Pooblaščeni uradnik Evropske fundacije za izboljšanje življenjskih in delovnih pogojev (Eurofound),

OB UPOŠTEVANJU Uredbe Sveta (EGS) št. 1365/75 z dne 26. maja 1975 o ustanovitvi Evropske fundacije za izboljšanje življenjskih in delovnih pogojev, spremenjeno z uredbo Sveta (EGS) št. 1947/93 z dne 30. junija 1993;

OB UPOŠTEVANJU finančnih predpisov Evropske fundacije za izboljšanje življenjskih in delovnih pogojev, sprejetih 30. avgusta 2019;

OB POTREBI po pojasnitvi in posodobitvi prejšnjih pravil;

OB UPOŠTEVANJU potrebe po poenostavitvi upravnih postopkov tako za strokovnjake kot za Eurofound, da bi se lahko osredotočili na raziskave;

Sprejela je naslednja pravila:

Člen 1: Uporabnost in vloge

Osebe, za katere se ta pravila nanašajo:

• Osebe, ki niso zaposlene pri Eurofoundu, so bile povabljene k sodelovanju na sestankih, ki jih organizira Eurofound, v strokovni vlogi, razen članov institucij in drugih organov Evropske unije.

• Upravni odbor, člani biroja in člani svetovalnega odbora Eurofounda (skupaj imenovani 'člani upravnega odbora');

Člen 2: Načela

Strokovnjaki in člani upravnega odbora, ki se udeležujejo srečanj Eurofounda, naj prihajajo in odhajajo čim bližje začetku in koncu srečanja.

Potni stroški bodo povrnjeni, dnevne in hotelske dodatke pa v skladu s veljavno Uredbo.

Če Eurofound ponuja 'all-inclusive' paket, tj. organizira in neposredno plačuje prevoz (npr. letalski prevoz, vlak, avtobus), nastanitev, obroke in lokalni prevoz, strokovnjaku/članu odbora ne bo več izplačana dodatna nadomestila. Vsako odstopanje od dogovorjenega potovalnega paketa ne vzpostavlja pravice do povračila stroškov.

Člen 3: Spoštovanje upravnih formalnosti

Strokovnjaki in člani odbora morajo upoštevati administrativne formalnosti, ki veljajo ob času povabila. Ustrezne upravne formalnosti so opisane v Prilogi A.1.

Člen 4: Preglednost

Storitve, odgovorne za povračilo, imajo pravico opraviti vse potrebne preglede in zahtevati dokazila od strokovnjaka in člana odbora, ki so potrebna za ta namen.

Člen 5: Splošne informacije o organizaciji potovanj

5.1. Potni stroški se povrnejo na podlagi načela najbolj ekonomičnih skupnih stroškov.

5.2. Strokovnjaki in člani odbora imajo pravico do povračila potnih stroškov, nastalih pri potovanju med krajem izvora in krajem srečanja.

5.3. Če strokovnjaki in člani upravnega odbora iz osebnih ali poklicnih razlogov potujejo iz ali tja, ki ni njihov izvorni kraj, bodo potni stroški povrnjeni, dokler so v državah EU in znotraj veljavnega zgornjega meja. Če so dnevi prihoda/odhoda drugačni od dni srečanja (vendar v +2/-2 dneh), bo potovanje prav tako povrnjeno, znotraj ustreznega zgornjega meja. Če je daljši (razen +2/-2 dni), bo prispevek izvršen po presoji Eurofounda.

5.4. Za potne stroške veljajo naslednje indikativne omejitve:

Največje možno povračilo (zgornja meja):
Potovanje po Evropi 800 EUR
Potovanje izven Evrope 1.500 EUR

5.5. Če stroški potovanj presežejo te meje, je za pridobitev polnega povračila potrebna predhodna odobritev Eurofounda. Če takšne odobritve ni, bo povračilo omejeno na zgornje meje.

5.6. Potni stroški se povrnejo le enemu strokovnjaku ali članu odbora na sejo, razen če je povabljen drugače (npr. nadomestni člani odbora na sestankih skupine). Če enega strokovnjaka ali člana odbora med sestankom zamenja drug, slednji nima pravice do potnih stroškov.

Člen 6: Pravila o prevozu

6.1. Potovanje z vlakom in/ali daljinskim avtobusom

Načeloma je za vožnje manj kot 400 km (enosmerno, glede na uradno razdaljo po železnici) ustrezen prvi razred železnice ali avtobus na dolge razdalje.

Potovanje z vlakom in/ali avtobusom na dolge razdalje ne vključuje lokalnega prevoza (razen srečanj, ki potekajo na prostorih Eurofounda v Dublinu (glej 6.5); lokalni prevoz se šteje za poteka med letališčem in mestnim območjem kraja izhodišča/srečanja) do letališča, ki je vključeno v dnevno dovoljenje.

Uporabiti je treba najkrajšo in najbolj ekonomično pot med izvornim krajem in krajem srečanja. Stroški rezervacije sedežev in prevoza potrebne prtljage so upravičeni stroški.

Vozovnice za vlak je treba rezervirati čim prej po prejemu vabila od Eurofounda.

6.2. Potovanje z letalom

Potovanje z letalom naj se uporablja le, če je razdalja med izhodiščem in krajem srečanja večja od 400 km ali kadar gre za prečkanje morja.

Letalske vozovnice je treba rezervirati v najnižjem razpoložljivem ekonomskem razredu in čim prej po prejemu vabila od Eurofounda.

Letalske vozovnice, kupljene v višjem razredu od ekonomskega, ne bodo povrnjene. Če v izjemnih okoliščinah rezervacija letalske vozovnice v ekonomskem razredu ni mogoča, naj strokovnjaki in člani upravnega odbora predhodno poiščejo odobritev Eurofounda. Če predhodno odobritev ni bila izdana, se lahko delno povračilo ponudi po presoji pooblaščenega uradnika.

Če je trajanje leta šest ali več ur, je mogoče rezervirati poslovni razred, vendar še vedno veljajo omejitve po točki 5.4.

6.3. Pozne rezervacije, spremembe ur sestankov in odpovedi sestankov

Če so vozovnice rezervirane manj kot 10 dni vnaprej in presežejo zgornjo mejo po točki 5.4. Strokovnjaki in člani upravnega odbora morajo predhodno pridobiti odobritev rezervacije s strani Eurofounda.

Če predhodno odobritev ni bila izdana, si Eurofound pridržuje pravico, da povrne znesek, ki se mu zdi primeren. To pravilo ne velja, če je bilo vabilo na sestanek poslano manj kot 20 dni pred sestankom.

Če Eurofound spremeni čas srečanj na način, ki zahteva spremembe v urniku potovanj, ali odpove sestanek, se vsi že nastali stroški potovanja povrnejo ob predložitvi izvirnih podpornih dokumentov.

6.4. Upravičeni stroški potovanja

Naslednje postavke veljajo za upravičene stroške:

Letalski davki

• Stroški potovalnega agenta

• Stroški kreditnih kartic

• Rezervacija sedežev

• Prevoz potrebne prtljage

• Pristojbine za prijavo na letališče.

6.5. Neupravičeni stroški potovanja

Naslednje postavke se ne štejejo za upravičene stroške:

• Presežna prtljaga, razen če je to upravičeno zaradi uradnih zahtev

• Prednostno vkrcavanje, hitra pot, prednostni sedeži in drugi potovalni dodatki se ne povrnejo, če je dodatna pristojbina in niso vključeni v ekonomsko vozovnico

• Stroški zdravstvenega, življenjskega in prtljažnega zavarovanja

• Preklic, ponovna rezervacija ali sprememba pristojbine, razen če to zahteva Eurofound

• Prevoz na lokalno letališče je omogočen s taksijem, avtobusom, vlakom ali drugim javnim prevozom. V primeru sestankov, ki potekajo na prostorih Eurofounda v Dublinu, se lahko prevoz na letališče in nazaj povrne, če Eurofound ni organiziral prevoza in ni na voljo primernega javnega prevoza (npr. izven delovnega časa avtobusov ali če hotel ni blizu avtobusne postaje za letališke prevoze).

6.6. Potovanje z avtomobilom

Strokovnjaki in člani upravnega odbora, ki potujejo z avtomobilom ali motorjem, to počnejo na lastno odgovornost. Eurofound se odpoveduje vsakršni odgovornosti za kakršnokoli nesrečo, ki se lahko zgodi med potovanjem.

Uporaba zasebnega avtomobila (po analogiji motornega kolesa) se povrne na podlagi pavšalne tarife, določene v Prilogi A.2, med krajem izhodišča in krajem srečanja ter nazaj za eno osebo, ki potuje sama, pri čemer se upošteva najkrajša pot od kraja izhodišča do kraja srečanja.

Če isti avto uporabljata dve ali več osebah, ki so upravičene do povračila potnih stroškov, se povrne le oseba, ki je odgovorna za avto, po stopnji 150 %.

Vedno je treba navesti število prevoženih kilometrov in registrsko številko avtomobila. Naslednje postavke se ne štejejo za upravičene stroške:

• Stroški cestnine na avtocestah

• Najem avtomobila in stroški goriva

• Stroški prevoza avtomobila po morju

• Stroški parkiranja na letališču in v hotelih.

Člen 7: Podporni dokumenti

Potni stroški se povrnejo ob predložitvi originalnih dokumentov, vozovnic ali spletnih izpiskov v primeru spletnega nakupa. Predloženi dokumenti naj vsebujejo: ime potnika, potovalni razred, čas potovanja in plačano ceno. Če v dokumentih ni navedena cena, je zahtevana faktura.

Člen 8: Pravila o dnevni preživetju

8.1. Strokovnjaki in člani upravnega odbora, ki jih Eurofound povabi na sestanek, lahko prejmejo preživetvene dodatke, če je to navedeno v vabilu.

8.2. Preživetjske dodatke vključujejo:

• Dnevni prispevek krije vse stroške na kraju srečanja, vključno s stroški prehrane in lokalnega prevoza (avtobus, tramvaj, podzemna železnica, taksi itd.).

• Hotelsko nadomestilo, ki krije stroške nastanitve na kraju sestanka (zgornje meje so določene v prilogi A.3.)

8.3. Povrnjen dnevni prispevek je vedno enak številu dni sestankov.

8.4. Hotelski dodatek je enak številu dni srečanj. Skupno število hotelskih dodatkov, ki se povrnejo na kraju srečanja, se lahko poveča na skupno število dni srečanj + 1, če to zahtevajo potovalne ureditve.

V izjemnih primerih in po presoji Eurofounda se lahko hotelski dodatek dodatno poveča na skupno število dni srečanja+2, če naslednji dan ni mogoče zapustiti kraja srečanja.

Hotelski dodatek se povrne le, če potovalni dokumenti (letalske vozovnice in seznam udeležencev) dokazujejo potrebo po takšnem povračilu.
 

Člen 9: Pravila o prilagoditvah

9.1. Če je kraj izvora, naveden v vabilu, enak ali manj kot 100 km od kraja srečanja, hotelu ne bo povrnjena škoda, povrnejo se le potni stroški in dnevni prispevk.

9.2. Obroki (kosila ali večerje), ki jih Eurofound ali katera koli druga tretja oseba ponudi med sestankom, ki ga organizira Eurofound, se odštejejo od olajšav po stopnji 30 % dnevnega dodatka.

9.3 Prigrizki, ki jih Eurofound ali katera koli druga tretja oseba ponudi med sestankom, ki ga organizira Eurofound, se odštejejo od Allowance po stopnji 15 % dnevnega dodatka.

Člen 10: Druga pravila o hranjenju podpornih dokumentov, drugih stroških in časovnih omejitvah za zahtevke

10.1. Kopije vseh potovalnih dokumentov morajo shraniti strokovnjaki in člani upravnega odbora do prejema plačila.

10.2. Vsi dodatni potni stroški, hotelske in dnevne dodatke, ki jih imajo strokovnjaki in člani odbora zaradi nepredvidenih osebnih okoliščin (npr. družinske zadeve, bolezen itd.), so vračljivi le, če je podana utemeljitev (npr. zdravniško potrdilo) in že nastalih stroškov ni mogoče povrniti.

10.3 Strokovnjakom je mogoče plačati strokovno plačilo, če to odobri vodja enote Eurofound, odgovoren za organizacijo srečanja. Znesek mora biti skladen z notranjo politiko Eurofounda glede tega vprašanja.

10.4. Strokovnjaki so dolžni spoštovati rok za uveljavljanje potnih stroškov in dodatkov za preživetje v dveh mesecih po koncu seje. Po tem roku je Eurofound oproščen kakršnekoli obveznosti povračila potnih stroškov ali plačila nadomestil.

Člen 11: Splošna pravila za plačilne dogovore

11.1. Potni stroški se povrnejo v evrih po pravilu menjalnega tečaja Evropske komisije na prvi dan v mesecu, ko bo seja potekala.

11.2. Vsa povračila morajo biti izvedena na en bančni račun v dveh mesecih po prejemu celotnega zahtevka za povračilo in podporne dokumentacije.

11.3. Pri uveljavljanju stroškov mora član Odbora/strokovnjak v obrazcu za uveljavljanje zahtevka podati izjavo, ali naj povračila pridejo na njegov zasebni račun ali na račun njegovega/njenega delodajalca. Če je izbran zasebni račun, si Eurofound pridržuje pravico, da delodajalca obvesti o dogovorih glede povračila.

11.4. Strokovnjaki in člani upravnega odbora so lahko dolžni povrniti vse zneske, plačane po napaki.

To poglavje velja za vsako osebo, ki spremlja osebo z invalidnostjo, povabljeno kot strokovnjak ali član upravnega odbora.

Člen 12: Pravilo za uveljavljanje stroškov zaradi moralnih, materialnih ali telesnih poškodb

Vsaka moralna, materialna ali telesna škoda, ki jo utrpi strokovnjak, ki ga povabi Eurofound, ali oseba, odgovorna za spremljanje strokovnjaka z invalidnostjo med potovanjem ali njegovim bivanjem na kraju, kjer poteka sestanek, ne sme biti predmet tožbe proti Eurofoundu, razen če jo je mogoče pripisati Eurofoundu.

Člen 13: Upravičeni dodatni stroški

Vsi stroški, ki jih imata strokovnjak z invalidnostjo in njegova spremljevalka in niso dovolj kriti z dodatki za preživetje, se lahko povrnejo na zahtevo odgovornega pooblaščenca in ob predložitvi potrebnih dokumentov.

Člen 14: Razveljavitev in začetek veljavnosti

Ta pravila nadomeščajo:

• pravila za povračilo potnih in preživetvenih dodatkov ter drugih stroškov za strokovnjake, povabljene na srečanja, ki jih organizira Eurofound (Doc. EF-GB-82-5), ki so začela veljati 5. marca 2010.

• pravila, ki urejajo povračilo potnih in preživetvenih stroškov, ki jih imajo osebe, ki niso zaposlene pri Eurofoundu in so povabljene na sestanke v strokovni vlogi (Doc. EF-AB 50/8(d)), ki so začela veljati 29. novembra 1994.

• pravila o povračilu stroškov potovanj, preživetja in različnih drugih stroškov članov Upravnega odbora (Doc EF-AB 6/9 (b)/1), ki so začela veljati 3. marca 1978.

Ta pravila začnejo veljati prvi dan v mesecu po sprejetju s strani pooblaščenega uradnika Eurofounda.

Ivailo Kalfin
Izvršni direktor
Urejeno v Dublinu, 27. 6. 2025

1. Registracija

Za vsak sestanek je treba opraviti registracijo v skladu z navodili, poslanimi v vabilu/e-pošti.

2. Sestanek

Vsi relevantni potovalni dokumenti morajo biti predloženi po elektronski pošti asistentu sestanka na e-poštni naslov, naveden v vabilu.

Strokovnjaki, ki so se prej udeležili sestanka, ki ga je Evropska komisija povrnila, ali katerih osebni in bančni podatki so že registrirani pri Evropski komisiji (in zato že imajo 'kodo'), morajo predložiti le potovalne dokumente.

Strokovnjaki, ki niso registrirani pri Evropski komisiji, morajo poleg potovalnih dokumentov predložiti tudi ustrezno izpolnjen in podpisan obrazec pravne osebe/bančnega računa (osebni, zasebni ali javni); ta dokument je na voljo na: Pravne osebe in bančni računi.

Obrazec zgoraj naveden naj bo podpisan in datiran s strani strokovnjaka. Predložiti je treba svežo kopijo bančnega izpiska, kjer sta jasno vidna ime strokovnjaka in koda IBAN, v primeru odsotnosti naj bo obrazec žigosan s strani banke. Prav tako je treba predložiti skeniranje osebne izkaznice in/ali potnega lista strokovnjaka.

Strokovnjaki morajo zagotoviti, da so vsi predloženi obrazci berljivi, ne vsebujejo prečrtanih besed in so priloženi popolni podporni dokumenti, kjer je to zahtevano.

3. Po sestanku

Po vsakem sestanku morajo strokovnjaki uveljavljati svoje stroške z uporabo spletnega obrazca za povračilo, ki je priložen v vabilu/e-pošti.

Dovoljenje za prevoz avtomobila: 0,22 EUR na kilometer.

Dovoljenja za države znotraj Evropske unije: