Ofițerul Autorizator al Fundației Europene pentru Îmbunătățirea Condițiilor de Trai și de Muncă (Eurofound),

AVÂND ÎN VEDERE Regulamentul Consiliului (CEE) nr. 1365/75 din 26 mai 1975 privind crearea unei Fundații Europene pentru Îmbunătățirea Condițiilor de Trai și de Muncă, modificat prin Regulamentul Consiliului (CEE) nr. 1947/93 din 30 iunie 1993;

ȚINÂND CONT de Regulamentele Financiare ale Fundației Europene pentru Îmbunătățirea Condițiilor de Trai și de Muncă adoptate la 30 august 2019;

ȚINÂND CONT de necesitatea clarificării și actualizării regulilor anterioare;

ȚINÂND CONT de necesitatea simplificării procedurilor administrative atât pentru Experți, cât și pentru Eurofound, pentru a se concentra pe cercetare;

A adoptat următoarele reguli:

Articolul 1: Aplicabilitate și roluri

Persoanele cărora se aplică aceste Reguli:

• Persoane care nu sunt angajate de Eurofound sunt invitate să participe la întâlniri organizate de Eurofound în calitate de Experți, excluzând membrii instituțiilor și altor organisme ale Uniunii Europene.

• Consiliul Eurofound, membrii biroului și membrii comitetului consultativ (denumiți colectiv de acum în continuare "membri ai consiliului");

Articolul 2: Principii

Experții și membrii Consiliului de Administrație care participă la întâlnirile Eurofound ar trebui să sosească și să plece cât mai aproape de începutul și sfârșitul întâlnirii.

Cheltuielile de călătorie vor fi rambursate, iar alocațiile zilnice și de hotel vor fi plătite conform regulilor actuale.

În cazul în care Eurofound oferă un pachet "all-inclusive", adică organizarea și plata directă pentru transport (de exemplu, zboruri, trenuri, autobuz), cazare, mese și transport local, nu se va plăti nicio alocație suplimentară experților/membrului Consiliului. Orice abatere de la un pachet de călătorie aranjat nu stabilește niciun drept la rambursare.

Articolul 3: Respectarea formalităților administrative

Experții și membrii Consiliului trebuie să respecte formalitățile administrative aplicabile la momentul invitației. Formalitățile administrative aplicabile sunt descrise în Anexa A.1.

Articolul 4: Transparență

Serviciile responsabile cu rambursarea vor avea dreptul de a efectua orice verificări care ar putea fi necesare și de a solicita orice dovadă de la Expert și de la membrul Consiliului de Administrație necesare în acest scop.

Articolul 5: Informații generale privind organizarea călătoriilor

5.1. Costurile de călătorie vor fi rambursate pe baza principiului cheltuielii totale cele mai economice.

5.2. Experții și membrii Consiliului au dreptul la rambursarea cheltuielilor de călătorie suportate pentru deplasarea între locul de origine și locul întâlnirii.

5.3. Dacă, din motive personale sau profesionale, experții și membrii Consiliului călătoresc dintr-un loc diferit sau către locul lor de origine, cheltuielile de călătorie vor fi rambursate atâta timp cât acestea sunt în țările UE și în limitele aplicabile. Dacă zilele de sosire/plecare sunt diferite de cele ale întâlnirii (dar în limita a +2/-2 zile), călătoria va fi de asemenea rambursată, în limitele de plafon aplicabile. Dacă este mai lungă (în afara +2/-2 zile), va exista o contribuție la discreția Eurofound.

5.4. Următoarele plafoane indicative se aplică costurilor de călătorie:

Rambursarea maximă posibilă (plafon):
Călătorii în Europa 800 EUR
Călătorii în afara Europei 1.500 EUR

5.5. Dacă costurile de călătorie depășesc aceste plafone, este necesară aprobarea prealabilă din partea Eurofound pentru a obține rambursarea integrală. În absența unei astfel de aprobări, rambursarea va fi limitată la sumele plafon.

5.6. Costurile de deplasare vor fi rambursate doar unui singur expert sau membru al Consiliului pe ședință, cu excepția cazului în care este invitat altfel (de exemplu, membri supleanți ai Consiliului la ședințele de grup). Dacă un expert sau membru al Consiliului este înlocuit de altul în timpul ședinței, acesta din urmă nu va avea dreptul la costuri de călătorie.

Articolul 6: Reguli privind transporturile

6.1. Călătorii cu trenul și/sau autobuzul pe distanțe lungi

În principiu, pentru călătorii de mai puțin de 400 km (doar dus, conform distanței oficiale pe calea ferată), calea ferată de primă clasă sau autobuzul de lungă distanță reprezintă mijlocul adecvat de transport.

Călătoria cu trenul și/sau autobuzul pe distanțe lungi nu include transportul local (cu excepția întâlnirilor desfășurate în sediul Eurofound din Dublin (vezi 6.5); transportul local este considerat a avea loc între aeroport și zona orașului de origine/locul de întâlnire) către un aeroport inclus în Allowance-ul zilnic.

Trebuie folosită cea mai scurtă și economică rută între locul de origine și locul unde are loc întâlnirea. Costul rezervării locurilor și transportul bagajelor necesare sunt cheltuieli eligibile.

Biletele de tren trebuie rezervate cât mai curând posibil după primirea invitației de la Eurofound.

6.2. Călătorie cu avionul

Călătoria cu avionul trebuie folosită doar dacă distanța dintre locul de origine și locul întâlnirii depășește 400 km sau când este implicată o traversare pe mare.

Biletele de avion trebuie rezervate la cea mai mică clasă economică disponibilă și cât mai curând posibil după primirea invitației de la Eurofound.

Biletele de avion rezervate într-o clasă mai mare decât Economy nu vor fi rambursate. Dacă, în circumstanțe excepționale, rezervarea unui bilet de avion la clasa economică nu este posibilă, experții și membrii Consiliului de Administrație ar trebui să solicite aprobarea prealabilă din partea Eurofound. Dacă nu a fost acordată aprobarea prealabilă, o rambursare parțială poate fi oferită la discreția ofițerului autorizator.

Dacă durata zborului este de șase sau mai multe ore, se poate rezerva clasa business, însă plafonurile conform punctului 5.4 se aplică în continuare.

6.3. Rezervări întârziate, modificări ale orelor întâlnirilor și anularea întâlnirilor

Dacă biletele sunt rezervate cu mai puțin de 10 zile înainte și depășesc plafonul conform punctului 5.4. Experții și membrii Consiliului de Administrație vor solicita aprobarea prealabilă a rezervării din partea Eurofound.

Dacă nu a fost acordată aprobare prealabilă, Eurofound își rezervă dreptul de a rambursa suma pe care o consideră potrivită. Această regulă nu se aplică dacă invitația la întâlnire a fost trimisă cu mai puțin de 20 de zile înainte de aceasta.

Dacă Eurofound schimbă orele întâlnirilor într-un mod care impune modificări ale programului de călătorie sau anulează întâlnirea, orice costuri de călătorie deja suportate vor fi rambursate la prezentarea documentelor justificative originale.

6.4. Costuri eligibile de călătorie

Următoarele elemente sunt considerate costuri eligibile:

Taxe pe biletele de avion

• Onorariile agenților de turism

• Taxele pentru cardurile de credit

• Rezervarea locurilor

• Transportul bagajelor necesare

• Taxele de check-in la aeroport.

6.5. Costuri de călătorie neeligibile

Următoarele elemente nu sunt considerate costuri eligibile:

• Bagaje în exces, cu excepția cazului în care este justificat pe baza cerințelor oficiale

• Îmbarcarea prioritară, fast-track-ul, locurile preferențiale și orice alte suplimentare de călătorie nu sunt rambursate dacă există o taxă suplimentară și nu fac parte din tariful economy

• Costul asigurărilor de sănătate, viață și bagaje

• Taxă pentru anulare, reprogramare sau schimbare, cu excepția cazului în care Eurofound solicită

• Transfer local la aeroport cu taxiul, autobuzul, trenul sau alt mijloc de transport public. În cazul întâlnirilor desfășurate la sediul Eurofound din Dublin, transferul către și dinspre aeroport poate fi rambursat dacă nu au fost organizate aranjamente de transfer de către Eurofound și nu există transport public rezonabil disponibil (de exemplu, în afara orelor de funcționare ale autobuzelor sau dacă hotelul nu este aproape de o stație de autobuz pentru serviciile de transfer de la aeroport).

6.6. Călătorie cu mașina

Experții și membrii Consiliului care călătoresc cu mașina sau motocicleta fac acest lucru pe propriul risc. Eurofound renunță la orice răspundere în cazul oricărui accident care ar putea avea loc în timpul călătoriei.

Utilizarea unei mașini private (motocicletă prin analogie) este rambursată pe baza unui tarif fix stabilit în Anexa A.2, între locul de origine și locul de întâlnire și întors, pentru o persoană care călătorește singură, ținând cont de cea mai scurtă rută de la locul de origine la locul de întâlnire.

Atunci când două sau mai multe persoane îndreptățite la rambursarea cheltuielilor de călătorie folosesc aceeași mașină, doar persoana responsabilă de mașină va fi rambursată la rata de 150%.

Numărul de kilometri parcurși și numărul de înmatriculare a mașinii trebuie întotdeauna furnizate. Următoarele elemente nu sunt considerate cheltuieli eligibile:

• Costurile taxelor de taxare pe autostradă

• Închirierea mașinilor și costurile cu combustibilul

• Costurile transportului mașinii pe mare

• Costurile de parcare la aeroport și hotel.

Articolul 7: Documente justificative

Cheltuielile de călătorie sunt rambursate la prezentarea documentelor originale, a biletelor sau a printurilor de pe internet în cazul achiziției online. Documentele depuse trebuie să arate: numele pasagerului, clasa de călătorie, timpii de călătorie și prețul plătit. Dacă nu este menționat niciun preț pe documente, va fi necesară o factură.

Articolul 8: Reguli privind indemnizația de subzistență zilnică

8.1. Experții și membrii Consiliului invitați de Eurofound la o ședință pot primi Alocații de Subzistență, cu condiția ca acest lucru să fie menționat în invitație.

8.2. Alocațiile pentru subzistență cuprind:

• Alocația zilnică acoperă toate cheltuielile la locul unde are loc întâlnirea, inclusiv costul meselor și transportului local (autobuz, tramvai, metrou, taxi etc).

• Alocația de hotel care acoperă costurile de cazare la locul întâlnirii (Plafonurile sunt stabilite în Anexa A.3.)

8.3. Alocația zilnică rambursată va fi întotdeauna egală cu numărul zilelor de ședință.

8.4. Alocația pentru hotel va fi egală cu numărul de zile de întâlnire. Numărul total de alocații de hotel rambursate la locul întâlnirii poate fi crescut la numărul total de zile de întâlnire + 1 dacă aranjamentele de călătorie impun acest lucru.

În cazuri excepționale și la discreția Eurofound, alocația de hotel poate fi majorată la numărul total de zile de întâlnire + 2, dacă nu există posibilitatea de a părăsi locul întâlnirii în ziua următoare.

Alocația de hotel este rambursată doar dacă documentele de călătorie (bilete de avion și lista de prezență) demonstrează necesitatea unei astfel de rambursări.
 

Articolul 9: Reguli privind acomodarea

9.1. Dacă locul de origine menționat în invitație este egal sau mai mic de 100 km de locul întâlnirii, hotelul nu va fi rambursat, doar costurile de călătorie și alocația zilnică vor fi rambursate.

9.2. Mesele (prânzuri sau cine) oferite de Eurofound sau de orice altă terță parte în timpul unei întâlniri organizate de Eurofound vor fi reținute din Indemnizații la rata de 30% din Alocația Zilnică.

9.3 Gustările oferite de Eurofound sau de orice altă terță parte în timpul unei întâlniri organizate de Eurofound vor fi deduse din Indemnizații la rata de 15% din Alocația Zilnică.

Articolul 10: Alte reguli privind păstrarea documentelor justificative, alte cheltuieli și termenul pentru cererile de despăgubire

10.1. Copiile tuturor documentelor de călătorie trebuie păstrate de Experți și membrii Consiliului până la primirea plății.

10.2. Orice costuri suplimentare de călătorie, alocații de hotel și alocații zilnice suportate de experți și membrii Consiliului de administrație, cauzate de circumstanțe personale neprevăzute (de exemplu, probleme de familie, boală etc.) vor fi rambursabile doar dacă se oferă o justificare (de exemplu, un certificat medical) și costurile deja suportate nu pot fi recuperate.

10.3 O taxă de expert poate fi plătită experților dacă este autorizată de șeful unității Eurofound responsabil cu organizarea întâlnirii. Suma va fi în conformitate cu politica internă a Eurofound în această privință.

10.4. Experții sunt obligați să respecte un termen limită pentru solicitarea cheltuielilor de călătorie și a alocațiilor de subzistență de două luni după încheierea întâlnirii. După acest termen limită, Eurofound este absolvit de orice obligație de a rambursa cheltuielile de călătorie sau de a plăti orice indemnizații.

Articolul 11: Reguli generale pentru aranjamentele de plată

11.1. Cheltuielile de călătorie vor fi rambursate în euro conform regulii de curs valutar a Comisiei Europene în prima zi a lunii în care are loc întâlnirea.

11.2. Toate rambursările trebuie făcute într-un singur cont bancar în termen de două luni după primirea cererii complete de rambursare și a documentației justificative.

11.3. La solicitarea cheltuielilor, în formularul de cerere, membrul Consiliului/expertul trebuie să facă o declarație prin care să declare dacă rambursările trebuie să fie în contul său privat sau în contul angajatorului său. În cazul în care se alege contul privat, Eurofound își rezervă dreptul de a-și informa angajatorul despre aranjamentele de rambursare.

11.4. Experții și membrii Consiliului pot fi obligați să ramburseze orice sumă plătită din greșeală.

Acest capitol se aplică oricărei persoane care însoțește o persoană cu dizabilități, invitată ca expert sau membru al Consiliului.

Articolul 12: Regula pentru revendicarea cheltuielilor împotriva vătămărilor morale, materiale sau corporale suferite

Orice vătămare morală, materială sau corporală suferită fie de un expert invitat de Eurofound, fie de persoana responsabilă de însoțirea unui expert cu dizabilități pe parcursul călătoriei sau a șederii sale în locul unde are loc întâlnirea, nu poate fi supusă unei cereri împotriva Eurofound, decât dacă aceasta poate fi imputată lui Eurofound.

Articolul 13: Cheltuieli suplimentare justificabile

Toate cheltuielile suportate de un expert cu dizabilități și de persoana sa însoțitoare, care nu sunt acoperite suficient de Indemnizațiile de Subzistență, pot fi rambursate la cererea ofițerului autorizator responsabil și la prezentarea documentelor necesare.

Articolul 14: Abrogarea și intrarea în vigoare

Aceste reguli înlocuiesc:

• regulile privind rambursarea alocațiilor de călătorie și subzistență și a altor cheltuieli pentru experții invitați la întâlnirile organizate de Eurofound (Doc. EF-GB-82-5), care au intrat în vigoare la 5 martie 2010.

• regulile care reglementează rambursarea cheltuielilor de călătorie și subzistență suportate de persoanele care nu sunt angajate de Eurofound și care sunt invitate să participe la întâlniri în calitate de expert (Doc. EF-AB 50/8(d)), care au intrat în vigoare la 29 noiembrie 1994.

• regulile privind rambursarea cheltuielilor de călătorie, subzistență și diverse ale membrilor Consiliului Administrativ (Doc EF-AB 6/9 (b)/1), care au intrat în vigoare la 3 martie 1978.

Aceste reguli intră în vigoare în prima zi a lunii următoare adoptării lor de către Ofițerul Autorizator al Eurofound.

Ivailo Kalfin
Director Executiv
Realizat la Dublin, 27/6/2025

1. Înregistrare

Pentru fiecare întâlnire trebuie făcută o înregistrare urmând instrucțiunile trimise în scrisoarea de invitație/email.

2. Întâlnire

Toate documentele relevante de călătorie trebuie trimise prin e-mail asistentului întâlnirii, la adresa de email indicată în invitație.

Experții care au participat anterior la o întâlnire rambursată de Comisia Europeană sau ale căror date personale și bancare sunt deja înregistrate la Comisia Europeană (și, prin urmare, au deja un "cod"), trebuie să furnizeze doar documentele de călătorie.

Experții care nu sunt înregistrați la Comisia Europeană trebuie să furnizeze, pe lângă documentele de călătorie, și formularul de cont bancar completat și semnat corespunzător (personal, privat sau public), acest document poate fi găsit la: Entități juridice și conturi bancare.

Formularul menționat mai sus trebuie semnat și datat de Expert. Trebuie furnizată o copie recentă a extrasului de cont bancar, unde numele Expertului și codul IBAN sunt clar vizibile; în absența acesteia, formularul trebuie ștampilat de bancă. De asemenea, trebuie furnizată scanarea actului de identitate și/sau a pașaportului expertului.

Experții trebuie să se asigure că formularele depuse sunt toate lizibile, nu conțin cuvinte tăiate și sunt însoțite de documentația completă acolo unde este solicitat.

3. După întâlnire

După fiecare întâlnire, experții trebuie să-și declare cheltuielile folosind formularul online de rambursare din linkul trimis în scrisoarea de invitație/email.

Alocația de călătorie cu mașina: 0,22 EUR pe kilometru.

Permise pentru țările din cadrul Uniunii Europene: