstâncias excepcionais, a reserva de uma passagem aérea em Classe Econômica não for possível, especialistas e membros do Conselho devem buscar aprovação prévia da Eurofound. Quando a aprovação prévia não foi concedida, um reembolso parcial pode ser oferecido a critério do Oficial autorizador.

Se a duração do voo for de seis horas ou mais, a classe executiva pode ser reservada, porém, os limites previstos no ponto 5.4 ainda se aplicam.

6.3. Reservas atrasadas, mudanças nos horários das reuniões e cancelamento das reuniões

Se os ingressos forem reservados com menos de 10 dias de antecedência e ultrapassarem o limite conforme o ponto 5.4. Especialistas e membros do Conselho devem buscar aprovação prévia da reserva pela Eurofound.

Se não houver aprovação prévia, a Eurofound reserva-se o direito de reembolsar o valor que considerar apropriado. Essa regra não se aplica se o convite para a reunião foi enviado menos de 20 dias antes da reunião.

Se a Eurofound alterar os horários das reuniões de forma a exigir alterações no cronograma de viagem, ou cancelar a reunião, qualquer custo de viagem já incorrido será reembolsado com a apresentação dos documentos de apoio originais.

6.4. Custos de viagem elegíveis

Os seguintes itens são considerados custos elegíveis:

Impostos sobre passagens aéreas

• Taxas do agente de viagens

• Taxas de cartão de crédito

• Reserva de assentos

• Transporte da bagagem necessária

• Taxas de check-in no aeroporto.

6.5. Custos de viagem não elegíveis

Os seguintes itens não são considerados custos elegíveis:

• Bagagem excedente, a menos que justificado com base em exigências oficiais

• Embarque prioritário, fast track, assentos preferenciais e quaisquer outros extras de viagem não são reembolsados quando há uma taxa adicional e não fazem parte da tarifa econômica

• Custo do seguro saúde, vida e bagagem

• Cancelamento, remarcação ou taxa de alteração, a menos que a Eurofound solicite

• Transferência local para aeroportos por táxi, ônibus, trem ou outros meios de transporte público. No caso de reuniões realizadas nas instalações da Eurofound em Dublin, a transferência de e para o aeroporto pode ser reembolsada se a Eurofound não houver arranjos de transferência e não houver transporte público razoável disponível (por exemplo, fora do horário de funcionamento dos ônibus ou se o hotel não estiver próximo a um ponto de ônibus para os serviços de transporte do aeroporto).

6.6. Viajar de carro

Especialistas e membros do Conselho que viajam de carro ou motocicleta fazem isso por sua conta e risco. A Eurofound isenta toda responsabilidade em relação a qualquer acidente que possa ocorrer durante a viagem.

O uso de um carro particular (motocicleta por analogia) é reembolsado com base em uma tarifa fixa estabelecida no Anexo A.2, entre o local de origem e o local de encontro e retorno para uma pessoa que viaja sozinha, levando em conta o trajeto mais curto do local de origem ao local de encontro.

Quando duas ou mais pessoas com direito ao reembolso das despesas de viagem utilizam o mesmo carro, somente a pessoa responsável pelo carro será reembolsada à taxa de 150%.

O número de quilômetros percorridos e o número de registro do carro devem sempre ser fornecidos. Os seguintes itens não são considerados despesas elegíveis:

• Custos de pedágio em rodovias

• Aluguel de carros e custos de combustível

• Custos do transporte do carro por mar

• Custos de estacionamento em aeroportos e hotéis.

Artigo 7: Documentos de apoio

As despesas de viagem são reembolsadas mediante apresentação dos documentos originais, passagens ou impressões pela internet em caso de compra online. Os documentos enviados devem mostrar: o nome do passageiro, a classe de viagem, os tempos de viagem e o preço pago. Se nenhum preço for mencionado nos documentos, será necessário um valor fiscal.

Artigo 8: Regras sobre a substância diária de subsistência

8.1. Especialistas e membros do Conselho convidados pela Eurofound para uma reunião podem receber Auxílios de Subsistência, desde que isso esteja declarado no convite.

8.2. As Auxílios de Subsistência compreendem:

• A Bolsa Diária cobre todas as despesas no local onde a reunião é realizada, incluindo o custo das refeições e transporte local (ônibus, bonde, metrô, táxi, etc).

• Auxílio de hotel cobrindo os custos de hospedagem no local da reunião (os tetos estão estabelecidos no Anexo A.3.)

8.3. O Auxílio Diário reembolsado será sempre igual ao número de dias de reunião.

8.4. A mesada do hotel será igual ao número de dias de reunião. O número total de auxílios de hotel reembolsados no local da reunião pode ser aumentado para o total de dias de reunião + 1, se assim exigirem os arranjos de viagem.

Em casos excepcionais e a critério da Eurofound, a ajuda do hotel pode ser aumentada para o número total de dias de reunião+2, caso não haja possibilidade de deixar o local da reunião no dia seguinte.

A mesada do hotel só é reembolsada se documentos de viagem (passagens aéreas e lista de presença) comprovarem a necessidade desse reembolso.
 

Artigo 9: Regras sobre acomodação

9.1. Quando o local de origem mencionado no convite for igual ou inferior a 100 km do local do encontro, o hotel não será reembolsado, apenas os custos de viagem e a mesada diária serão reembolsados.

9.2. As refeições (almoços ou jantares) oferecidas pela Eurofound ou qualquer outro terceiro durante uma reunião organizada pela Eurofound serão deduzidas das Mesas à taxa de 30% da Mesada Diária.

9.3 Lanches oferecidos pela Eurofound ou qualquer outro terceiro durante uma reunião organizada pela Eurofound serão descontados das Mesas na taxa de 15% da Mesada Diária.

Artigo 10: Outras regras sobre retenção de documentos de apoio, outras despesas e prazo para reivindicações

10.1. Cópias de todos os documentos de viagem devem ser mantidas pelos Especialistas e membros do Conselho até que o pagamento seja recebido.

10.2. Quaisquer custos adicionais de viagem, hotéis e auxílios diários incorridos por especialistas e membros do Conselho decorrentes de circunstâncias pessoais imprevistas (por exemplo, assuntos familiares, doença, etc.) só serão reembolsáveis se uma justificativa (por exemplo, atestado médico) for fornecida e os custos já incorridos não puderem ser recuperados.

10.3 Uma taxa de especialista pode ser paga aos Especialistas se autorizada pelo Chefe da Unidade da Eurofound responsável pela organização da reunião. O valor estará de acordo com a política interna da Eurofound sobre o assunto.

10.4. Os especialistas são obrigados a respeitar um prazo para a solicitação das Despesas de Viagem e Subsídios de Subsistência de dois meses após o término da reunião. Após esse prazo, a Eurofound está isenta de qualquer obrigação de reembolsar despesas de viagem ou pagar quaisquer auxórias.

Artigo 11: Regras gerais para acordos de pagamento

11.1. As despesas de viagem serão reembolsadas em euros conforme a decisão de câmbio da Comissão Europeia no primeiro dia do mês em que a reunião ocorrer.

11.2. Todos os reembolsos deverão ser feitos em uma única conta bancária dentro de dois meses após o recebimento do pedido completo de reembolso e da documentação de apoio.

11.3. Ao solicitar despesas, no formulário de reivindicação, o membro do Conselho/especialista deve fazer uma declaração declarando se os reembolsos devem ser para sua conta privada ou para a conta do empregador. No caso de a conta privada ser escolhida, a Eurofound reserva-se o direito de informar seu empregador sobre seus acordos de reembolso.

11.4. Especialistas e membros do Conselho podem ser obrigados a pagar quaisquer valores pagos por engano.

Este capítulo se aplica a qualquer pessoa que acompanhe uma pessoa com deficiência convidada como especialista ou membro do Conselho.

Artigo 12: Regra para reivindicação de despesas contra danos morais, materiais ou corporais causados

Qualquer dano moral, material ou corporal sofrido, seja por um Perito convidado pela Eurofound ou pela pessoa responsável por acompanhar um perito com deficiência durante a viagem ou durante sua estadia no local onde a reunião ocorre, não pode ser objeto de reivindicação contra a Eurofound, a menos que possa ser imputado à Eurofound.

Artigo 13: Despesas adicionais justificáveis

Todas as despesas incorridas por um perito com deficiência e sua pessoa acompanhante que não sejam suficientemente cobertas pelas Bolsas de Subsistência podem ser reembolsadas a pedido do oficial autorizador responsável e mediante apresentação dos documentos necessários.

Artigo 14: Revogação e entrada em vigor

Essas regras substituem:

• as regras para reembolso de auxílios de viagem e subsistência e outras despesas para especialistas convidados para reuniões organizadas pela Eurofound (Doc. EF-GB-82-5), que entraram em vigor em 5 de março de 2010.

• as regras que regem o reembolso de despesas de viagem e subsistência incorridas por pessoas não empregadas pela Eurofound e que são convidadas a participar de reuniões em função de especialista (Doc. EF-AB 50/8(d)), que entraram em vigor em 29 de novembro de 1994.

• as regras relativas ao reembolso das despesas de viagem, subsistência e diversas dos membros do Conselho Administrativo (Doc EF-AB 6/9 (b)/1), que entraram em vigor em 3 de março de 1978.

Essas regras entrarão em vigor no primeiro dia do mês seguinte à sua adoção pelo Oficial Autorizador da Eurofound.

Ivailo Kalfin
Diretor Executivo
Feito em Dublin, 27/6/2025

1. Registro

Para cada reunião, é necessário se inscrever seguindo as instruções enviadas na carta/e-mail de convite.

2. Reunião

Todos os documentos de viagem relevantes devem ser enviados por e-mail ao assistente da reunião, para o endereço de e-mail indicado no convite.

Especialistas que já participaram de uma reunião reembolsada pela Comissão Europeia, ou cujos dados pessoais e bancários já estão registrados na Comissão Europeia (e, portanto, já possuem um 'código'), precisam fornecer apenas os documentos de viagem.

Especialistas não registrados na Comissão Europeia devem fornecer, além dos documentos de viagem, o formulário de Entidade Jurídica/Conta Bancária devidamente preenchido e assinado (pessoal, privado ou público); este documento pode ser encontrado em: Entidades Jurídicas e Contas Bancárias.

O formulário mencionado acima deve ser assinado e datado pelo Especialista. Deve ser fornecida uma cópia recente do extrato bancário, onde o nome do Perito e o código IBAN estejam claramente visíveis; na ausência disso, o formulário deve ser carimbado pelo banco. Também é necessário fornecer o escaneamento do documento de identidade e/ou passaporte do especialista.

Os especialistas devem garantir que todos os formulários enviados sejam legíveis, não contenham palavras riscadas e sejam acompanhados da documentação completa de apoio quando solicitado.

3. Após a reunião

Após cada reunião, os especialistas devem declarar suas despesas usando o formulário de reembolso online no link enviado na carta de convite/e-mail.

Allowance de viagem de carro: 0,22 EUR por quilômetro.

Permissões para países dentro da União Europeia: