De Autoriserende Ambtenaar van de Europese Stichting voor de Verbetering van Leef- en Arbeidsomstandigheden (Eurofound),

MET INACHTNEMING VAN RAADSVERORDENING (EEG) NR. 1365/75 VAN 26 MEI 1975 INZAKE DE OPRICHTING VAN EEN Europese Stichting ter Verbetering van Leef- en Arbeidsomstandigheden, zoals gewijzigd door Raadsverordening (EEG) nr. 1947/93 van 30 juni 1993;

MET BETREKKING TOT DE FINANCIËLE REGELS VAN DE FINANCIËLE REGELGEVING VAN DE Europese Stichting voor de Verbetering van Leef- en Arbeidsomstandigheden, aangenomen op 30 augustus 2019;

MET INACHTNEMING VAN DE NOODZAAK om de eerdere regels te verduidelijken en bij te werken;

MET OOG OP DE NOODZAAK om administratieve procedures voor zowel experts als Eurofound te vereenvoudigen om zich op onderzoek te kunnen richten;

Heeft de volgende regels aangenomen:

Artikel 1: Toepasbaarheid en rollen

Personen op wie deze regels van toepassing zijn:

• Personen die niet bij Eurofound in dienst zijn, worden uitgenodigd om deel te nemen aan vergaderingen die door Eurofound worden georganiseerd in een deskundige hoedanigheid, met uitzondering van leden van instellingen en andere organen van de Europese Unie.

• De leden van de Raad van Bestuur, Bureau en Adviescomité van Eurofound (gezamenlijk hierna 'Bestuursleden' genoemd);

Artikel 2: Principes

Deskundigen en bestuursleden die de Eurofound-vergaderingen bijwonen, dienen zo dicht mogelijk bij het begin en einde van de vergadering te arriveren en te vertrekken.

Reiskosten worden vergoed en dag- en hotelvergoedingen worden betaald overeenkomstig de huidige regels.

In het geval dat Eurofound een 'all-inclusive' pakket aanbiedt, dat wil zeggen dat het vervoer (bijv. vluchten, trein, bus), accommodatie, maaltijden en lokaal vervoer direct wordt georganiseerd en betaald, wordt er geen extra vergoeding aan de expert/bestuurslid betaald. Elke afwijking van een geregeld reispakket beschrijft geen recht op terugbetaling.

Artikel 3: Naleving van de administratieve formaliteiten

Deskundigen en bestuursleden voldoen aan de administratieve formaliteiten die van toepassing zijn op het moment van de uitnodiging. De toepasselijke administratieve formaliteiten zijn beschreven in Bijlage A.1.

Artikel 4: Transparantie

De diensten die verantwoordelijk zijn voor de vergoeding hebben het recht om eventuele benodigde controles uit te voeren en om bewijs te vragen van de deskundige en het bestuurslid dat hiervoor nodig is.

Artikel 5: Algemene informatie over de organisatie van reizen

5.1. Reiskosten worden terugbetaald op basis van het principe van de meest economische totale uitgave.

5.2. Deskundigen en bestuursleden hebben recht op vergoeding van reiskosten die zijn gemaakt bij reizen tussen de plaats van herkomst en de plaats van de vergadering.

5.3. Indien deskundigen en bestuursleden om persoonlijke of professionele redenen van of naar een andere plaats reizen dan hun herkomstplaats, worden reiskosten vergoed zolang deze zich in EU-landen bevinden en binnen het toepasselijke plafond vallen. Als de dagen van aankomst/vertrek verschillen van de vergaderdagen (maar binnen +2/-2 dagen), wordt de reis ook vergoed, binnen het toepasselijke plafond. Als het langer is (buiten +2/-2 dagen), wordt er naar goeddunken van Eurofound een bijdrage gedaan.

5.4. De volgende indicatieve plafonds zijn van toepassing op reiskosten:

Maximale vergoeding mogelijk (plafond):
Reizen binnen Europa 800 EUR
Reizen buiten Europa 1.500 EUR

5.5. Als de reiskosten deze plafonds overschrijden, is voorafgaande goedkeuring door Eurofound vereist om volledige vergoeding te verkrijgen. Bij afwezigheid van zo'n goedkeuring zal de vergoeding beperkt blijven tot de plafondbedragen.

5.6. Reiskosten worden per vergadering slechts aan één deskundige of bestuurslid terugbetaald, tenzij anders uitgenodigd (bijvoorbeeld plaatsvervangende bestuursleden bij groepsvergaderingen). Als een deskundige of bestuurslid tijdens de vergadering wordt vervangen door een ander, heeft laatstgenoemde geen recht op reiskosten.

Artikel 6: Regels over vervoer

6.1. Reizen per trein en/of langeafstandsbus

In principe is voor reizen van minder dan 400 km (enkele reis, volgens officiële afstand per spoor) eersteklas spoor of langeafstandsbus het adequate vervoermiddel.

Reizen per trein en/of langeafstandsbus omvat geen lokaal vervoer (met uitzondering van vergaderingen op het terrein van Eurofound in Dublin (zie 6.5); lokaal vervoer wordt geacht plaats te vinden tussen de luchthaven en het stadsgebied van de herkomstplaats/ontmoetingsplaats) naar een luchthaven die is opgenomen in de Daily Allowance.

De kortste en meest economische route tussen de plaats van herkomst en de plaats waar de bijeenkomst plaatsvindt, moet worden gebruikt. De kosten van stoelreserveringen en het vervoer van noodzakelijke bagage zijn in aanmerking komende kosten.

Treinkaartjes moeten zo snel mogelijk worden geboekt na ontvangst van de uitnodiging van Eurofound.

6.2. Reizen per vliegtuig

Reizen per vliegtuig mag alleen worden gebruikt als de afstand tussen de plaats van herkomst en de plaats van de ontmoeting meer dan 400 km bedraagt of wanneer er een zeeoversteek betrokken is.

Vliegtickets moeten worden geboekt in de laagst beschikbare Economy Class en zo snel mogelijk na ontvangst van de uitnodiging van Eurofound.

Vliegtickets die in een hogere klasse dan Economy zijn geboekt, worden niet terugbetaald. Indien het onder uitzonderlijke omstandigheden niet mogelijk is om een Economy Class vliegticket te boeken, dienen experts en bestuursleden voorafgaande goedkeuring te vragen bij Eurofound. Wanneer er geen voorafgaande goedkeuring is gegeven, kan een gedeeltelijke vergoeding worden aangeboden naar goeddunken van de machtigende functionaris.

Als de vliegduur zes uur of meer is, kan business class worden geboekt, maar er blijven plafonds volgens punt 5.4 van toepassing.

6.3. Late boeking, wijzigingen in vergadertijden en annulering van vergaderingen

Als tickets minder dan 10 dagen van tevoren zijn geboekt en de limiet overschrijden volgens punt 5.4. Deskundigen en bestuursleden dienen voorafgaande goedkeuring van de boeking door Eurofound te vragen.

Als er geen voorafgaande goedkeuring is gegeven, behoudt Eurofound zich het recht voor om het bedrag te vergoeden dat het passend acht. Deze regel geldt niet als de uitnodiging voor de vergadering minder dan 20 dagen voor de vergadering is verstuurd.

Indien Eurofound de vergadertijden zo wijzigt dat het reisschema moet worden gewijzigd, of de bijeenkomst annuleert, worden eventuele gemaakte reiskosten vergoed bij overleg van de originele ondersteunende documenten.

6.4. In aanmerking komende reiskosten

De volgende items worden beschouwd als in aanmerking komende kosten:

Vliegtariefbelastingen

• Reisagentkosten

• Creditcardkosten

• Stoelreservering

• Transport van noodzakelijke bagage

• Luchthaven incheckkosten.

6.5. Niet-in aanmerking komende reiskosten

De volgende posten worden niet als in aanmerking komende kosten beschouwd:

• Buitenbagage tenzij gerechtvaardigd op grond van officiële vereisten

• Priority boarding, fast-track, preferred seating en andere reisextra's worden niet vergoed als er een extra vergoeding is en geen onderdeel is van het economytarief

• Kosten van ziektekosten-, levens- en bagageverzekering

• Annulering, herboeking of wijzigingskosten tenzij Eurofound hierom vraagt

• Lokale luchthavenvervoer per taxi, bus, trein of andere vormen van openbaar vervoer. In het geval van vergaderingen op het terrein van Eurofound in Dublin kan overstap van en naar de luchthaven worden vergoed, mits Eurofound geen overstapregelingen heeft geregeld en er geen redelijk openbaar vervoer beschikbaar is (bijvoorbeeld buiten de openingstijden van bussen of als het hotel niet dicht bij een bushalte voor de luchthavenpendeldiensten ligt).

6.6. Reizen met de auto

Deskundigen en bestuursleden die met de auto of motor reizen, doen dit op eigen risico. Eurofound wijst alle aansprakelijkheid af met betrekking tot elk ongeluk dat tijdens de reis kan plaatsvinden.

Het gebruik van een privéauto (motorfiets in analogie) wordt terugbetaald op basis van een vast tarief zoals vastgelegd in Bijlage A.2, tussen de herkomst en de ontmoetingsplaats en terug voor één persoon die alleen reist, rekening houdend met de kortste route van de plaats van herkomst naar de plaats van ontmoeting.

Wanneer twee of meer personen die recht hebben op reiskosten dezelfde auto gebruiken, wordt alleen de verantwoordelijke persoon voor de auto vergoed tegen een tarief van 150%.

Het aantal afgelegde kilometers en het registratienummer van de auto moeten altijd worden opgegeven. De volgende posten worden niet als in aanmerking komende uitgaven beschouwd:

• Tolkosten voor snelwegen

• Autoverhuur en brandstofkosten

• Kosten voor het vervoer van de auto per schip

• Parkeerkosten op luchthavens en hotels.

Artikel 7: Ondersteunende documenten

Reiskosten worden vergoed bij het tonen van de originele documenten, tickets of internetprints in geval van online aankoop. De ingediende documenten moeten bevatten: de naam van de passagier, de reisklasse, de reistijden en de betaalde prijs. Als er geen prijs op de documenten staat, is een factuur vereist.

Artikel 8: Regels over de dagelijkse bestaanstoelage

8.1. Deskundigen en bestuursleden die door Eurofound voor een vergadering worden uitgenodigd, kunnen Subsistenzvergoedingen ontvangen, mits dit in de uitnodiging wordt vermeld.

8.2. Bestaanstoeslagen omvatten:

• Dagvergoeding dekt alle kosten op de locatie waar de bijeenkomst plaatsvindt, inclusief de kosten van maaltijden en lokaal vervoer (bus, tram, metro, taxi, enz.).

• Hotelvergoeding die de verblijfskosten op de vergaderlocatie dekt (plafonds zijn vastgelegd in Bijlage A.3.)

8.3. De dagvergoeding die wordt vergoed is altijd gelijk aan het aantal vergaderdagen.

8.4. De hotelvergoeding is gelijk aan het aantal vergaderdagen. Het totale aantal hoteltoelagen dat op de vergaderplaats wordt vergoed, kan worden verhoogd tot het totale aantal vergaderdagen + 1 indien de reisarrangementen dat vereisen.

In uitzonderlijke gevallen en naar goeddunken van Eurofound kan de hotelvergoeding verder worden verhoogd tot het totale aantal vergaderdagen+ 2, als er geen mogelijkheid is om de vergaderlocatie de volgende dag te verlaten.

De hotelvergoeding wordt alleen terugbetaald als reisdocumenten (vliegtickets en bezoeklijst) bewijs tonen van de noodzaak van een dergelijke vergoeding.
 

Artikel 9: Regels over accommodatie

9.1. Wanneer de in de uitnodiging genoemde herkomstplaats gelijk is aan of minder dan 100 km van de ontmoetingsplaats, wordt het hotel niet vergoed, alleen reiskosten en dagvergoeding worden vergoed.

9.2. Maaltijden (lunches of diners) aangeboden door Eurofound of een andere derde partij tijdens een door Eurofound georganiseerde vergadering worden afgetrokken van de toelagen tegen een tarief van 30% van de dagvergoeding.

9.3 Snackmaaltijden aangeboden door Eurofound of een andere derde partij tijdens een door Eurofound georganiseerde vergadering worden afgetrokken van de toelagen tegen een tarief van 15% van de dagvergoeding.

Artikel 10: Andere regels over het bewaren van ondersteunende documenten, andere kosten en termijnen voor claims

10.1. Kopieën van alle reisdocumenten moeten door deskundigen en bestuursleden worden bewaard totdat betaling is ontvangen.

10.2. Eventuele extra reiskosten, hotel- en dagvergoedingen die door experts en bestuursleden worden gemaakt als gevolg van onvoorziene persoonlijke omstandigheden (zoals familiezaken, ziekte, enz.) zijn alleen terugbetaalbaar als er een rechtvaardiging (bijv. een medisch attest) is verstrekt en de reeds gemaakte kosten niet kunnen worden terugbetaald.

10.3 Een deskundigenvergoeding kan worden betaald aan experts indien gemachtigd door het Eurofound-hoofd van de eenheid dat verantwoordelijk is voor het organiseren van de bijeenkomst. Het bedrag is in overeenstemming met het interne beleid van Eurofound op dit gebied.

10.4. Experts zijn verplicht een termijn voor het indienen van reiskosten en bestaansvergoedingen van twee maanden na afloop van de vergadering te respecteren. Na deze deadline is Eurofound vrijgesteld van elke verplichting om reiskosten te vergoeden of eventuele vergoedingen te betalen.

Artikel 11: Algemene regels voor betalingsregelingen

11.1. Reiskosten worden in euro vergoed volgens de wisselkoersregel van de Europese Commissie op de eerste dag van de maand waarin de vergadering plaatsvindt.

11.2. Alle terugbetalingen worden binnen twee maanden na ontvangst van de volledige terugbetalingsclaim en ondersteunende documenten op één bankrekening gedaan.

11.3. Bij het declareren van kosten moet het bestuurslid/expert in het claimformulier een verklaring afleggen waarin wordt verklaard of de vergoedingen op hun privérekening of op die van zijn/haar werkgever moeten worden gedaan. Indien het particuliere account wordt gekozen, behoudt Eurofound zich het recht voor om hun werkgever te informeren over hun terugbetalingsregelingen.

11.4. Deskundigen en bestuursleden kunnen worden verplicht om eventuele onterecht betaalde bedragen terug te betalen.

Dit hoofdstuk is van toepassing op iedereen die een persoon met een handicap begeleidt die als deskundige of bestuurslid is uitgenodigd.

Artikel 12: Regel voor het claimen van kosten tegen morele, materiële of lichamelijke schade die is opgelopen

Elk moreel, materieel of lichamelijk letsel dat wordt veroorzaakt door een door Eurofound uitgenodigde deskundige of door de persoon die verantwoordelijk is voor het begeleiden van een deskundige met een handicap tijdens de reis of tijdens zijn verblijf op de plaats waar de bijeenkomst plaatsvindt, mag niet onderwerp zijn van een vordering tegen Eurofound tenzij het aan Eurofound kan worden toegeschreven.

Artikel 13: Gerechtvaardigde extra kosten

Alle kosten gemaakt door een deskundige met een handicap en zijn/haar begeleider die niet voldoende door de Bestaanstoelagen worden gedekt, kunnen worden vergoed op verzoek van de verantwoordelijke bevoegde bevoegde ambtenaar en bij overleg van de benodigde documenten.

Artikel 14: Intrekking en inwerkingtreding

Deze regels vervangen:

• de regels voor de terugbetaling van reis- en bestaanstoeslagen en andere kosten voor deskundigen die worden uitgenodigd voor bijeenkomsten georganiseerd door Eurofound (Doc. EF-GB-82-5), die op 5 maart 2010 van kracht zijn geworden.

• de regels voor de vergoeding van reis- en bestaanskosten gemaakt door personen die niet bij Eurofound in dienst zijn en in deskundige hoedanigheid worden uitgenodigd om bijeenkomsten bij te wonen (Doc. EF-AB 50/8(d)), die op 29 november 1994 van kracht zijn geworden.

• de regels betreffende de vergoeding van reis-, bestaans- en diverse kosten van leden van de Bestuursraad (Doc EF-AB 6/9 (b)/1), die op 3 maart 1978 van kracht werden.

Deze regels treden in werking op de eerste dag van de maand na hun goedkeuring door de Autorisator van Eurofound.

Ivailo Kalfin
Uitvoerend Directeur
Gedaan in Dublin, 27/6/2025

1. Registratie

Voor elke vergadering moet een registratie worden gedaan volgens de instructies in de uitnodigingsbrief/e-mail.

2. Vergadering

Alle relevante reisdocumenten moeten per e-mail worden opgestuurd naar de vergaderassistent, naar het e-mailadres dat in de uitnodiging is vermeld.

Deskundigen die eerder een door de Europese Commissie vergoedde vergadering bijwoonden, of van wie persoonlijke en bankgegevens al bij de Europese Commissie zijn geregistreerd (en dus al een 'code' hebben), hoeven alleen de reisdocumenten te verstrekken.

Deskundigen die niet bij de Europese Commissie zijn geregistreerd, moeten naast reisdocumenten het correct ingevulde en ondertekende Formulier voor Rechtspersonen/Bankrekeningen (persoonlijk, privé of publiek) overleggen; dit document is te vinden op: Rechtspersonen en bankrekeningen.

Het hierboven genoemde formulier moet worden ondertekend en gedateerd door de expert. Een recente kopie van een bankafschrift moet worden verstrekt, waarbij de naam van de expert en de IBAN-code duidelijk zichtbaar zijn; bij afwezigheid hiervan moet het formulier door de bank worden gestempeld. Er moet ook een scan van de ID en/of het paspoort van de expert worden verstrekt.

Experts moeten ervoor zorgen dat alle ingediende formulieren leesbaar zijn, geen doorgestreepte woorden bevatten en vergezeld worden van de volledige ondersteunende documentatie waar gevraagd.

3. Na de vergadering

Na elke bijeenkomst moeten experts hun kosten opgeven via het online vergoedingsformulier via de link die in de uitnodigingsbrief/e-mail is verstuurd.

Autoreistoeslag: 0,22 EUR per kilometer.

Toelagen voor landen binnen de Europese Unie: